ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
ПРИКАЗ
от 26 февраля 2006 г. N 46
О ПОРЯДКЕ И РАЗМЕРАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ
И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ, ВЫДАЧИ ПОДОТЧЕТНЫХ ДЕНЕЖНЫХ
СРЕДСТВ, ПРЕДСТАВЛЕНИИ АВАНСОВЫХ ОТЧЕТОВ О КОМАНДИРОВОЧНЫХ
И ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДАХ РАБОТНИКОВ АППАРАТА УПРАВЛЕНИЯ
ОАО "РОССИЙСКИЕ ЖЕЛЕЗНЫЕ ДОРОГИ"
В соответствии со статьей 168 Трудового кодекса Российской Федерации, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40, и в целях укрепления финансовой дисциплины приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с 1 марта 2006 г. прилагаемое Положение о порядке и размерах возмещения командировочных и представительских расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представлении авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах работников аппарата управления ОАО "Российские железные дороги".
2. Признать утратившими силу с 1 марта 2006 г.:
Приказ ОАО "РЖД" от 24 декабря 2003 г. N 30 "О порядке возмещения командировочных и представительских расходов, выдачи подотчетных денежных средств, представлении авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах руководящих работников и специалистов аппарата управления ОАО "Российские железные дороги";
Приказ ОАО "РЖД" от 14 июня 2004 г. N 69 "О внесении дополнений в Положение о порядке возмещения командировочных и представительских расходов, выдачи подотчетных сумм, представлении авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах руководящих работников и специалистов аппарата управления открытого акционерного общества "Российские железные дороги";
Приказ ОАО "РЖД" от 31 января 2005 г. N 9 "О внесении изменений в Положение о порядке возмещения командировочных и представительских расходов, выдачи подотчетных сумм, представлении авансовых отчетов о командировочных и хозяйственных расходах руководящих работников и специалистов аппарата управления открытого акционерного общества "Российские железные дороги".
Президент ОАО "РЖД"
В.И.ЯКУНИН
Утверждено
Приказом ОАО "РЖД"
от 26 февраля 2006 г. N 46
ПОЛОЖЕНИЕ
О ПОРЯДКЕ И РАЗМЕРАХ ВОЗМЕЩЕНИЯ КОМАНДИРОВОЧНЫХ
И ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ, ВЫДАЧИ ПОДОТЧЕТНЫХ СУММ,
ПРЕДСТАВЛЕНИИ АВАНСОВЫХ ОТЧЕТОВ О КОМАНДИРОВОЧНЫХ
И ХОЗЯЙСТВЕННЫХ РАСХОДАХ РАБОТНИКОВ АППАРАТА
УПРАВЛЕНИЯ ОАО "РЖД"
Порядок и размеры возмещения
командировочных и представительских расходов работникам
аппарата управления ОАО "РЖД"
1. В соответствии со статьями 167 и 168 Трудового кодекса Российской Федерации при направлении работников аппарата управления ОАО "РЖД" в служебную командировку (далее - командировка) им возмещаются расходы, связанные с командировкой.
2. Решение о командировании на территории Российской Федерации первого вице-президента, старшего вице-президента, главного бухгалтера, вице-президента, начальника подразделения аппарата управления ОАО "РЖД" принимается президентом ОАО "РЖД".
Приказы на командирование президента, первого вице-президента, старшего вице-президента, главного бухгалтера, вице-президента ОАО "РЖД" подписывает первый вице-президент или вице-президент, в ведении которого находятся вопросы управления персоналом и специальных программ. Проект приказа подготавливает соответственно аппарат первого вице-президента, старшего вице-президента, главного бухгалтера, вице-президента, подразделение аппарата управления ОАО "РЖД".
Приказы на командирование начальников подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", находящихся в непосредственном ведении президента ОАО "РЖД", подписывает первый вице-президент, начальников других подразделений аппарата управления ОАО "РЖД" - старший вице-президент, главный бухгалтер, вице-президент, в непосредственном ведении которого находится соответствующее подразделение аппарата управления ОАО "РЖД". Проект приказа подготавливает соответствующее подразделение аппарата управления ОАО "РЖД".
