МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
ПРИКАЗ
от 9 сентября 2025 г. N 847
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОРЯДКА
ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
В соответствии с пунктом 3 статьи 24 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации" приказываю:
1. Утвердить прилагаемый Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации.
2. Установить, что личные дела сотрудников таможенных органов Российской Федерации, оформленные до вступления в силу настоящего приказа, переоформлению не подлежат.
И.о. руководителя
генерал-полковник
таможенной службы
А.В.ПОВОД
Утвержден
приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847
ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ ТАМОЖЕННЫХ ОРГАНОВ
РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
1. Ведение личных дел сотрудников таможенных органов Российской Федерации < 1 > осуществляется:
< 1 > Далее соответственно - личное дело, сотрудник, таможенный орган.
Главным управлением государственной службы и кадров ФТС России - в отношении сотрудников, замещающих должности в центральном аппарате ФТС России, представительствах (представителей) таможенной службы Российской Федерации в иностранных государствах, специализированных таможенных органах, расположенных за пределами территории Российской Федерации;
кадровыми подразделениями региональных таможенных управлений - в отношении сотрудников, замещающих должности в региональных таможенных управлениях, а также в оперативных таможнях, находящихся в регионе деятельности региональных таможенных управлений;
кадровыми подразделениями таможен - в отношении сотрудников, замещающих должности в таможнях и на подчиненных им таможенных постах;
кадровыми подразделениями таможенных постов, являющихся юридическими лицами, - в отношении сотрудников, замещающих должности на таможенных постах, являющихся юридическими лицами;
кадровыми подразделениями учреждений, находящихся в ведении ФТС России < 2 > , - в отношении сотрудников, замещающих должности в учреждениях.
< 2 > Далее - учреждение.
2. Личное дело (рекомендуемый образец приведен в приложении N 1 к настоящему Порядку) состоит из пяти частей, каждая из которых является его неотъемлемой частью и вшивается в личное дело.
3. Каждая часть личного дела должна содержать опись документов (копий документов) (рекомендуемый образец приведен в приложении N 2 к настоящему Порядку).
4. К первой части личного дела приобщаются следующие документы:
кадровая справка, содержащая актуальные сведения о сотруднике;
согласие на обработку персональных данных, составленное по типовой форме, утвержденной приказом ФТС России от 7 июля 2014 г. N 1309 (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 8 августа 2014 г., регистрационный N 33500);
лист ознакомления с личным делом (рекомендуемый образец приведен в приложении N 3 к настоящему Порядку).
5. Ко второй части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):
контракт о службе в таможенных органах, дополнительные соглашения к нему;
трудовой договор, заключенный на период прохождения испытания при приеме на службу в таможенные органы;
копия должностной инструкции.
6. К третьей части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):
документы о прохождении испытания при приеме на службу в таможенные органы;
копия приказа (выписка из приказа) о приеме на службу в таможенные органы (о назначении на должность);
представление к присвоению специального звания сотрудника;
копия приказа (выписка из приказа) о присвоении специального звания сотрудника;
копия приказа (выписка из приказа) о награждении и поощрении;
копия приказа (выписка из приказа) о присвоении квалификационного звания;
копия приказа (выписка из приказа), изданного по результатам служебной проверки, проводимой в отношении сотрудника;
копия приказа (выписка из приказа) о наложении (снятии) дисциплинарного взыскания;
копия приказа (выписка из приказа) об объявлении актов Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в отношении сотрудника;
отзыв о служебной деятельности (характеристика);
аттестационный лист сотрудника;
документы, связанные с оформлением допуска сотрудника к сведениям, составляющим государственную тайну, если исполнение должностных обязанностей сотрудника связано с использованием таких сведений;
копия приказа (выписка из приказа) о зачислении сотрудника в распоряжение таможенного органа;
копия приказа (выписка из приказа) об увольнении со службы в таможенных органах;
иные документы, связанные с прохождением сотрудником службы в таможенных органах.
