Приказ Минтруда России от 23.05.2013 N 212 "Об утверждении перечня документов Минтруда России, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов при организации внутренней деятельности"

N п/п

Вид документа

Срок хранения

Примечания < 1 >

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Руководство

1.

Проекты приказов и документы к ним

1 г.

Ст. 20

2.

Проекты правил, инструкций, регламентов и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке

5 л. ЭПК

Ст. 29

3.

Проекты рекомендаций и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке

5 л. ЭПК

Ст. 30

4.

Протоколы совещаний у руководства департаментов и документы к ним

5 л.

Ст. 18.3

5.

Переписка с департаментами Министерства о разработке и утверждении стандартов качества предоставляемых услуг

5 л. ЭПК

Ст. 26

6.

Переписка с департаментами Министерства по применению правил, инструкций, регламентов, рекомендаций

5 л. ЭПК

Ст. 31

1.2. Организационные основы управления

7.

Проекты уставов, положений и документы (заключения, предложения, справки и др.) по их разработке

5 л. ЭПК

Ст. 58

8.

Протоколы и документы по организации работы комиссий (рабочих групп) по координации деятельности

5 л. ЭПК (1)

Ст. 59

(1) После завершения деятельности рабочих групп

9.

Проекты структуры Министерства и документы по их разработке

5 л. ЭПК

Ст. 65

10.

Проекты штатных расписаний Министерства и документы по их разработке и изменению

5 л. ЭПК

Ст. 72

11.

Документы (планы, обоснования, расчеты) о совершенствовании аппарата управления

5 л. ЭПК

Ст. 67

12.

Переписка с департаментами Министерства по координации деятельности и другим организационным вопросам

5 л.

Ст. 84

13.

Документы (доклады, обзоры, сводки, докладные, служебные записки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству Министерства

5 л. ЭПК

Ст. 87

14.

Документы (служебные записки, справки, сведения) работников структурных подразделений

5 л. ЭПК

Ст. 88

15.

Переписка с организациями о подготовке и проведении мероприятий (съездов, совещаний, конференций, юбилейных дат и др.)

5 л. ЭПК

Ст. 91

16.

Переписка с организациями о проведении конкурсов, смотров профессионального мастерства и др.

5 л. ЭПК

Ст. 93

17.

Переписка с организациями по вопросам аттестации

5 л. ЭПК

Ст. 109

1.3. Контроль

18.

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 л.

Ст. 175

19.

Переписка о выполнении решений, определений, предписаний, актов, заключений проверок, ревизий

5 л. ЭПК

Ст. 178

20.

Документы (докладные, служебные записки, сведения, сводки и др.) о снятии документов с контроля и о продлении сроков их исполнения

1 г. (1)

Ст. 203

(1) После снятия с контроля

1.4. Правовое обеспечение деятельности

21.

Переписка по оперативным правовым вопросам, в т.ч. о разъяснении законодательства

3 г.

Ст. 194

22.

Базы данных (справочные, полнотекстовые):

Ст. 196

(1) По месту разработки и утверждения законодательных актов - пост.

а) по законодательным актам

До замены новыми (1)

б) по нормативным документам (инструкциям, правилам) организации

Пост.

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

23.

Проекты номенклатур дел структурных подразделений и Министерства в целом

3 г. (1)

Ст. 202

(1) После утверждения

24.

Переписка об организации делопроизводства, составе и сроках хранения дел

5 л. ЭПК

Ст. 256

25.

Документы (заключения, справки, переписка и др.) о совершенствовании работы с документами, архивного дела

5 л. ЭПК

Ст. 212

26.

Документы (отчеты, справки, таблицы и др.) об объеме документооборота в организации

1 г.

Ст. 257

27.

Переписка по вопросам информационно-технического обеспечения системы электронного документооборота

5 л. ЭПК

Ст. 214

28.

Программные продукты (комплексы)

Пост.

Ст. 218

29.

Базы данных информационных систем

В соответствии со сроками хранения документов, входящих в базу

Ст. 220

30.

Документы (заявки, отчеты, анализы) по антивирусной защите средств электронно-вычислительной техники

5 л.

Ст. 225

31.

Документы (заявки, наряды, сведения, переписка) об оснащении рабочих мест оргтехникой

5 л.

Ст. 213

32.

Документы (акты, справки, заявки, расчеты, ведомости, журналы учета сдачи и приемки оборудования после ремонта, переписка) о состоянии и проведении ремонтных, наладочных работ технических средств

5 л.

Ст. 217

33.

Перечни установленного и неустановленного компьютерного оборудования

5 л. (1)

Ст. 222

(1) При условии проведения проверки (ревизии)

34.

Переписка о сертификатах ключа подписи

15 л. ЭПК

Ст. 238

35.

Журналы, базы данных регистрации:

а) распорядительных документов по административно-хозяйственной деятельности

5 л.

Ст. 258 (подпункт "в")

б) поступающих и отправляемых документов, в т.ч. по электронной почте, отправлений почты фельдъегерской связью

5 л.