Решение о командировании на территории Российской Федерации генеральных представителей ОАО "РЖД" в иностранном государстве принимает президент или первый вице-президент ОАО "РЖД", работников подразделений аппарата управления ОАО "РЖД", находящихся в непосредственном ведении президента ОАО "РЖД" (кроме начальников этих подразделений), - первый вице-президент, работников других подразделений аппарата управления ОАО "РЖД" (кроме начальников этих подразделений) - старший вице-президент, главный бухгалтер, вице-президент ОАО "РЖД", в непосредственном ведении которого находится соответствующее подразделение аппарата управления ОАО "РЖД".
Приказы на командирование работников, указанных в абзаце четвертом настоящего пункта, подписывает начальник соответствующего подразделения аппарата управления ОАО "РЖД". Проект приказа готовит подразделение, от которого направляется работник в командировку.
Решение о зарубежных командировках работников аппарата управления ОАО "РЖД" принимается президентом ОАО "РЖД" и оформляется приказом за его подписью.
Решение о командировании работников представительств ОАО "РЖД" в иностранных государствах на территории страны пребывания принимается начальником Департамента международных связей и оформляется приказом за его подписью. Проект приказа подготавливает Департамент международных связей.
Приказы о зарубежных командировках работников аппарата управления ОАО "РЖД" визирует главный бухгалтер, приказы о командировании работников аппарата управления на территории Российской Федерации визирует начальник Департамента бухгалтерского учета или его заместитель, копии подписанных приказов представляются в Департамент бухгалтерского учета.
3. При нахождении в командировке на территории Российской Федерации выплачиваются суточные в следующих размерах:
президенту ОАО "РЖД" - 500 рублей за каждый день нахождения в командировке;
первому вице-президенту, старшему вице-президенту, главному бухгалтеру, вице-президенту, члену правления ОАО "РЖД" - 400 рублей за каждый день нахождения в командировке;
начальнику подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", генеральному представителю ОАО "РЖД" в иностранном государстве, их заместителям и главному инженеру департамента, не являющимся членами правления ОАО "РЖД", - 200 рублей за каждый день нахождения в командировке;
другим работникам аппарата управления ОАО "РЖД" при нахождении в командировке до 10 дней - 100 рублей за каждый день нахождения в командировке (при повышении Правительством Российской Федерации размеров суточных, выплачиваемых работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета, при служебных командировках на территории Российской Федерации, указанный размер суточных соответственно увеличивается), при нахождении в командировке более 10 дней - 150 рублей за каждый день нахождения в командировке.
4. Президент, первый вице-президент, старший вице-президент, вице-президент, главный бухгалтер ОАО "РЖД" разрешают вылет самолетом к месту командирования и обратно, если следование работника железнодорожным транспортом занимает более суток, и в исключительных случаях, связанных с производственной необходимостью, если следование работника железнодорожным транспортом занимает менее суток.
Указанное разрешение отражается в приказе о командировании работника.
В случае вылета руководства ОАО "РЖД" в командировку чартерным авиарейсом между соответствующим авиапредприятием и ОАО "РЖД" должен быть заключен договор фрахтования (чартера). Использование чартерного рейса также отражается в приказе о командировании.
5. Расходы на оплату авиабилетов и проездных документов (билетов) на проезд железнодорожным транспортом возмещаются по следующим нормам:
президенту, первому вице-президенту, старшему вице-президенту, главному бухгалтеру, вице-президенту, члену правления ОАО "РЖД" - за билет в салоне первого класса самолета, за билет в купе вагона СВ;
начальнику подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", генеральному представителю ОАО "РЖД" в иностранном государстве, их заместителям и главному инженеру департамента, не являющимся членами правления ОАО "РЖД", - за билет в салоне бизнес-класса самолета, за билет в купе вагона СВ;
другим работникам аппарата управления ОАО "РЖД" - за билет в салоне эконом-класса самолета, за билет в купейном вагоне.
6. Расходы на оплату проезда от аэропорта, железнодорожного или автомобильного вокзала до гостиницы и обратно (включая перемещение между городами) возмещаются на основании подтверждающих оплату документов.
