МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 30 мая 2000 г. N 141
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
РАЙОННОГО (ГОРОДСКОГО) ОТДЕЛА ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
В целях улучшения организации работы с документами, обеспечения необходимого учета документов и их сохранности приказываю:
1. Утвердить:
1.1. Примерную номенклатуру дел районного (городского) отдела занятости населения согласно Приложению N 1.
1.2. Методические рекомендации по применению Примерной номенклатуры дел районного (городского) отдела занятости населения согласно Приложению N 2.
2. Руководителям территориальных органов Минтруда России по вопросам занятости населения организовать применение Примерной номенклатуры дел, утвержденной настоящим Приказом, в делопроизводстве своих структурных подразделений.
3. Контроль за выполнением настоящего Приказа возложить на заместителя Министра М.В. Москвину.
Первый заместитель Министра
В.П.РОЖКОВ
Приложение N 1
к Приказу Минтруда России
от 30 мая 2000 г. N 141
ПРИМЕРНАЯ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ
РАЙОННОГО (ГОРОДСКОГО) ОТДЕЛА ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
| Индекс дела | Заголовок дела | Срок хранения и N статьи по перечню | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 01 - Руководство | |||
| 01-01 | Постановления, приказы и разъяснения Министерства труда и социального развития Российской Федерации | ДМН, но не менее 5 лет ст. 19а | |
| 01-02 | Приказы, протоколы заседаний коллегии территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения, не содержащие сведений о деятельности данного районного (городского) отдела занятости населения | ДМН, но не менее 5 лет ст. 19а | |
| 01-03 | Приказы, протоколы заседаний коллегии территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения, содержащие сведения о деятельности данного районного (городского) отдела занятости населения | постоянно ст. 19а | |
| 01-04 | Положения, инструкции, методические указания территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения | ДЗН ст. 21б | |
| 01-05 | Решения республиканского, краевого, областного координационного комитета содействия занятости населения, не содержащие сведений о деятельности данного районного, городского отдела занятости населения | ДМН, но не менее 5 лет ст. 19а | |
| 01-06 | Решения республиканского, краевого, областного координационного комитета содействия занятости населения, содержащие сведения о деятельности данного районного (городского) отдела занятости населения | постоянно ст. 19а | |
| 01-07 | Постановления, распоряжения администрации района (города) | ДМН ст. 5б | |
| 01-08 | Типовое положение о районном (городском) отделе занятости населения | 3 года ст. 36б | после замены новым |
| 01-09 | Положение о районном (городском) отделе занятости населения | постоянно ст. 37 | |
| 01-10 | Положения о структурных подразделениях районного (городского) отдела занятости населения, должностные инструкции работников | 3 года ст. 38, 56 | после замены новыми |
| 01-11 | Положение о координационном комитете содействия занятости населения района (города) | постоянно ст. 37а | |
| 01-12 | Приказы руководителя районного (городского) отдела занятости населения по основной деятельности | постоянно ст. 19а | |
| 01-13 | Приказы руководителя районного (городского) отдела занятости населения по кадрам (копии) | ДМН | подлинники см. 12-02 |
| 01-14 | Приказы руководителя районного (городского) отдела занятости населения по административно-хозяйственным вопросам, о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках | 5 лет ст. 19в, г | |
| 01-15 | Приказы руководителя районного (городского) отдела занятости населения о признании гражданина безработным и о снятии с учета безработного, о назначении, приостановке, возобновлении, прекращении выплаты пособия по безработице | 75 лет ЭПК | |
| 01-16 | Приказы руководителя районного (городского) отдела занятости населения об оказании материальной помощи безработным гражданам, о прекращении выплаты материальной помощи, о предоставлении финансовых средств на организацию отдыха и лечение детей безработных граждан | 5 лет ЭПК | |
| 01-17 | Протоколы производственных совещаний, собраний трудового коллектива районного (городского) отдела занятости населения | постоянно ст. 17а | |
| 01-18 | Протоколы заседаний, решения координационного комитета содействия занятости населения района (города) и документы к ним | постоянно ст. 12а | |
| 01-19 | Годовой план работы районного (городского) отдела занятости населения | постоянно ст. 166а | |
| 01-20 | Годовой отчет о деятельности районного (городского) отдела занятости населения | постоянно ст. 292б | |
| 01-21 | Документы о выполнении решений конференций, совещаний (отчеты, справки) | постоянно ст. 15 | |
| 01-22 | Документы (отчеты, акты, справки) о выполнении решений коллегии, приказов, указаний территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения | постоянно ст. 25а | |
| 01-23 | Доклады, обзоры, информации о работе районного (городского) отдела занятости населения | постоянно ст. 50 | |
| 01-24 | Документы (справки, акты) ревизий, проводимых финансовыми, контрольными органами | постоянно ст. 27 | |
