ИНСПЕКЦИЯ НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ ПЕНСИОННЫХ ФОНДОВ
ПРИ МИНИСТЕРСТВЕ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ПРИКАЗ
от 31 августа 2001 г. N 115
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ТРЕБОВАНИЙ
ПО ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ
ПЕНСИОННЫХ ФОНДАХ
Анализ актов по результатам проверок деятельности негосударственных пенсионных фондов, а также поступающих обращений из фондов по различным вопросам их деятельности дает основания сделать вывод о все еще низком уровне организации делопроизводства в значительной части негосударственных пенсионных фондов.
В целях установления единых требований к организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах приказываю:
1. Утвердить Требования Инспекции НПФ и типовую Инструкцию по организации делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах.
2. Предложить руководителям негосударственных пенсионных фондов до 1 января 2002 года привести делопроизводство в фондах в соответствие с настоящими Требованиями.
Руководитель Инспекции
В.И.МУДРАКОВ
Утверждено
Приказом Инспекции НПФ
от 31 августа 2001 г. N 115
ТРЕБОВАНИЯ ИНСПЕКЦИИ НПФ
К ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В НЕГОСУДАРСТВЕННЫХ
ПЕНСИОННЫХ ФОНДАХ
Общие положения
Основные термины и определения (ГОСТ Р 51141-98):
делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами;
документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам;
документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;
документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина "документ" как способ доказательства. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки.
Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.
Ошибки при ведении кадровой документации, фиксирующей трудовые отношения работника с предприятием и подтверждающей его зарплату и стаж, не просто выражают неуважение к сотруднику, но и являются нарушением требований КЗоТ РФ.
Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и первичное оформление документов.
При работе с документами необходимо руководствоваться законодательными и нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают порядок составления и оформления документов, доведения их до исполнителей и исполнение, а также организацию ведения делопроизводства в организации.
Организация делопроизводства предприятия - это прежде всего:
составление документов и правила их оформления;
организация работы с документами (прием, обработка, контроль их исполнения, систематизация и формирование документов в дела).
Основные требования по вопросам организации
делопроизводства в негосударственных пенсионных фондах
Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в фонде должна быть Инструкция по делопроизводству (Проект типовой Инструкции прилагается), в которой должен быть расписан весь процесс организации делопроизводства в фонде, от требований, предъявляемых к документам, их разработке, работе исполнителей с ними, вопросам регистрации и хранения документов, а также содержаться образцы правильно оформленных документов (по ГОСТ Р 6.30-97) и правила работы с ними.
Инструкция утверждается приказом руководителя фонда и все сотрудники фонда обязаны руководствоваться ею при работе с документами.
Какие вопросы должны быть отражены в Инструкции:
1. Основные служебные документы, разрабатываемые фондом.
В соответствии с действующим законодательством и особенностями работы негосударственного пенсионного фонда в фонде могут издаваться следующие документы: приказы, договоры, протоколы, акты, контракты, инструкции, справки, доверенности, документы по личному составу, письма, факсы и пр.
2. Основные требования и правила к оформлению служебных документов.
К каждому виду документа, применяемого фондом, в Инструкции должны быть изложены требования по его составлению и оформлению с учетом общепринятых нормативных требований по их составлению.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ Р 6.30-97) "Унифицированные системы документации. Система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - Москва, 1997; "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" - Москва, 1991; "Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации" - Москва, 1994, и другие.
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
юридическую силу документов;
оперативное и качественное составление и исполнение документов;
организацию быстрого поиска документов;
более активное использование ПЭВМ при составлении документов.
Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.
Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах организации должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-97, которым определено для документов управления 31 реквизит. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо и т.д.) имеет определенный набор реквизитов.
Примеры пояснения реквизитов:
реквизит "наименование организации" - наименование организации пишется в строгом соответствии с учредительными документами (уставом фонда или свидетельством Регистрационной палаты);
реквизит "индекс (N) документа" - номер по журналу исходящих документов;
реквизит "печать" - удостоверяются права организации или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами подпись ответственного лица, заверенная печатью (баланс, платежное поручение и т.д.). Ответственного за хранение печати и место хранения определяет руководитель, а более строго - приказом руководителя.
3. Организация работы с документами.
Создание оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).
3.1. Обработка поступающих документов.
В этом разделе д.б. изложен порядок обработки документов, их регистрация, рассмотрение, исполнение и контроль исполнения, а также порядок подшивки документов в дела.
3.2. Обработка отправляемых документов.
В этом разделе д.б. изложен порядок составления проекта документа, его согласования, порядок подписания, регистрация, отправка и подшивка второго экземпляра в дело.
3.3. Регистрация и контроль исполнения документов.