7. К четвертой части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):
анкета для поступления на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации, сообщения об изменении сведений, содержащихся в ней, заполненные по формам, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 10 октября 2024 г. N 870 "О некоторых вопросах представления сведений при поступлении на государственную службу Российской Федерации и муниципальную службу в Российской Федерации и их актуализации";
автобиография;
заявления, связанные с прохождением службы в таможенных органах;
результаты проверки сведений и документов, указанных в пункте 3 статьи 6 Федерального закона от 21 июля 1997 г. N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации";
сведения о прохождении обязательной государственной дактилоскопической регистрации;
бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником;
сведения об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", на которых сотрудник размещал общедоступную информацию, а также данные, позволяющие его идентифицировать;
иные документы, связанные с поступлением на службу в таможенные органы, изучением сведений о кандидате, поступающем на службу в таможенные органы (сотруднике).
8. К пятой части личного дела приобщаются следующие документы (копии документов):
копия паспорта гражданина Российской Федерации;
копия паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющего личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации;
копия свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе;
копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
копия документа, подтверждающего регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета;
копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
копия трудовой книжки и (или) сведения о трудовой деятельности, предусмотренные статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации;
копии документов об образовании и (или) о квалификации;
копии документов о присвоении ученой степени, ученого звания;
копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям;
копия заключения о выдаче (об отказе в выдаче) удостоверения ветерана боевых действий;
справки о прохождении ежегодной диспансеризации;
заключение военно-врачебной комиссии о категории годности к службе в таможенных органах;
справка об отсутствии медицинских противопоказаний для работы с использованием сведений, составляющих государственную тайну;
информация о результатах проверок соблюдения сотрудником ограничений и запретов, требований о предотвращении или об урегулировании конфликта интересов и (или) исполнения им обязанностей, установленных в целях противодействия коррупции Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции" и другими федеральными законами, а также контроля за расходами сотрудника;
копии протоколов (выписки из них) проведенных в отношении сотрудника заседаний соответствующей комиссии по рассмотрению вопросов соблюдения им требований к служебному поведению и (или) требований об урегулировании конфликта интересов;
копии мотивированных заключений по результатам рассмотрения представленных сотрудником уведомлений о возникновении личной заинтересованности при исполнении должностных обязанностей, которая приводит или может привести к конфликту интересов;
заявление, мотивированное заключение и иные материалы, связанные с рассмотрением заявления сотрудника о разрешении на участие на безвозмездной основе в управлении некоммерческой организацией;
сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, предусмотренные Федеральным законом от 25 декабря 2008 г. N 273-ФЗ "О противодействии коррупции", и сведения о расходах, предусмотренные Федеральным законом от 3 декабря 2012 г. N 230-ФЗ "О контроле за соответствием расходов лиц, замещающих государственные должности, и иных лиц их доходам".
9. Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну и подлежащие засекречиванию, к личному делу не приобщаются и хранятся с соблюдением норм законодательства Российской Федерации о государственной тайне.
10. Документы (копии документов), приобщенные к соответствующим частям личного дела, подшиваются в хронологическом порядке.
11. Копии документов таможенного органа, учреждения, приобщенные к личному делу, заверяются должностными лицами кадровых подразделений таможенных органов, учреждений с проставлением подписи, расшифровки подписи (фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии), даты заверения и печати кадрового подразделения таможенного органа, учреждения.
12. Документы (копии документов) подшиваются в личное дело на четыре прокола в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
При подготовке документов (копий документов) к подшивке в личное дело металлические скрепления (скобы, скрепки) удаляются.
13. На оборотной стороне титульной стороны обложки личного дела в специальном конверте помещается фотография сотрудника в цветном исполнении размером 9 x 12 см на светлом однотонном фоне с четким изображением лица строго в анфас в форменной одежде без головного убора. Знаки различия на погонах должны быть отчетливо видны и соответствовать специальному званию сотрудника.
На оборотной стороне фотографии указываются специальное звание, фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника.
Фотография заверяется на оборотной стороне должностным лицом кадрового подразделения таможенного органа, учреждения с проставлением подписи, расшифровки подписи (фамилия и инициалы имени и отчества (при наличии), даты заверения и печати кадрового подразделения таможенного органа, учреждения.