| 01-25 | Инициативные предложения, внесенные в территориальные органы Минтруда России по вопросам занятости населения и органы местного самоуправления, документы (докладные записки, справки) по их разработке | постоянно ст. 9а | |
| 01-26 | Тематические альбомы фотоснимков | 10 лет ЭПК ст. 71а | Не принятые в муниципальный архив - ДМН |
| 01-27 | Журнал учета проведенных ревизий и обследований | 5 лет ст. 29 | |
| 01-28 | Переписка о структуре, штатах, создании, реорганизации районного (городского) отдела занятости населения | 5 лет ЭПК ст. 59 | |
| 01-29 | Переписка с предприятиями области, района, города по хозяйственным вопросам | 1 год ст. 1091 | |
| 01-30 | Докладные записки структурных подразделений руководству районного (городского) отдела занятости населения | 5 лет ЭПК ст. 51 | |
| 01-31 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене руководителей районного (городского) отдела занятости населения | постоянно ст. 61а | |
| 01-32 | Приемо-сдаточные акты, составленные при смене ответственных исполнителей и секретарей районного (городского) отдела занятости населения | 5 лет ст. 61б | |
| 02 - Делопроизводство | |||
| 02-01 | Инструкция по делопроизводству | ДЗН ст. 21б | |
| 02-02 | Журнал (картотека) регистрации распорядительных документов вышестоящих организаций | 3 года ст. 106б | |
| 02-03 | Журнал (картотека) регистрации приказов по основной деятельности | постоянно ст. 106а | |
| 02-04 | Журнал (картотека) регистрации жалоб и заявлений | 5 лет ст. 101 | |
| 02-05 | Журнал регистрации поступающих документов | 3 года ст. 106б | |
| 02-06 | Журнал регистрации отправляемых документов | 3 года ст. 106б | |
| 02-07 | Карточки контроля исполняемых документов | 3 года ст. 100 | |
| 02-08 | Сводки контроля исполнения документов | 3 года ст. 100 | |
| 02-09 | Журнал регистрации телеграмм | 1 год ст. 109а | |
| 02-10 | Журнал регистрации телефонограмм | 1 год ст. 109а | |
| 02-11 | Журнал регистрации выданных командировочных удостоверений | 3 года ст. 537 | |
| 02-12 | Примерная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения | ДМН ст. 94б | |
| 02-13 | Сводная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения | ДМН ст. 95 | Согласованная с архивным учреждением - постоянно |
| 02-14 | Журнал регистрации выходов работников районного (городского) отдела занятости населения на предприятия, в организации и учреждения | 1 год ст. 1089 | |
| 02-15 | Журнал учета выдачи печатей и штампов | 3 года ст. 1079 | |
| 02-16 | Журнал оттисков печатей и штампов | постоянно ст. 1078 | в муниципальный архив не сдается |
| 03 - Статистика и анализ занятости населения, рынка труда | |||
| 03-01 | Нормативные и методические документы Минтруда России и территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения, по составлению статотчетности, по применению законодательства, по вопросам массового высвобождения работающих граждан | ДЗН ст. 21б | |
| 03-02 | Программа занятости населения субъекта Российской Федерации | ДМН ст. 139б | |
| 03-03 | Программа содействия занятости населения по району (городу) | постоянно ст. 139а | |
| 03-04 | Документы (информации, справки) о ходе реализации программ содействия занятости населения субъекта Российской Федерации, района (города) | постоянно ст. 141а | |
| 03-05 | Паспорт (основные показатели) трудовых ресурсов района (города) | постоянно ст. 342 | |
| 03-06 | Документы (справки, сводки, сведения) по учету наличия, движения, использования трудовых ресурсов района (города) | постоянно ст. 342 | |
| 03-07 | Документы по состоянию рынка труда | постоянно ст. 183а | |
| 03-08 | Прогноз рынка труда | постоянно ст. 183а | |
| 03-09 | Годовые сводные сведения о массовых высвобождениях работников и прогноз направлений содействия их занятости на предприятиях ( ф. 1-МВ сводная) | постоянно ст. 293б | |
| 03-10 | Годовые статотчеты о трудоустройстве и занятости населения, обратившегося в районный (городской) отдел занятости населения ( ф. 1-Т с приложениями) | постоянно ст. 293б | |
| 03-11 | Квартальные статотчеты о трудоустройстве и занятости населения, обратившегося в районный (городской) отдел занятости населения ( ф. 1-Т с приложениями) | 3 года ст. 293г | При отсутствии годовых - постоянно |
| 03-12 | Годовой сводный баланс защищенности трудовых ресурсов района (города) | постоянно ст. 183а | |
| 03-13 | Сведения об обеспечении занятости временно не занятого населения района (города) | постоянно ст. 342 | |
| 03-14 | Сведения о ходе трудоустройства молодежи района (города) | постоянно ст. 342 | |
| 03-15 | Сведения о составе безработных граждан района (города) | постоянно ст. 342 | |
| 03-16 | Годовые статотчеты о трудоустройстве, об уровне безработицы, о состоянии рынка труда (ф. 2-Т с приложениями) | постоянно ст. 293б | |
| 03-17 | Квартальные и месячные статотчеты о трудоустройстве, об уровне безработицы, о состоянии рынка труда (ф. 2-Т с приложениями) | 3 года ст. 293г, д | |
| 03-18 | Годовые сведения о трудоустройстве и профессиональном обучении граждан, уволенных с военной службы | постоянно ст. 293б | |
| 03-19 | Справки-обязательства предприятий по занятости населения | постоянно | |
| 03-20 | Акты проверок предприятий и организаций по выполнению ими договорных обязательств | постоянно | |
| 03-21 | Экспресс-информации о работе предприятий | ДМН | |