В разделе излагается порядок регистрации входящих и исходящих документов, а также требования к журналам регистрации входящих и исходящих документов. Работа исполнителей с документами и контроль их исполнения.
3.4. Классификация документов фонда - это разделение всех документов фонда по определенным признакам на дела.
3.5. Составление номенклатуры (списка) дел и формирование дел.
3.6. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив.
3.7. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
3.8. Учет и хранение бланков, печатей и штампов.
4. Приложения:
образцы служебных документов, издаваемых в фонде;
должностные инструкции сотрудников фонда.
Проект
Негосударственный пенсионный фонд "__________________________" Приказ от __ _______ 200_ г. N ______ Об утверждении Инструкции по делопроизводству в НПФ "_______________________" 1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в НПФ "_________". 2. Руководителям структурных подразделений НПФ "_____________" организовать изучение сотрудниками указанной Инструкции и обеспечить ее выполнение. 3. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на ________________________. Руководитель фонда И.И.ИвановПроект
Приложение к приказу НПФ "_____________" "__" __________ 200_ г.ИНСТРУКЦИЯ
(типовая)
по делопроизводству в НПФ "_____________"
1. Общие положения
1.1. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила делопроизводства в НПФ "________________" (далее по тексту Фонд) и направлена на рационализацию и совершенствование работы в аппарате НПФ.
1.2. Документы Фонда являются его собственностью, вопросы работы с ними регулируются настоящей Инструкцией, Уставом НПФ "_____________________".
1.3. Документационное обеспечение управления, контроль за соблюдением в структурных подразделениях Фонда единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами и обучение работников основам делопроизводства возлагаются на руководителей структурных подразделений Фонда.
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях Фонда возлагаются на их руководителей.
1.5. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
1.6. Работники структурных подразделений Фонда несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается руководителю Фонда.
1.7. Передача документов, их копии работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства Фонда.
1.8. При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или перемещении имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику.
1.9. Права, обязанности и ответственность сотрудников Фонда определяются должностными инструкциями, оговорены в контрактах.
2. Основные требования к оформлению
служебных документов
2.1. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией в Фонде создаются следующие служебные документы:
приказы (распоряжения);
инструкции;
договоры (контракты);
акты;
протоколы;
письма и факсы;
и другие.
2.2. Документы, подготовленные структурными подразделениями Фонда, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, отредактированы и при необходимости согласованы с другими структурными подразделениями, юристом.
Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших документы.
2.3. Бланки организационно - распорядительных документов.
Все виды организационно - распорядительных документов в Фонде печатаются на бланках установленного образца:
бланк распоряжения;
бланк приказа;
общий бланк Фонда.
Каждый вид документа должен иметь строго определенный состав реквизитов и порядок их расположения и оформления.
2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.
Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Согласование документа.
При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности и соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.
Согласование может проводиться как внутри Фонда, так и вне его.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования.
Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечание прилагается".
Виза проставляется на экземплярах документов, остающихся в Фонде, ниже подписи на левой стороне последнего листа документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
Внешнее согласование осуществляется со сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы.
2.6. Утверждение документа.
Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителем Фонда или вышестоящими органами Фонда, в компетенцию которых в соответствии с Уставом входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
2.7. Текст документа должен быть кратким, точным, не допускающим различных толкований. Рекомендуется составлять документ, как правило, по одному вопросу, что ускоряет их рассмотрение, исполнение и способствует правильному формированию дел.
Тексты распорядительных документов и писем состоят из двух частей. В первой указываются основания или причины составления документов. Во второй части излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы.
В письмах следует обращаться от имени организации или его структурного подразделения.
2.8. Отметка о наличии приложения.
Приложения документов могут быть трех видов:
приложение, утверждаемое или вводимое в действие соответствующими распорядительными документами;
приложение, поясняющее или дополняющее содержание основного документа;
приложение, являющееся самостоятельным документом, направляемое с сопроводительным письмом.
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.
При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: Приложение 1, Приложение 2 и т.д.
2.9. Подпись документов.
Документы, направляемые Фондом в вышестоящие органы власти, подписываются руководителем Фонда или лицом, исполняющим его обязанности.
2.10. Резолюция.
В резолюции даются указания по исполнению документов. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, этот исполнитель указывается первым).
2.11. Печать.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать (факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами).
2.12. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Если к документу не приложена копия ответного письма, то исполнитель делает надпись, когда и как исполнен документ.
Документы, не имеющие отметки об их исполнении, в дела не подшиваются.
3. Правила подготовки и оформления документов
3.1. Проекты документов, представляемые на подпись руководителю Фонда, должны иметь визы исполнителя, руководителей заинтересованных структурных подразделений и юриста.
Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.
3.2. Приказы.
