ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ЗАНЯТОСТИ РОССИИ
ПРИКАЗ
от 17 декабря 1993 г. N 149
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ
СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ РОССИИ
В целях организации ведомственного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в Федеральной службе занятости России приказываю:
1. Утвердить согласованное с Государственным архивом Российской Федерации Положение об архиве Федеральной службы занятости России.
2. Начальникам управлений и отделов Федеральной службы занятости России принять настоящий Приказ к руководству и исполнению.
3. Контроль за исполнением Приказа возложить на Управление делами (Сергеев В.П.).
Приложение
к Приказу Федеральной
службы занятости России
от 17 декабря 1993 г. N 149
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ ЗАНЯТОСТИ РОССИИ
1. Общие положения
1.1. Документы Федеральной службы занятости России < * > , имеющие политическое, народнохозяйственное, научное, социально - культурное или историческое значение, составляют государственную часть Архивного фонда Российской Федерации.
< * > В дальнейшем - Служба.
До передачи на государственное хранение эти документы временно, в пределах, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации, хранятся в Федеральной службе занятости России.
1.2. Федеральная служба занятости России обеспечивает отбор, учет, сохранность, упорядочение и использование документов, образующихся в результате деятельности Службы, и своевременную передачу этих документов на государственное хранение с соблюдением правил, установленных Государственной архивной службой Российской Федерации.
Все работы, связанные с подготовкой, транспортировкой и передачей архивных документов, производятся силами и за счет Федеральной службы занятости России.
1.3. В Федеральной службе занятости России для хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов практического назначения, их отбора, учета, использования и подготовки к передаче на государственное хранение создается архив.
1.4. Архив Службы создается как самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое заведующим архивом.
Архив Службы входит в состав Управления делами как его структурное подразделение.
1.5. В своей работе архив Службы руководствуется законодательством Российской Федерации, законодательными актами по архивному делу, приказами, указаниями руководства Службы, правилами и другими нормативно-методическими документами Государственной архивной службы Российской Федерации и настоящим Положением.
1.6. Контроль за деятельностью архива осуществляет начальник канцелярии - заместитель управляющего делами Службы.
1.7. Организационно-методическое руководство деятельностью архива осуществляет Государственный архив Российской Федерации.
2. Состав документов архива Федеральной службы
занятости России
В архив поступают:
2.1. Законченные делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в деятельности подразделений Службы; документы временного (свыше 10 лет) срока хранения, необходимые в практической деятельности, документы по личному составу.
2.2. Документы постоянного хранения и по личному составу ликвидированных учреждений, непосредственно подчиненных Федеральной службе занятости России.
2.3. Служебные и ведомственные издания.
2.4. Научно-справочный аппарат к документам архива.
3. Задачи и функции архива Федеральной службы
занятости России
3.1. Основными задачами архива Федеральной службы занятости России являются:
3.1.1. Комплектование документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего Положения.
3.1.2. Учет, обеспечение сохранности, создание научно - справочного аппарата, использование документов, хранящихся в архиве.
3.1.3. Подготовка и своевременная передача документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение с соблюдением требований, устанавливаемых Государственной архивной службой Российской Федерации.
3.1.4. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве Федеральной службы занятости России.
3.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:
3.2.1. Принимает не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы структурных подразделений Службы, обработанные в соответствии с требованиями, установленными Государственной архивной службой Российской Федерации.
3.2.2. Разрабатывает и согласовывает с Государственным архивом Российской Федерации графики представления описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение.
3.2.3. Составляет и представляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии и экспертно-проверочной комиссии Государственного архива Российской Федерации.
3.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел.
3.2.5. Организует использование документов:
информирует работников Службы о составе и содержании документов архива;
выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов для служебного и научного использования, для работы в помещении архива;
исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки;
ведет учет использования документов, хранящихся в архиве.
3.2.6. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии Службы.
3.2.7. Оказывает методическую помощь службе делопроизводства в составлении номенклатуры дел Службы, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив Службы.
3.2.8. Участвует в проведении мероприятий по повышению деловой квалификации работников службы делопроизводства Федеральной службы занятости России.
3.2.9. Ежегодно представляет в Государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме.
3.2.10. Подготавливает и в установленном порядке передает на хранение в Государственный архив Российской Федерации документы Архивного фонда Российской Федерации.
4. Права архива
Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:
4.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях Федеральной службы занятости России.
4.2. Запрашивать от структурных подразделений Службы сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций.
5. Ответственность заведующего архивом
5.1. Заведующий архивом несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функций.