| 03-22 | Сведения об уровне безработицы | 5 лет ЭПК | |
| 03-23 | Сведения о наличии свободных вакансий с предоставлением жилья | 1 год ст. 520 | |
| 03-24 | Извещения предприятий о наличии свободных рабочих мест | 1 год ст. 520 | |
| 03-25 | Ежедневные сведения о приеме безработных граждан | 1 год | |
| 03-26 | Документы по анкетированию и тестированию безработных граждан | 5 лет ЭПК | |
| 03-27 | Банк вакансий | ДМН | |
| 04 - Финансирование. Формирование фонда занятости населения | |||
| 04-01 | Годовые контрольные цифры фонда занятости населения района (города) | постоянно ст. 206б | |
| 04-02 | Квартальные контрольные цифры фонда занятости населения района (города) | 3 года ст. 206в | |
| 04-03 | Бюджет районного (городского) отдела занятости населения на год | постоянно ст. 206б | |
| 04-04 | Годовой финансовый план (баланс доходов и расходов) районного (городского) отдела занятости населения | постоянно ст. 206б | |
| 04-05 | Годовой план финансирования и кредитования районного (городского) отдела занятости населения | постоянно ст. 206б | |
| 04-06 | Показатели расходования фонда занятости населения района (города) за год | постоянно ст. 304б | |
| 04-07 | Годовые статотчеты об исполнении сметы операционных расходов на переселенческие мероприятия (ф. 2-ПЧ) | постоянно ст. 304б | |
| 04-08 | Квартальные статотчеты об исполнении сметы операционных расходов на переселенческие мероприятия (ф. 2-ПЧ) | 3 года ст. 304в | |
| 04-09 | Годовые статотчеты о формировании и расходовании фонда занятости населения района (города) (ф. 1-ФЗ) и документы к ним | постоянно ст. 304б | |
| 04-10 | Квартальные и месячные статотчеты о формировании и расходовании фонда занятости населения района (города) (ф. 1-ФЗ) и документы к ним | 3 года ст. 304в, г | |
| 04-11 | Квартальные статотчеты предприятий и организаций о перечислении сумм в фонд занятости населения | 3 года ст. 304в | |
| 04-12 | Сводный статотчет предприятий и организаций района (города) о перечислении сумм в фонд занятости населения района, города | постоянно ст. 304б | |
| 04-13 | Месячные сводные статотчеты по исковой работе (с нарастающим итогом) за январь - ноябрь | 3 года ст. 293д | |
| 04-14 | Месячный сводный статотчет по исковой работе (с нарастающим итогом) за декабрь | постоянно ст. 293б | |
| 04-15 | Информации, анализы о движении и использовании фонда занятости населения района (города) | постоянно 183а | |
| 04-16 | Документы об установлении производственных и хозяйственных связей с предприятиями и организациями (договоры, акты, справки) | постоянно ст. 62 | |
| 04-17 | Документы (планы, обоснования, справки, расчеты) об увеличении, сокращении аппарата управления районного (городского) отдела занятости населения | 10 лет ЭПК ст. 265 | |
| 04-18 | Переписка об открытии и закрытии расчетных и текущих счетов, совершении денежно-расчетных операций по счетам | 3 года ст. 262, 263 | |
| 04-19 | Переписка с организациями о наложении и взыскании штрафов | 3 года ст. 335 | |
| 05 - Бухгалтерский учет и отчетность | |||
| 05-01 | Положения, инструкции, методические указания по вопросам бухгалтерского учета и отчетности, присланные для сведения и руководства | ДЗН ст. 21б | |
| 05-02 | Инструкции и указания по вопросам компенсационных выплат и выплат по безработице, присланные для руководства | ДЗН ст. 21б | |
| 05-03 | Штатное расписание, смета расходов на содержание аппарата районного (городского) отдела занятости населения | постоянно ст. 52а, 228а | |
| 05-04 | Годовой бухгалтерский отчет районного (городского) отдела занятости населения по основной деятельности с приложениями | постоянно ст. 303б | |
| 05-05 | Квартальные бухгалтерские отчеты по основной деятельности | 3 года ст. 303в | |
| 05-06 | Лицевые счета безработных, получающих пособия | 75 лет | |
| 05-07 | Лицевые счета работников районного (городского) отдела занятости населения | 75 лет ЭПК ст. 311а | |
| 05-08 | Расчетные (платежные) ведомости на получение зарплаты | 5 лет ст. 312 | при отсутствии лицевых счетов - 75 лет |
| 05-09 | Акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности районного (городского) отдела занятости населения, документы к ним | 5 лет ст. 334 | при условии завершения ревизии. В случае разногласий, судебных дел - до вынесения решения |
| 05-10 | Акты проверки кассы, правильности взимания налогов | 5 лет ст. 336 | |
| 05-11 | Бухгалтерские документы кассово-мемориального порядка | 5 лет ст. 310 | см. примечание к 05-09 |
| 05-12 | Инвентарные карточки и книги учета основных средств | 3 года ст. 313 | после ликвидации основных средств |
| 05-13 | Хозяйственные и операционные договоры | 5 лет ст. 337 | после истечения срока действия договора и при условии завершения ревизии |
| 05-14 | Реестры договоров | 5 лет ст. 338 | |
| 05-15 | Договоры о материальной ответственности | 5 лет ст. 339 | после увольнения ответственного лица |
| 05-16 | Главная книга | 5 лет ст. 316 | см. примечание к 05-09 |
| 05-17 | Журналы-ордера | 5 лет ст. 316 | см. примечание к 05-09 |
| 05-18 | Оборотные ведомости | 5 лет ст. 316 | см. примечание к 05-09 |
| 05-19 | Журнал регистрации счетов | 5 лет ст. 319 | |
| 05-20 | Журнал регистрации кассовых ордеров | 5 лет ст. 319 | |
| 05-21 | Журнал регистрации доверенностей | 5 лет ст. 319 | |