14. Документы (копии документов), приобщенные к личному делу, нумеруются арабскими цифрами в порядке возрастания в правом верхнем углу, не задевая текста документов (копий документов), черным графическим карандашом по мере поступления. Каждая часть личного дела нумеруется отдельно.
Конверты с вложениями, подшитые в личное дело, нумеруются в следующем порядке: вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером - каждое вложение в конверте.
Каждый документ учитывается в описи документов (копий документов) соответствующей части личного дела. Листы описи документов (копий документов) нумеруются отдельно.
15. Личное дело формируется в томах. Объем одного тома личного дела не должен превышать 250 листов. Документы (копии документов) личных дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются в каждом томе отдельно.
16. Учет личных дел ведется в журнале учета личных дел (рекомендуемый образец приведен в приложении N 4 к настоящему Порядку).
Номер, за которым в журнале учета личных дел зарегистрировано личное дело, проставляется на титульной стороне обложки личного дела.
17. Личные дела подлежат регистрации в журнале учета личных дел не позднее 10 рабочих дней со дня приема гражданина на службу в таможенные органы (получения личного дела из другого таможенного органа, учреждения в случае назначения сотрудника в таможенный орган, учреждение в порядке перевода по службе или из созданного в центральном аппарате ФТС России архива личных дел должностных лиц таможенных органов (далее - архив) при приеме гражданина на службу в таможенные органы вновь).
18. Личные дела хранятся в специально оборудованном помещении в сейфе или металлическом шкафу. Условия хранения личных дел должны обеспечивать их сохранность от хищения, порчи, уничтожения, несанкционированного использования либо иных негативных факторов, влияющих на их сохранность и целостность.
19. Сотрудник имеет право на ознакомление с материалами его личного дела, а также на приобщение к нему письменных объяснений.
20. Ознакомление сотрудника с материалами его личного дела проводится в помещении кадрового подразделения таможенного органа, учреждения в присутствии должностного лица кадрового подразделения таможенного органа, учреждения.
21. Личные дела сотрудников, назначаемых на должности в порядке перевода по службе в другой таможенный орган, учреждение, высылаются к новому месту службы в течение 10 рабочих дней со дня получения приказа таможенного органа, учреждения о назначении сотрудника на должность.
22. Личные дела сотрудников, уволенных со службы в таможенных органах, подлежат передаче на хранение в архив не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после их увольнения со службы в таможенных органах.
23. При приеме гражданина на службу в таможенные органы вновь личное дело в течение 10 рабочих дней со дня его приема запрашивается таможенным органом, учреждением, в котором проходит службу сотрудник, в таможенном органе, учреждении по последнему месту службы сотрудника или в архиве.
Личное дело сотрудника, указанное в абзаце первом настоящего пункта, направляется таможенным органом, учреждением или архивом в течение 10 рабочих дней со дня поступления запроса.
24. При направлении личного дела в другой таможенный орган, учреждение или в архив личное дело подлежит полному оформлению, которое предусматривает нумерацию листов личного дела, составление внутренней описи документов личного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 5 к настоящему Порядку), составление листа-заверителя личного дела (рекомендуемый образец приведен в приложении N 6 к настоящему Порядку), оформление обложки личного дела, подшивку или переплет документов личного дела.