7. Расходы на оплату услуг залов официальных делегаций на железнодорожных и автомобильных вокзалах (станциях), в морских и речных портах, аэропортах (аэродромах) возмещаются президенту, первому вице-президенту, старшему вице-президенту, главному бухгалтеру, вице-президенту, члену правления ОАО "РЖД", а также членам делегаций, сопровождающим указанных лиц, на основании подтверждающих оплату документов.
8. Расходы на оплату проживания в гостинице возмещаются по фактически произведенным расходам:
президенту, первому вице-президенту, старшему вице-президенту, главному бухгалтеру, вице-президенту и члену правления ОАО "РЖД" - за номер "люкс" для одноместного проживания;
начальнику подразделения аппарата управления ОАО "РЖД", генеральному представителю ОАО "РЖД" в иностранном государстве, их заместителям и главному инженеру департамента, не являющимся членами правления ОАО "РЖД", - за номер "полулюкс" для одноместного проживания;
другим работникам аппарата управления ОАО "РЖД" - за номер для одноместного проживания.
9. При зарубежных командировках делегаций под руководством президента, первого вице-президента, старшего вице-президента, главного бухгалтера, вице-президента или члена правления ОАО "РЖД" в случае проживания всех членов делегации в одной гостинице оплата проживания членов делегации осуществляется по фактически произведенным расходам, но не более 1500 евро в сутки на каждого члена делегации при выезде в государства Европейского союза и не более 1500 долларов США при выезде в иные государства; при проживании членов делегации в разных гостиницах - по нормам, устанавливаемым Министерством финансов Российской Федерации.
10. На основании подтверждающих оплату документов также возмещаются:
расходы на оплату телефонных переговоров;
расходы, связанные со сдачей ранее приобретенных проездных билетов в связи с погодными условиями или по иным уважительным причинам;
расходы, связанные с провозом и упаковкой багажа, а также иные расходы, связанные с командированием работников.
11. При зарубежных командировках работникам также возмещаются:
расходы по оформлению заграничных паспортов, виз, приглашений и других выездных документов;
консульские и аэропортовые сборы;
обязательная медицинская страховка;
разница в курсах иностранных валют при ее приобретении в обменных пунктах - на основании справки об обмене валюты из обменного пункта;
разница, возникающая в результате конвертации одной валюты в другую в стране командирования, - на основании документа, подтверждающего обмен валюты;
иные платежи и сборы, связанные с зарубежной командировкой.
12. Решение об оплате командировочных расходов сверх норм, установленных в пунктах 3 , 5 , 8 и 9 настоящего Положения, принимается президентом, первым вице-президентом или старшим вице-президентом, в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов.
13. Работникам, направляемым в зарубежную командировку, за время нахождения в пути выплачиваются суточные:
при проезде по территории Российской Федерации - в размерах, установленных в пункте 3 настоящего Положения;
при проезде по территории иностранного государства - в размерах, устанавливаемых Правительством Российской Федерации.
14. При следовании работника с территории Российской Федерации день пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию Российской Федерации день пересечения Государственной границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.
Даты пересечения Государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте, служебном паспорте или дипломатическом паспорте работника.
При направлении работника в командировку на территории двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы между иностранными государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.
При направлении работника в командировку на территории государств - участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы, даты пересечения Государственной границы Российской Федерации при следовании с территории Российской Федерации и при следовании на территорию Российской Федерации определяются по отметкам в командировочном удостоверении, оформляемом так же, как командировочное удостоверение при командировке в пределах территории Российской Федерации, а также по проездным документам и расписанию движения поездов.
15. Работнику, выехавшему в командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся на территорию Российской Федерации в тот же день, суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50 процентов суточных, указанных в абзаце третьем пункта 13 настоящего Положения.
16. В случае если работник, направленный в командировку на территорию иностранного государства, обеспечивается в период командировки иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, выплата суточных в иностранной валюте не производится. Если принимающая сторона не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, работнику выплачиваются суточные в иностранной валюте в размере 30 процентов суточных, указанных в абзаце третьем пункта 13 настоящего Положения.