| 05-22 | Журнал регистрации платежных поручений | 5 лет ст. 319 | |
| 05-23 | Исполнительные листы | ДМН, но не менее 5 лет ст. 325 | |
| 05-24 | Больничные листы | 3 года ст. 697 | |
| 05-25 | Годовые и квартальные кассовые планы | 3 года ст. 277а | |
| 05-26 | Документы по инвентаризации: протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости | 3 года ст. 323 | см. примечание к 05-09 |
| 05-27 | Документы по выплате пособий по уходу за ребенком | ДМН, но не менее 5 лет | |
| 05-28 | Ведомости выплаты компенсаций жертвам Чернобыльской аварии | 5 лет | см. примечание к 05-08 |
| 05-29 | Ведомости выплаты материальной помощи, детских пособий | 5 лет | см. примечание к 05-08 |
| 05-30 | Переписка с предприятиями и организациями по вопросам финансирования | 3 года ст. 261 | |
| 05-31 | Табели учета рабочего времени | 1 год ст. 1088 | |
| 06 - Трудоустройство. Организация рабочих мест | |||
| 06-01 | Нормативные и методические документы Минтруда России и его территориального органа по учету и трудоустройству безработных | ДЗН ст. 21б | |
| 06-02 | Банк вакансий по территории субъекта Российской Федерации | ДМН | |
| 06-03 | Приказы руководителя районного (городского) отдела занятости населения о признании гражданина безработным и о снятии с учета безработного, о назначении, приостановке, возобновлении, прекращении выплаты пособия по безработице (копии) | ДМН | подлинники - см. 01-16 |
| 06-04 | Личные дела безработных, период безработицы которых засчитывается в трудовой стаж | 75 лет ЭПК | |
| 06-05 | Личные дела безработных, период безработицы которых не засчитывается в трудовой стаж | 3 года | |
| 06-06 | Журнал (картотека) учета предложений о назначении безработным досрочных пенсий по старости | 75 лет | |
| 06-07 | Карточки персонального учета безработных | 75 лет | |
| 06-08 | Карточки персонального учета граждан, ищущих работу и не признанных безработными | 5 лет | |
| 06-09 | Карточки персонального учета граждан, обратившихся за консультацией | 1 год | |
| 06-10 | Договоры, справки-обязательства к договорам с предприятиями и организациями по организованному набору рабочих | 5 лет ст. 337 | см. примечание к 05-13 |
| 06-11 | Договоры с предприятиями и организациями об организации оплачиваемых общественных работ | 5 лет ст. 337 | см. примечание к 05-13 |
| 06-12 | Договоры с предприятиями и организациями о временном трудоустройстве несовершеннолетних граждан | 5 лет ст. 337 | см. примечание к 05-13 |
| 06-13 | Договоры с предприятиями и организациями о создании дополнительных рабочих мест | 5 лет ст. 337 | см. примечание к 05-13 |
| 06-14 | Договоры с предприятиями и организациями о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий безработных | 5 лет ст. 337 | см. примечание к 05-13 |
| 06-15 | Договоры с предприятиями и организациями об организации и проведении "молодежной практики" | 5 лет ст. 337 | см. примечание к 05-13 |
| 06-16 | Карточки учета граждан, обратившихся за трудоустройством на общественные работы | 3 года | |
| 06-17 | Годовые отчеты, справки, информации об организации и производстве общественных работ | постоянно ст. 50 | |
| 06-18 | Квартальные и месячные отчеты и сведения об организации и производстве общественных работ | 3 года ст. 293г | |
| 06-19 | Квартальные сведения о наличии свободных мест на предприятиях и в организациях | 3 года ст. 347 | |
| 06-20 | Журнал учета безработных, направленных на общественные работы | ДМН, но не менее 5 лет | |
| 06-21 | Журнал учета безработных, трудоустроенных на бронируемые и квотируемые рабочие места | ДМН, но не менее 5 лет | |
| 06-22 | Переписка с территориальным органом Минтруда России по вопросам занятости населения и органами местного самоуправления о содействии трудоустройству безработных | 5 лет ЭПК | |
| 06-23 | Переписка с предприятиями и организациями по вопросам трудоустройства безработных и проведении общественных работ | 3 года ст. 344 | |
| 07 - Организованный набор и распределение трудовых ресурсов | |||
| 07-01 | Графики отправки рабочих на предприятия и в организации по организованному набору | ДМН | |
| 07-02 | Журнал учета граждан, направленных на работу в порядке организованного набора | ДМН | |
| 07-03 | Карточки регистрации и подтверждения трудоустройства лиц, направленных по оргнабору | 5 лет ЭПК ст. 343 | |
| 07-04 | Журнал регистрации граждан, обратившихся по вопросу переселения в сельскую местность | ДМН | |
| 07-05 | Квартальные отчеты о количестве семей, переселившихся для работы в сельскую местность (ф. 1-трудрес) | постоянно ст. 342 | |
| 07-06 | Годовые отчеты об организованном наборе работников (ф. 1-оргнабор) | постоянно ст. 342 | |
| 07-07 | Переписка с территориальным органом Минтруда России по вопросам занятости населения и органами местного самоуправления об организованном наборе и переселении рабочих | 5 лет ЭПК | |
| 08 - Содействие занятости и социальная поддержка особо нуждающихся граждан | |||
| 08-01 | Нормативные и методические документы Минтруда России и территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения по организации занятости слабозащищенных категорий граждан | ДЗН ст. 21б | |
| 08-02 | Протоколы заседаний комиссий по назначению пособий и оказанию материальной помощи | постоянно | В муниципальный архив не сдаются |