Приказ - это нормативный документ, издаваемый для решения каких-либо задач.
Приказы оформляются на бланке Фонда, должны иметь название, дату и номер.
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.
Приказы подписываются руководителем Фонда или лицом, исполняющим его обязанности.
3.3. Протоколы.
Документы, фиксирующие ход обсуждения вопросов и принятых решений.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем.
3.4. Акты.
Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события (акт приема работ по контракту, акт списания материалов, акт приема - передачи документов и т.п.).
Акты оформляются на общем бланке Фонда. Если акт является внешним документом, то он должен содержать юридический адрес Фонда.
Акт подписывается председателем и членами комиссии.
3.5. Договор.
Основной правовой документ во взаимоотношениях между юридическими (физическими) лицами. Характер сделки, условия поставки, сроки поставки, транспортировка, цена, качество, оплата, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в договоре.
Составными частями договора являются:
название вида и заголовок документа (договор купли - продажи);
дата, место составления, номер;
наименования сторон;
предмет договора;
условия и сроки поставки, перевоза, транспортировки, хранения и т.п.;
условия и сроки оплаты;
порядок сдачи - приема выполненных работ;
ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);
гарантии, страхование и форс - мажорные обстоятельства;
переход права собственности;
порядок разрешения споров;
юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты, N телефонов, факсов);
подписи должностных лиц;
печати.
3.6. Письма, факсы.
Деловая переписка - неотъемлемое средство связи с внешними организациями.
По содержанию и назначению письма могут быть: коммерческие, гарантийные, письма - запросы, письма - ответы и другие.
Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным.
3.7. Должностные инструкции.
Должностная инструкция - нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника Фонда.
На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с сотрудником Фонда.
Должностная инструкция содержит следующие разделы:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность.
3.8. Документы по личному составу.
Трудовые правоотношения Фонда с сотрудниками регулируются Кодексом законов о труде (КЗоТ) РФ. На основании статей КЗоТ в Фонде должен быть установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые контракты;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
4. Организация документооборота
4.1. Порядок приема, обработки и прохождения поступающей в Фонд корреспонденции.
Вся поступающая в Фонд корреспонденция регистрируется в журнале входящих документов.
После рассмотрения руководством Фонда документы с резолюциями направляются исполнителям через секретариат под роспись. Передача другому исполнителю оформляется через секретариат.
4.2. Порядок оформления и отправки исходящей корреспонденции.
Документы, подписанные руководством Фонда и предназначенные для отправки, передаются в секретариат, где производится их регистрация в журнале исходящих документов, подготовка к отправке и отправка.
Копии отправляемой корреспонденции с визами подшиваются в дела Фонда.
5. Порядок контроля исполнения документов
5.1. Контролю подлежит исполнение всех видов документов, имеющих поручение руководства Фонда.
5.2. Сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя. Если срок не указан, то документ должен быть исполнен не более чем в месячный срок.
5.3. Организация контроля исполнения.
Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных: записей в журналах исходящей и входящей корреспонденции.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручений. На документе проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.
6. Работа исполнителей с документами
6.1. Руководители структурных подразделений Фонда обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.
6.2. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
6.3. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за неиспользование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.
7. Составление номенклатуры дел и формирование дел
7.1. Составление номенклатуры дел.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в Фонде, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексация дел и определения сроков их хранения.
Номенклатура дел утверждается руководством Фонда.
При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Уставом Фонда, положениями о его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения.
7.2. Формирование дел.
Группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
7.3. Оперативное хранение документов и дел.
С момента заведения и до передачи в архив Фонда дела хранятся по месту их формирования.
Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
8. Порядок подготовки и передачи дел
на хранение в архив
8.1. Экспертиза ценности документов.
Определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Фонде создается постоянно действующая экспертная комиссия.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Фонда путем полистного просмотра дел.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
8.2. Составление описей дел.
На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
8.3. Передача дел на хранение.
Документы, образовавшиеся в деятельности Фонда, имеющие историческое, социальное, экономическое значение, независимо от времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.
Передача дел производится по описям.
9. Учет и хранение бланков, печатей и штампов
9.1. Печати и штампы Фонда, бланки распоряжений, приказов, командировочные удостоверения, а также трудовые книжки подлежат обязательному учету.
9.2. Лица, персонально ответственные за учет и хранение печатей, штампов и бланков, назначаются приказом по Фонду.
9.3. Учет печатей и штампов ведется в журнале. Выдача печатей, штампов и бланков лицам, ответственным за их хранение и использование, производится под расписку в соответствующих журналах.
9.4. Журналы учета включаются в номенклатуру дел, их листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.
10. Приложения
Прилагаются образцы заполнения документов, применяемых Фондом, на соответствующих бланках.