17. Денежные средства на представительские расходы для приема официальных делегаций в ОАО "РЖД" выдаются на основании программы-расчета (с указанием даты и места проведения деловой встречи или приема, приглашенных лиц, участников со стороны ОАО "РЖД") и сметы расходов, утвержденной старшим вице-президентом ОАО "РЖД", в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов, и согласованной с главным бухгалтером ОАО "РЖД" и начальником Департамента корпоративных финансов.
Денежные средства на представительские расходы для проведения деловых встреч на территории Российской Федерации выдаются на основании разрешения президента или первого вице-президента ОАО "РЖД".
Возмещение представительских расходов осуществляется на основании документов, подтверждающих получение услуг, товарно-материальных ценностей и их оплату. Списание представительских расходов производится на основании акта, составленного подразделением аппарата управления ОАО "РЖД", ответственным за проведение встречи (приема), и утвержденного старшим вице-президентом ОАО "РЖД", в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов. При отсутствии документов, подтверждающих оплату услуг (товарно-материальных ценностей), произведенные расходы списываются с разрешения старшего вице-президента ОАО "РЖД", в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов, по акту на списание представительских расходов.
18. При нахождении в зарубежной командировке устанавливаются следующие нормы представительских расходов (на каждую командировку):
если делегацию возглавляет президент ОАО "РЖД" - 1000 евро при выезде в государства Европейского союза и 1000 долларов США при выезде в иные государства;
если делегацию возглавляет первый вице-президент, старший вице-президент, главный бухгалтер, вице-президент или член правления ОАО "РЖД" - 500 евро при выезде в государства Европейского союза и 500 долларов США при выезде в иные государства.
Денежные средства выдаются на представительские расходы и мероприятия протокольного характера на основании приказа президента ОАО "РЖД" о зарубежной командировке члену делегации, назначенному ответственным за проведение мероприятий протокольного характера.
19. Представительские расходы и расходы на мероприятия протокольного характера принимаются к отчету на основании акта, утвержденного старшим вице-президентом ОАО "РЖД", в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов, и подтверждающих оплату документов.
20. Расходы на аренду и содержание при нахождении в командировке автомобилей возмещаются президенту, первому вице-президенту, старшему вице-президенту, главному бухгалтеру, вице-президенту и члену правления ОАО "РЖД" на основании подтверждающих оплату документов.
Порядок выдачи подотчетных денежных
средств, представления авансовых отчетов о командировочных
и хозяйственных расходах
21. Выдачу подотчетных денежных средств на приобретение канцтоваров, нормативно-справочной литературы и на иные хозяйственные расходы на основании заявок, подписанных начальником департамента, управления ОАО "РЖД", разрешают в пределах следующих сумм:
начальник Департамента корпоративных финансов или его первый заместитель по согласованию с главным бухгалтером ОАО "РЖД" - до 30000 рублей;
старший вице-президент, в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов, по согласованию с главным бухгалтером ОАО "РЖД" - от 30000 до 60000 рублей.
22. Авансовые отчеты работников аппарата управления ОАО "РЖД" о командировочных и хозяйственных расходах утверждает президент, старший вице-президент, в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов, начальник, первый заместитель или заместитель начальника Департамента корпоративных финансов.
Авансовые отчеты о командировочных и хозяйственных расходах президента ОАО "РЖД" утверждает начальник Департамента управления делами.
23. Работники, имеющие право на получение авансов на хозяйственные нужды (в том числе на приобретение материальных ценностей и оплату услуг по обеспечению производственного процесса, на приобретение бланков форм первичного учета и отчетности и прочих материальных ценностей), назначаются приказом начальника подразделения аппарата управления ОАО "РЖД". С указанными работниками заключаются договоры о материальной ответственности.
24. Денежные средства под отчет на командировки выдаются при наличии командировочного удостоверения и приказа о командировании.
При зарубежных командировках работников аппарата управления ОАО "РЖД" выдача денежных средств под отчет на проживание в гостинице сверх норм, установленных Правительством Российской Федерации, и на мероприятия протокольного характера производится на основании разрешения президента или первого вице-президента ОАО "РЖД".