| 08-03 | Программа помощи социально не защищенным гражданам района (города) | постоянно ст. 139а | |
| 08-04 | Программа социальной реабилитации и обеспечения занятости инвалидов | постоянно ст. 139а | |
| 08-05 | Информации о выполнении программы содействия занятости населения в части помощи молодежи и социально не защищенным категориям населения | постоянно | |
| 08-06 | Годовые отчеты о работе со слабозащищенными категориями населения - военнослужащие, уволенные из армии | постоянно ст. 292б | |
| 08-07 | Годовые отчеты о работе со слабозащищенными категориями населения - женщины, инвалиды | постоянно ст. 292б | |
| 08-08 | Годовые отчеты о работе с молодежью, выпускниками школ | постоянно ст. 292б | |
| 08-09 | Заявления граждан об оказании материальной помощи | 3 года ст. 1254 | |
| 08-10 | Заявки предприятий и организаций о выделении и перечислении финансовых средств | 3 года ЭПК | |
| 08-11 | Приказы руководителя районного (городского) отдела занятости населения об оказании материальной помощи безработным гражданам, о прекращении выплаты материальной помощи, о предоставлении финансовых средств на организацию отдыха и лечения детей безработных граждан (копии) | ДМН | подлинники - см. 01-17 |
| 08-12 | Договоры с предприятиями и организациями о выделении на возвратной и безвозвратной основе финансовых средств из фонда занятости населения района (города) на компенсационные выплаты | 5 лет ст. 337 | см. примечание к 05-13 |
| 08-13 | Журнал учета безработных, которым оказана материальная помощь | ДМН | |
| 08-14 | Акты о списании и о целевом использовании финансовых средств на компенсационные выплаты работникам, находящимся в отпусках без сохранения зарплаты в связи с вынужденным временным прекращением работы организации-работодателя | 5 лет | см. примечание к 05-09 |
| 08-15 | Списки граждан на получение материальной помощи | ДМН, но не менее 5 лет | |
| 08-16 | Списки беженцев | ДМН, но не менее 5 лет | |
| 08-17 | Информации, справки о временной работе контингентов безработных на предприятиях и в организациях | постоянно | |
| 08-18 | Переписка с предприятиями и организациями по вопросам занятости слабозащищенных категорий граждан | 3 года ст. 344 | |
| 08-19 | Переписка с предприятиями и организациями о выделении на возвратной и безвозвратной основе финансовых средств из фонда занятости населения района (города) | 3 года ст. 233 | |
| 09 - Развитие форм занятости населения | |||
| 09-01 | Информации о выполнении программы содействия занятости населения в части развития самозанятости и организации собственного дела | постоянно | |
| 09-02 | Личные дела граждан, открывающих собственное дело | постоянно | |
| 09-03 | Договоры с гражданами об открытии собственного дела, документы к ним | постоянно | |
| 09-04 | Переписка с прокуратурой района (города) по поводу массовых увольнений на предприятиях и в организациях | 5 лет ЭПК | |
| 09-05 | Переписка с предприятиями и организациями по поводу увольнений на предприятиях и в организациях | 5 лет ЭПК | |
| 09-06 | Переписка с местными органами МНС России по вопросам предпринимательской деятельности | 5 лет ЭПК | |
| 10 - Профессиональное обучение и профориентация | |||
| 10-01 | Нормативные и методические документы Минтруда России и территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения, по вопросам переобучения граждан | ДЗН ст. 21б | |
| 10-02 | Приказы руководителя районного (городского) отдела занятости населения о направлении безработных на профессиональное переобучение | 75 лет ЭПК ст. 19б | |
| 10-03 | Банк базовых учебных заведений, в которых организуется профессиональное обучение безработных граждан | ДМН, но не менее 5 лет | |
| 10-04 | Банк учебных программ | ДМН | |
| 10-05 | Банк профессий, по которым проходит переобучение незанятого населения | ДМН | |
| 10-06 | Программа социальной адаптации населения района (города) | постоянно | |
| 10-07 | Документы по организации переобучения граждан и профориентации (годовые отчеты, информации, справки, аналитические таблицы) | постоянно | |
| 10-08 | Социальный паспорт профориентационных служб района (города) | постоянно | |
| 10-09 | Смета расходов на проведение мероприятий по профориентации | постоянно ст. 228а | |
| 10-10 | Статистические отчеты о результатах внедрения программы социальной адаптации населения | постоянно ст. 293 | |
| 10-11 | Договоры с учебными заведениями о проведении переобучения безработных граждан | 5 лет ст. 337 | см. примечание к 05-13 |
| 10-12 | Журнал регистрации безработных, направленных на переобучение | ДМН | |
| 10-13 | Журнал учета групповых консультаций по профориентации | 3 года ст. 846 | |
| 10-14 | Журнал учета индивидуальных консультаций по профориентации | 3 года ст. 846 | |
| 10-15 | Журнал комплектования групп профориентации | 3 года ст. 553 | |
| 10-16 | Журнал учета посещений безработными занятий по профориентации и переподготовке | 5 лет ст. 605 | |
| 10-17 | Учебные журналы курсов переподготовки и профориентации | 3 года | |
| 10-18 | Журнал учета безработных граждан, прошедших переподготовку и профориентацию | ДМН, но не менее 5 лет | |
| 10-19 | Банк психологических методик | ДМН | |
| 10-20 | Документы о деятельности "Клуба граждан, ищущих работу" (программы, планы, отчеты, анализы, отзывы) | постоянно | |
| 11 - Информационная работа | |||