Ст. 258 (подпункт "г")

в) контроля исполнения документов

3 г.

Ст. 258 (подпункт "д")

г) обращений граждан

5 л.

Ст. 258 (подпункт "е")

д) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры

3 г.

Ст. 258 (подпункт "ж")

е) заявок, заказов, нарядов на ксерокопирование документов

1 г.

Ст. 258 (подпункт "и")

36.

Журналы, базы данных учета:

Ст. 259

а) приема посетителей

3 г.

б) рассылки документов

2 г.

в) бланков строгой отчетности

3 г.

37.

Журналы, базы данных учета:

а) электронных носителей

5 л. (1)

Ст. 260 (подпункт "а") (1) После списания. При условии проведения ревизии

б) выдачи электронных дисков

5 л. (1)

Ст. 260 (подпункт "б")

в) паролей

5 л. (2)

Ст. 260 (подпункт "в") (2) после замены пароля

г) ключевых носителей

5 л. (3)

Ст. 260 (подпункт "г") (3) После замены ключа

д) сертификатов электронных цифровых подписей

5 л. (3)

Ст. 260 (подпункт "д")

е) копирования баз данных

ДМН

Ст. 260 (подпункт "ж")

ж) технических средств защиты

5 л. (1)

Ст. 260 (подпункт "е")

2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Прогнозирование

38.

Проекты целевых программ, прогнозов и документы по их разработке

10 л. ЭПК

Ст. 263

39.

Проекты перспективных планов, программ, концепций развития Министерства и документы к ним

10 л. ЭПК

Ст. 269

40.

Переписка о разработке целевых программ

5 л. ЭПК

Ст. 264

41.

Переписка о ходе выполнения целевых программ

5 л. ЭПК

Ст. 266

2.2. Текущее планирование

42.

Оперативные планы (квартальные, месячные) работы Министерства и его структурных подразделений

До минования надобности

Ст. 288

43.

Проекты планов департаментов и документы к ним

5 л. ЭПК

Ст. 286

44.

Годовые планы работы структурных подразделений Министерства

5 л. (1)

Ст. 290

(1) При отсутствии годовых планов работы Министерства - пост.

45.

Индивидуальные планы работников

1 г.

Ст. 291

46.

Переписка по вопросам планирования

5 л.

Ст. 296

47.

Документы (заявки, задания, переписка и др.) по подготовке и организации проведения тендеров

5 л.

Ст. 283

3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3.1. Финансирование, кредитование

48.

Проекты финансовых планов (бюджетов) Министерства

5 л.

Ст. 315

49.

Документы (уведомления, расчеты, справки, ведомости, заключения, переписка) о разработке и изменении финансовых планов (бюджетов)

5 л. ЭПК

Ст. 319

50.

Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды

5 л.

Ст. 331

51.

Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины

5 л. ЭПК

Ст. 332

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

52.

Переписка по вопросам бухгалтерского учета, бюджетного учета, составления и представления бухгалтерской финансовой) отчетности, бюджетной отчетности

5 л.

Ст. 359

53.

Переписка об административно-хозяйственных расходах (приобретении канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и др.)

1 г.

Ст. 367

54.

Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности

5 л.

Ст. 461

55.

Заказы на бланки документов учета и отчетности

1 г.

Ст. 463

4.2. Статистический учет и отчетность

56.

Оперативные отчеты работы Министерства и его структурных подразделений:

Ст. 464

(1) При отсутствии годовых - пост.

(2) При отсутствии годовых, полугодовых и квартальных - пост.

квартальные

5 л. (1)

месячные

1 г. (2)

57.

Годовые отчеты о работе структурных подразделений

5 л. (1)

Ст. 475

(1) При отсутствии годовых, квартальных отчетов о работе организации - пост.

58.

Документы (сведения, обзоры, информации и др.) о выполнении целевых программ

5 л. ЭПК

Ст. 470

59.

Индивидуальные отчеты работников

1 г.

Ст. 476

60.

Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

5 л.

Ст. 479

5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ И ИНЫЕ СВЯЗИ

5.1. Организация связей

61.

Переписка об участии в деятельности международных организаций

5 л. ЭПК

Ст. 483

62.

Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, приглашения, переписка) об организации приема и пребывания представителей зарубежных и российских организаций

5 л. ЭПК

Ст. 487

5.2. Осуществление связей

63.

Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества

10 л. ЭПК

Ст. 497

64.

Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества

5 л. ЭПК

Ст. 498

6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг

65.

Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты) об информационной деятельности

5 л. ЭПК

Ст. 511

66.

Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности

5 л.

Ст. 512

67.

Информационные обзоры (доклады)

До минования надобности

Ст. 514

6.2. Распространение информации, реклама

68.

Документы (планы-проспекты, планы, макеты, тематика и др.) об организации встреч с общественностью с целью ознакомления ее с деятельностью организации

5 л. ЭПК

Ст. 538

69.