Приложение N 1
к Порядку ведения личных дел сотрудников
таможенных органов Российской Федерации,
утвержденному приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847
Рекомендуемый образец
Формат не более 220 x 330 мм
(Титульная сторона обложки)
ФЕДЕРАЛЬНАЯ ТАМОЖЕННАЯ СЛУЖБА
___________________________________________________________________________
(указывается наименование таможенного органа Российской Федерации,
учреждения, находящегося в ведении ФТС России)
ЛИЧНОЕ ДЕЛО
N _______
___________________________________________________________________________
(указывается фамилия сотрудника таможенного органа Российской Федерации)
___________________________________________________________________________
(указываются имя, отчество (при наличии) сотрудника
таможенного органа Российской Федерации)
Начато:
Окончено:
На ________ листах
Хранить __________
(Оборотная сторона обложки)
| Место для специального конверта с фотографией | ||
(Титульная сторона обложки части 1)
ЧАСТЬ 1
(Оборотная сторона обложки части 1)
Опись документов
| N п/п | Реквизиты документа (N, дата) | Наименование (заголовок) документа | Номера листов | Примечание (при наличии) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(Титульная сторона обложки части 2)
ЧАСТЬ 2
(Оборотная сторона обложки части 2)
Опись документов (копий документов)
| N п/п | Реквизиты документа (N, дата) | Наименование (заголовок) документа | Номера листов | Примечание (при наличии) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(Титульная сторона обложки части 3)
ЧАСТЬ 3
(Оборотная сторона обложки части 3)
Опись документов (копий документов)
| N п/п | Реквизиты документа (N, дата) | Наименование (заголовок) документа | Номера листов | Примечание (при наличии) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(Титульная сторона обложки части 4)
ЧАСТЬ 4
(Оборотная сторона обложки части 4)
Опись документов (копий документов)
| N п/п | Реквизиты документа (N, дата) | Наименование (заголовок) документа | Номера листов | Примечание (при наличии) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
(Титульная сторона обложки части 5)
ЧАСТЬ 5
(Оборотная сторона обложки части 5)
Опись документов (копий документов)
| N п/п | Реквизиты документа (N, дата) | Наименование (заголовок) документа | Номера листов | Примечание (при наличии) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение N 2
к Порядку ведения личных дел сотрудников
таможенных органов Российской Федерации,
утвержденному приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847
Рекомендуемый образец
Опись документов (копий документов)
| N п/п | Реквизиты документа (N, дата) | Наименование (заголовок) документа | Номера листов | Примечание (при наличии) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Приложение N 3
к Порядку ведения личных дел сотрудников
таможенных органов Российской Федерации,
утвержденному приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847
Рекомендуемый образец
Лист ознакомления с личным делом
| N п/п | Фамилия, имя, отчество (при наличии), занимаемая должность | Дата ознакомления, подпись |
| 1 | 2 | 3 |
Приложение N 4
к Порядку ведения личных дел сотрудников
таможенных органов Российской Федерации,
утвержденному приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847
Рекомендуемый образец
Журнал учета личных дел
| N п/п | Номер личного дела | Фамилия, имя, отчество (при наличии) сотрудника таможенного органа Российской Федерации | Отметка о движении личного дела |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Приложение N 5
к Порядку ведения личных дел сотрудников
таможенных органов Российской Федерации,
утвержденному приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847
Рекомендуемый образец
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов личного дела N ______
| N п/п | Реквизиты документа (N, дата) | Наименование (заголовок) документа | Номера листов | Примечание (при наличии) |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого ____________________________________________________________________.
(указывается количество документов и листов цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи _______________________________________.
(указывается цифрами и прописью)
_____________________________ ___________ _________________________________
(указывается наименование (подпись) (указывается фамилия и инициалы
должности должностного лица, имени и отчества (при наличии)
составившего внутреннюю опись должностного лица, составившего
документов личного дела) внутреннюю опись документов
личного дела)
"__" _________________ 20__ г.
(указывается дата составления
внутренней описи документов
личного дела)
Приложение N 6
к Порядку ведения личных дел сотрудников
таможенных органов Российской Федерации,
утвержденному приказом ФТС России
от 9 сентября 2025 г. N 847
Рекомендуемый образец
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ
личного дела N ______
В личном деле подшито и пронумеровано __________________ листов,
в том числе:
литерные номера листов ___________________________________________________;
пропущенные номера листов ________________________________________________;
листы внутренней описи ___________________________________________________.
| Особенности физического состояния и формирования личного дела | Номера листов |
| 1 | 2 |
______________________________ ___________ ________________________________
(указывается наименование (подпись) (указывается фамилия и инициалы
должности должностного лица, имени и отчества (при наличии)
составившего лист-заверитель должностного лица, составившего
личного дела) лист-заверитель личного дела)
"__" _________________ 20__ г.
(указывается дата составления
листа-заверителя личного дела)