| 11-01 | Нормативные и методические документы Минтруда России и территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения, по вопросам информационной работы | ДЗН ст. 21б | |
| 11-02 | Аналитические обзоры, доклады о научно-технической информации по вопросам занятости | постоянно | |
| 11-03 | Документы (справки, информации, переписка) о проведении мероприятий по информационной работе: дней защиты от безработицы, конференций, мини-ярмарок | постоянно | |
| 11-04 | Переписка по вопросам информации с редакциями газет и другими средствами массовой информации | 1 год ст. 887 | |
| 11-05 | Договоры о создании информационных систем и обслуживании техники | 5 лет ст. 337 | см. примечание к 05-13 |
| 11-06 | Планы распределения оборудования | 5 лет ст. 990 | |
| 11-07 | Переписка о приобретении, распределении и ремонте вычислительной техники | 5 лет ст. 2146 | |
| 11-08 | Библиотека пакетов прикладных программ (ППП) | ДМН | |
| 11-09 | Журнал учета ремонта вычислительной техники | 3 года ст. 2201 | |
| 12 - Работа с кадрами | |||
| 12-01 | Нормативные и методические документы Минтруда России и территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения, по вопросам работы с кадрами | ДЗН ст. 21б | |
| 12-02 | Приказы руководителя районного (городского) отдела занятости населения по кадрам. Подлинники | 75 лет ст. 19б | |
| 12-03 | Приказы руководителя районного (городского) отдела занятости населения по административно-хозяйственным вопросам, о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках (копии) | ДМН | подлинники - см. 01-15 |
| 12-04 | Документы к приказам по кадрам (заявления работников, представления, докладные записки), не вошедшие в состав личных дел | 3 года ст. 492 | |
| 12-05 | Штатное расписание аппарата районного (городского) отдела занятости населения (копия) | ДМН | подлинник - см. 05-03 |
| 12-06 | Личные дела работников районного (городского) отдела занятости населения | 75 лет ст. 498в | |
| 12-07 | Личные карточки работников районного (городского) отдела занятости населения, в том числе временных работников | 75 лет ст. 504 | |
| 12-08 | Список работников районного (городского) отдела занятости населения (штатно-списочный состав) | 75 лет ст. 511 | |
| 12-09 | Статистические отчеты о численности и составе кадров районного (городского) отдела занятости населения, о подготовке кадров отдела | постоянно ст. 293б | |
| 12-10 | Доклады, обзоры, сводки, справки о работе с кадрами районного (городского) отдела занятости населения | постоянно ст. 488 | |
| 12-11 | Трудовые книжки | до востребования, но не менее 50 лет | |
| 12-12 | Журнал учета выдачи трудовых книжек | 50 лет ст. 526а | |
| 12-13 | Списки военнообязанных работников | 1 год ст. 531 | |
| 12-14 | Журнал учета выдачи командировочных удостоверений | 3 года ст. 537 | |
| 12-15 | Журнал учета выдачи справок о зарплате, стаже, месте работы | 3 года ст. 547 | |
| 12-16 | Протоколы заседаний, постановления аттестационных комиссий | 15 лет ЭПК ст. 634 | |
| 12-17 | Документы (отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о проведении аттестации, не вошедшие в состав личных дел | 5 лет ст. 635 | |
| 12-18 | Книга учета инструктажа по технике безопасности | 10 лет ст. 436 | |
| 12-19 | Планы и отчеты о выполнении планов мероприятий по гражданской обороне | 5 лет ст. 1223, 1224 | |
| 12-20 | Акты расследования несчастных случаев | 45 лет ЭПК ст. 441а | |
| 12-21 | Журнал регистрации приказов по кадрам | 75 лет ст. 493 | |
| 12-22 | Журнал учета работающих пенсионеров | 3 года ст. 681а | |
| 12-23 | Журнал учета больничных листов | 5 лет ст. 319 | |
| 12-24 | Журнал учета отпусков работников | 3 года ст. 544 | |
| 12-25 | Журнал учета выдачи служебных удостоверений | 3 года ст. 1083 | |
| 12-26 | Графики отпусков работников | 1 год ст. 545 | |
| 12-27 | Списки работающих пенсионеров | 3 года ст. 681а | |
| 13 - Юридическое обеспечение деятельности районного (городского) отдела занятости населения | |||
| 13-01 | Законодательные и нормативные правовые акты органов власти субъекта Российской Федерации и органов местного самоуправления, Минтруда России и территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения | ДМН | |
| 13-02 | Акты и справки о проверках соблюдения законодательства о занятости населения на предприятиях и в организациях района (города) | 10 лет ЭПК ст. 76 | |
| 13-03 | Заявления и жалобы граждан, содержащие конструктивные предложения, и ответы на них | постоянно ст. 31а | |
| 13-04 | Заявления и жалобы граждан личного характера и ответы на них | 5 лет ст. 31б | |
| 13-05 | Судебно-арбитражные дела | 3 года ст. 80 | после вынесения решения |
| 13-06 | Переписка о составлении договоров, соглашений, по другим правовым вопросам | 5 лет ст. 73 | |
| 13-07 | Документы по состоянию работы по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб граждан | постоянно ст. 33а | |
| 13-08 | Переписка с предприятиями и организациями по судебно-арбитражным делам | 3 года ст. 81 | |
| 14 - Хозяйственное обслуживание деятельности районного (городского) отдела занятости населения | |||
| 14-01 | Нормативные и методические документы Минтруда России и территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения, по вопросам материально-технического обеспечения | ДЗН ст. 21б | |