Денежные средства под отчет на командировки могут перечисляться на банковские карты работников, используемые для перечисления заработной платы.
25. Авансовые отчеты об израсходованных денежных средствах представляются в Департамент бухгалтерского учета Бухгалтерской службы в следующие сроки:
о командировочных расходах - не позднее трех дней после возвращения работника из командировки;
о хозяйственных и представительских расходах - по мере использования, но не позднее 14 дней со дня выдачи аванса.
26. Вместе с авансовым отчетом в Департамент бухгалтерского учета Бухгалтерской службы представляются:
товарные и кассовые чеки (накладные, счета, счета-фактуры, квитанции и другие подтверждающие оплату товарно-материальных ценностей и услуг документы), квитанция к приходному ордеру с печатью организации-изготовителя или организации оптовой торговли, свидетельствующая об уплате наличных денег (для случаев, когда оплата материальных ценностей и услуг осуществляется наличными денежными средствами, с учетом установленных предельных размеров расчетов наличными денежными средствами);
документы, подтверждающие использование денежных средств на производственные нужды (акт соответствующей комиссии на списание израсходованных материальных ценностей, утвержденный начальником соответствующего подразделения аппарата управления ОАО "РЖД");
командировочное удостоверение с отметками организаций в пунктах командировки (в случае отсутствия отметок на удостоверении - справка, подтверждающая факт пребывания в месте командирования), документы, подтверждающие оплату проезда и проживания;
краткий отчет о выполнении командировочного задания;
в случае вылета в командировку чартерным рейсом - акт выполненных работ и счет-фактура.
Краткий отчет о выполнении командировочного задания старшего вице-президента, главного бухгалтера и вице-президента должен быть утвержден первым вице-президентом, начальника подразделения аппарата управления ОАО "РЖД" - старшим вице-президентом, главным бухгалтером, вице-президентом, в непосредственном ведении которого находится соответствующее подразделение, остальных работников аппарата управления ОАО "РЖД" - начальником соответствующего подразделения аппарата управления ОАО "РЖД".
27. Лицам, не отчитавшимся по ранее полученным денежным средствам, денежные средства не выдаются, и операции по их корпоративной банковской карте, выданной на основании пункта 30 настоящего Положения, по распоряжению главного бухгалтера ОАО "РЖД", согласованному с президентом ОАО "РЖД", блокируются.
28. При нарушении сроков представления авансовых отчетов, указанных в пункте 25 настоящего Положения, непогашенные суммы удерживаются из заработной платы работника в соответствии со статьей 137 Трудового кодекса Российской Федерации.
Порядок использования корпоративной
банковской карты YIZA/MASTERCARD ОАО "ТрансКредитБанк"
29. Корпоративная банковская карта VIZA/MASTERCARD ОАО "ТрансКредитБанк" (далее - корпоративная банковская карта) предназначена для оплаты командировочных, представительских и иных расходов, связанных с командированием работников аппарата управления ОАО "РЖД" и проведением мероприятий протокольного характера.
30. Выпуск корпоративной банковской карты производится на основании поручения президента ОАО "РЖД", который определяет перечень лиц, на имя которых выпускаются корпоративные банковские карты, и расходный лимит карты (в рублях).
31. Основанием для использования корпоративной банковской карты является приказ о командировании работника или разрешение президента, первого вице-президента или старшего вице-президента ОАО "РЖД", в ведении которого находятся вопросы экономики и финансов.
32. Авансовый отчет о денежных средствах, использованных посредством корпоративной банковской карты, представляется в порядке и сроки, предусмотренные пунктами 17 , 19 и 25 - 26 настоящего Положения.
33. В случае отсутствия документов, подтверждающих целевое использование корпоративных банковских карт, взимание с виновного работника использованной не по назначению суммы осуществляется в соответствии с главой 39 Трудового кодекса Российской Федерации.
34. Ответственность за сохранность корпоративных банковских карт, а также расходование средств по ним в пределах установленных расходных лимитов несут держатели корпоративных карт.
Об утере или хищении корпоративной банковской карты держатель обязан незамедлительно сообщить в ОАО "ТрансКредитБанк" с целью блокирования операций по этой карте.