Переписка об организации и проведении выставок и презентаций

5 л. ЭПК

Ст. 540

70.

Документы (информации, пресс-релизы, проекты выступлений и др.) о деятельности Министерства, подготовленные пресс-службой

5 л. ЭПК

Ст. 555

71.

Документы (доклады, тезисы, отчеты, переписка) о размещении информации на Интернет-сайте Министерства

5 л. ЭПК

Ст. 556

7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

7.1. Организация труда и служебной деятельности

72.

Документы (информации, справки, сведения, списки, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников

5 л. ЭПК

Ст. 561

73.

Переписка по вопросам трудоустройства

5 л.

Ст. 564

74.

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

5 л. (1)

Ст. 586

(1) При тяжелых, вредных и опасных условиях труда 75 л.

7.2. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

75.

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, денежного содержания, начислении премий

5 л. ЭПК

Ст. 596

76.

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

5 л.

Ст. 600

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

77.

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете работников

5 л. ЭПК

Ст. 649

78.

Переписка о переводе работников в другие организации

3 г.

Ст. 651

79.

Документы (списки, ходатайства, представления, характеристики, анкеты) по формированию резерва работников на прием

5 л. ЭПК

Ст. 652

80.

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должность, подготовке кадрового резерва

3 г.

Ст. 673

81.

Переписка о прохождении государственной гражданской службы

5 л. ЭПК

Ст. 674

82.

Списки:

а) кандидатов на выдвижение по должности

До замены новыми

Ст. 685 (подпункт "ж")

б) получающих персональные ставки, оклады

10 л. (1)

Ст. 685 (подпункт "з") (1) При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

в) обучающихся без отрыва от производства

5 л.

Ст. 685 (подпункт "и")

г) работников, ушедших на пенсию

5 л.

Ст. 685 (подпункт "к")

д) лиц, выезжающих за границу

5 л.

Ст. 685 (подпункт "л")

83.

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 г.

Ст. 686

84.

Переписка об оформлении командировок

5 л. (1)

Ст. 687

(1) Для зарубежных командировок 10 л. ЭПК

85.

Графики предоставления отпусков

1 г.

Ст. 693

86.

Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка) о привлечении к ответственности лиц, нарушивших трудовую дисциплину

3 г.

Ст. 694

87.

Книги (журналы), карточки учета:

а) отпусков

3 г.

Ст. 695 (подпункт "ж")

б) работников, выбывающих в служебные командировки; прибывающих в организацию, куда работник командирован

5 л. (2)

Ст. 695 (подпункт "з") (2) В зарубежные командировки 10 л.

в) регистрации прибытия и выезда работников и членов их семей, направленных в загранпредставительства и учреждения Российской Федерации, международные организации

75 л.

Ст. 695 (подпункт "и")

8.2. Установление квалификации работников

88.

Переписка об аттестации, квалификационных экзаменах

5 л.

Ст. 702

89.

Документы (сводки, сведения, ведомости и др.) по проведению аттестации, квалификационных экзаменов

5 л.

Ст. 705

90.

Графики проведения аттестации, квалификационных экзаменов

1 г.

Ст. 707

8.4. Награждение

91.

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий

5 л. ЭПК

Ст. 742

9. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

9.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

92.

Документы (акты, докладные, служебные записки и др.) о выдаче, утрате удостоверений, пропусков

1 г.

Ст. 779

93.

Приемные акты на бланки удостоверений, пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков, корешков к ним

1 г.

Ст. 781

94.

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

1 г.

Ст. 783

95.

Списки, книги адресов и телефонов

1 г. (1)

Ст. 785

(1) После замены новыми

9.2. Эксплуатация зданий, помещений

96.

Документы (акты, справки, заявки, докладные записки, планы-графики работ, переписка и др.) о состоянии зданий и помещений Министерства, необходимости проведения капитального и текущего ремонта

5 л. ЭПК

Ст. 811

97.

Переписка о коммунальном обслуживании зданий Министерства

1 г.

Ст. 818

98.

Документы (справки, сводки, переписка) о подготовке зданий, сооружений к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий

3 г.

Ст. 819

9.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

99.

Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за должностными лицами Министерства

3 г.

Ст. 824

100.

Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности Министерства в транспортных средствах

3 г.

Ст. 825

101.

Переписка об обеспечении средствами связи проводимых мероприятий

5 л.

Ст. 845

102.

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) о развитии средств связи и их эксплуатации

5 л. ЭПК

Ст. 846

103.

Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации

3 г.

Ст. 852

104.

Схемы линий внутренней связи организации

До замены новыми

Ст. 853

10. Реестры (на бумажных и электронных носителях)

105.

Государственный реестр регистрации лекарственных средств. БД, ДСП

Пост.

Ст. 42

106.

Государственный реестр предельных отпускных цен производителей на жизненно необходимые и важнейшие лекарственные средства. БД, ДСП

Пост.

Ст. 42