| 14-02 | Информационно-рекламные материалы предприятий и организаций по найму рабочей силы | ДМН | |
| 14-03 | Отчеты о приходе и расходе материально-технических ценностей (копии) | ДМН | подлинник - в деле 05-04 |
| 14-04 | Заявки на материально-техническое снабжение | 3 года ст. 988а | |
| 14-05 | Договоры об аренде помещений, зданий | 3 года ст. 1097 | см. примечание к 05-13 |
| 14-06 | Путевые листы | 3 года ст. 1141 | см. примечание к 05-09 |
| 15 - Архив | |||
| 15-01 | Положение об архиве, положение об экспертной комиссии | ДЗН | |
| 15-02 | Паспорт архива | постоянно ст. 116 | |
| 15-03 | Дело фонда (историческая справка, акты проверки наличия дел, приема и передачи документов, о выделении к уничтожению дел) | постоянно ст. 115 | передается в муниципальный архив при ликвидации отдела |
| 15-04 | Описи дел постоянного хранения | постоянно ст. 117а | |
| 15-05 | Описи дел временного хранения | 3 года ст. 117б | после уничтожения дел |
| 15-06 | Акты, справки об итогах проверок архива архивным учреждением | 10 лет ст. 119 | |
| 15-07 | Журнал учета поступления и выбытия документов из архива | постоянно ст. 125 | не сдается в муниципальный архив |
| 15-08 | Акты выдачи документов во временное пользование | 3 года ст. 126 | после возврата дел в архив |
| 15-09 | Журнал учета выдачи документов из архива | 3 года ст. 129 | см. примечание к 15-08 |
| 15-10 | Заявления о выдаче справок, копии выданных справок, ответы заявителям | 3 года ст. 130 | |
| 15-11 | Журнал регистрации выданных справок | 3 года ст. 131 | |
| 15-12 | Сводная номенклатура дел отдела занятости населения (копия) | ДМН | подлинник - см. 02-11 |
Приложение N 2
к Приказу Минтруда России
от 30 мая 2000 г. N 141
МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ПРИМЕНЕНИЮ ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
РАЙОННОГО (ГОРОДСКОГО) ОТДЕЛА ЗАНЯТОСТИ НАСЕЛЕНИЯ
Примерная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения (далее - Примерная номенклатура) представляет собой систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве отдела. Она определяет порядок группировки документов в дела, устанавливает сроки их хранения и является основой для составления индивидуальных номенклатур дел.
Примерная номенклатура дел состоит из разделов, соответствующих направлениям деятельности районного (городского) отдела занятости населения. Функциональный принцип построения номенклатуры дел избран из-за отсутствия типовой структуры и значительных различий в структуре районных (городских) отделов занятости населения в субъектах Российской Федерации.
Примерная номенклатура дел составлена с учетом действующих нормативно-методических документов по документационному обеспечению управления (ДОУ) и в соответствии с Инструкцией о порядке и сроках хранения документов, заполняемых на граждан, обращающихся в районные, городские центры занятости населения по вопросам трудоустройства, утвержденной Приказом руководителя Федеральной службы занятости Российской Федерации от 13 июля 1994 г. N 98.
Примерная номенклатура включает в себя максимальный комплекс документов, которые могут образовываться в деятельности районных (городских) отделов занятости населения. В индивидуальные номенклатуры дел составители должны включать только те документы и дела, которые фактически образуются в делопроизводстве районных, городских отделов занятости населения.
Каждый раздел содержит дела определенного структурного подразделения районного (городского) отдела занятости населения, соответствующие его функциям. Документы, общие для всех структурных подразделений (положения об отделах, должностные обязанности работников, номенклатуры дел подразделений и др.), включены в раздел "01 - Руководство". При составлении индивидуальной номенклатуры дел эти дела должны быть помещены в разделы соответствующих структурных подразделений, их заголовки и сроки хранения могут быть взяты из первого раздела Примерной номенклатуры.
Документы федеральных органов законодательной и исполнительной власти, поступающие в виде типографских копий, не включены в Примерную номенклатуру дел и не подлежат включению в индивидуальную номенклатуру дел, т.к. относятся не к архивным документам, а к библиотечному фонду, они обычно хранятся в СИФе отделов занятости населения.
Распорядительные документы Минтруда России, территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения, администрации района (города) как документы, требующие исполнения на уровне руководства отдела, включены в раздел "Руководство", они подлежат хранению в канцелярии (общем отделе) отдела занятости населения.
Нормативные правовые и методические документы Минтруда России и территориального органа Минтруда России по вопросам занятости населения включены в разделы Примерной номенклатуры по направлениям деятельности, т.к. они исполняются и хранятся в делах соответствующих подразделений.
Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989) с учетом поправок, внесенных в него Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральной архивной службе России. Сроки хранения копийных экземпляров машинописных документов, не предусмотренные Перечнем, установлены исходя из практических потребностей районного (городского) отдела занятости населения (в основном "до минования надобности").
Рекомендуется следующий порядок составления индивидуальной номенклатуры дел районного (городского) отдела занятости населения.
Номенклатура дел на данный год составляется по установленной форме не позднее чем в октябре предшествующего года.
Номенклатуры дел структурных подразделений разрабатываются их руководителями с привлечением специалистов на базе соответствующих разделов Примерной номенклатуры дел и согласовываются с делопроизводственным подразделением отдела занятости населения.
Графа 1 номенклатуры "Индекс дела" состоит из двух частей: первая - цифровое обозначение структурного подразделения отдела (оно может совпадать с цифровым обозначением соответствующего направления деятельности отдела в Примерной номенклатуре дел), вторая - порядковый номер заголовка дела в пределах структурного подразделения. Дела располагаются в номенклатуре по степени их важности и по взаимосвязи.
В конце номенклатуры дел структурного подразделения помещаются 1 - 2 свободных резервных индекса дел (без указания заголовков) для записи в течение года новых дел, которые не были предусмотрены номенклатурой дел.
Графа 2 включает заголовки дел. При составлении заголовков дел возможны уточнения заголовков, предложенных в Примерной номенклатуре дел, их конкретизация, например, в переписке - уточнение адресатов и т.п. Допускается объединение в одно дело двух или нескольких взаимосвязанных по содержанию и одинаковых по срокам хранения заголовков из Примерной номенклатуры. Объединение дел с различными сроками хранения не рекомендуется, но если оно произведено, то объединенное дело получает наибольший срок хранения.
Обязательным требованием является раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании года и служит целям учета завершенных в делопроизводстве дел до их описания.
В графе 4 сроки хранения дел и статьи по перечню переносятся из Примерной номенклатуры дел. В случае заведения дел, не предусмотренных Примерной номенклатурой, сроки их хранения устанавливаются в соответствии с Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (М., 1989), и согласовываются с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы России.
Все документы, имеющие постоянный срок хранения, подлежат передаче в соответствующий муниципальный архив. В целях устранения возможного дублирования установленный Примерной номенклатурой постоянный срок хранения отдельных дел может быть по согласованию с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы России, принимающим аналогичные документы (например, статотчеты) от других организаций, заменен сроком "до минования надобности".
Выделение к уничтожению дел со сроком хранения "до минования надобности" производится по решению экспертной комиссии районного (городского) отдела занятости населения после того, как отпадает необходимость в практическом использовании этих дел.
Отметка "ЭПК", добавленная к сроку хранения дела в Примерной номенклатуре, переносится в индивидуальную номенклатуру дел. Эта отметка означает, что в данном деле могут быть документы, имеющие научно-историческую ценность, которые подлежат отбору на постоянное хранение при полистном просмотре дела. Решение о дальнейшем хранении данного дела принимает экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) органа управления архивным делом субъекта Российской Федерации.
В графу 5 переносятся все примечания из графы 4 Примерной номенклатуры дел и, кроме того, могут делаться отметки о заведении дел, о переходящих делах, о передаче дел, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование данных дел.
Итоговая запись в конце номенклатуры о количестве заведенных дел заполняется по окончании делопроизводственного года на основании суммирования сведений в графе 3.
Сводная номенклатура дел районного (городского) отдела занятости населения печатается в четырех экземплярах на общем бланке отдела, представляется на согласование в муниципальный архив, после согласования утверждается руководителем отдела и вводится в действие с 1 января того года, на который она составлена. В последующие годы номенклатура дел ежегодно перепечатывается с учетом изменений в составе документации. Необходимым условием при этом является сохранение прежних индексов для всех дел, повторяющихся из года в год.
Номенклатура дел представляется вновь на согласование в муниципальный архив не реже чем через 5 лет, но в обязательном порядке - в случае существенных изменений в функциях, структуре отдела и соответственно - в составе документации.
Утвержденная в установленном порядке номенклатура дел обязательна для применения в делопроизводстве районного (городского) отдела занятости населения, а также является основным нормативным документом при проведении отбора документов отдела для передачи на постоянное хранение в соответствующий муниципальный архив. Порядок и сроки отбора документов, их обработки, описания и передачи в муниципальный архив устанавливаются нормативными и методическими документами Федеральной архивной службы России и архивного органа субъекта Российской Федерации, а также планом-графиком комплектования муниципального архива, утвержденным администрацией муниципального образования. Допускается по согласованию между отделом занятости населения и муниципальным архивом досрочная передача документов в данный архив на постоянное хранение.
Приоритет решения вопросов о целесообразности приема на государственное хранение отдельных категорий дел и документов принадлежит экспертно-проверочным комиссиям архивных органов субъектов Российской Федерации. Возможен выборочный прием отдельных категорий документов: личные дела граждан, открывающих собственное дело, заявления и жалобы граждан и материалы их рассмотрения и т.п.
Методическое руководство и контроль за применением индивидуальной номенклатуры дел, правильностью заведения и формирования дел осуществляется делопроизводственным подразделением районного (городского) отдела занятости населения, проверка правильности формирования дел в структурных подразделениях проводится периодически работником районного (городского) отдела занятости населения, отвечающим за архив.
СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ
г. - год
ДЗН - до замены новыми
ДМН - до минования надобности
М. - Москва
СИФ - справочно-информационный фонд
см. - смотри
ст. - статья
ф. - форма (статистическая)
ЭПК - экспертно-проверочная комиссия