Утверждаю
вице-президент ОАО "РЖД"
Д.С.ШАХАНОВ
23 марта 2012 г. N 107
Согласовано
Начальник Департамента
управления персоналом
Л.И.ВАСИНА
21 марта 2012 года
Директор БФ "ПОЧЕТ"
А.Е.ПЕТРОВ
5 марта 2012 года
ПОРЯДОК
ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СЛУЖБ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ФИЛИАЛОВ
И ИНЫХ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ ОАО "РЖД"
И БЛАГОТВОРИТЕЛЬНОГО ФОНДА "ПОЧЕТ" ПО АКТУАЛИЗАЦИИ
БАЗЫ ДАННЫХ О НЕРАБОТАЮЩИХ ПЕНСИОНЕРАХ ОАО "РЖД" И ДЕТЯХ
В ВОЗРАСТЕ ДО 18 ЛЕТ, НАХОДЯЩИХСЯ НА ИХ ИЖДИВЕНИИ
I. Термины и определения
1.1. В Порядке используются следующие термины и определения:
ЕОСПУ - Единая отраслевая система персонифицированного учета благополучателей Благотворительного фонда "ПОЧЕТ".
Неработающие пенсионеры - лица, уволенные по собственному желанию в связи с выходом на пенсию (в том числе по инвалидности в связи с трудовым увечьем, профессиональным заболеванием или иным возникшим не по вине работника повреждением здоровья) из ОАО "РЖД" или до 1 октября 2003 г. из организаций федерального железнодорожного транспорта, имущество которых внесено в уставный капитал ОАО "РЖД", а также действующих в них организаций Роспрофжела.
Гарантии, льготы и компенсации, предусмотренные Договором, предоставляются неработающим пенсионерам, не состоящим на дату получения указанных гарантий, льгот и компенсаций в трудовых отношениях с каким-либо работодателем.
НДФЛ - налог на доходы физических лиц.
Иные лица - дети в возрасте до 18 лет, находящиеся на иждивении неработающего пенсионера (не более одного).
Персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.
Служба управления персоналом - служба (отдел, сектор) управления персоналом, назначенный ответственный специалист филиала (в том числе центральной дирекции), структурного подразделения филиала (в том числе региональной дирекции), структурного подразделения ОАО "РЖД".
Код ЕЛС - код подразделения согласно справочнику контрагентов ОАО "РЖД" в ЕК АСУФР.
Организация - филиал и иное структурное подразделение ОАО "РЖД".
Реестр - форма отчетности об оказании услуг неработающим пенсионерам ОАО "РЖД".
Социальные гарантии - совокупность гарантий, предусмотренных коллективным договором ОАО "РЖД" и обеспечивающих неработающему пенсионеру улучшение его материального положения и морально-психологического состояния.
Услуги - социальные гарантии, предоставляемые в натуральной форме пенсионерам в рамках коллективного договора ОАО "РЖД".
Фонд - Благотворительный фонд "ПОЧЕТ".
II. Общие положения
2.1. Настоящий документ определяет порядок взаимодействия служб управления персоналом и Фонда в части формирования и актуализации персональных данных неработающих пенсионеров и иных лиц с целью предоставления им социальных гарантий, осуществляемых через Фонд, в том числе безденежного проезда в поездах дальнего следования и пригородного сообщения, услуг по изготовлению и ремонту зубных протезов, высокотехнологичных видов медицинской помощи, и их учета в ЕОСПУ.
2.2. Положения настоящего документа действуют в рамках Регламента осуществления выплат благотворительной помощи через Благотворительный фонд "ПОЧЕТ", являющимся приложением к Благотворительной программе Фонда "Социальная поддержка неработающих пенсионеров железнодорожного транспорта России" на 2011 - 2013 годы.
2.3. Механизм взаимодействия служб управления персоналом и Фонда предусматривает проведение регулярной актуализации персональных данных неработающих пенсионеров и иных лиц в ЕОСПУ с целью обеспечения своевременной и адресной материальной помощи, расчетов за услуги, оказываемые неработающим пенсионерам и иным лицам, и эффективного учета предоставляемых социальных гарантий.
Фонд на основании заявки на подключение по форме согласно Приложению 1 предоставляет организации доступ к web-серверу Фонда по адресу: www.pochet.org.mps для просмотра информации, содержащейся в ЕОСПУ.
2.4. Учет персональных данных неработающих пенсионеров и иных лиц осуществляется Фондом в ЕОСПУ.
2.5. Фонд имеет возможность определить принадлежность пенсионера и иного лица к Организации по коду ЕЛС при его наличии в справочнике контрагентов (ЦНСИ).
2.6. Фонд обеспечивает отражение в ЕОСПУ предоставленных социальных гарантий по каждому неработающему пенсионеру и иному лицу с целью контроля расходования средств, исчисления и удержания НДФЛ.
2.7. Фонд и службы управления персоналом обязаны обеспечивать конфиденциальность и безопасность персональных данных при их обработке.
2.8. При наличии технической возможности передача документов, указанных в данном Порядке, осуществляется электронным способом с использованием электронно-цифровой подписи (ЭЦП).
III. Первоначальная постановка неработающих пенсионеров
и иных лиц на учет в Фонд
3.1. Постановка на учет неработающих пенсионеров и иных лиц в Фонд осуществляется в момент увольнения работника по собственному желанию в связи с выходом на пенсию.
3.2. Постановка на учет неработающих пенсионеров осуществляется на основании анкеты по форме приложения 2 (не приводится) и заявления на детей, находящихся на иждивении неработающего пенсионера, по форме приложения 3 (не приводится).
3.3. Анкеты и заявления направляются в Фонд только по тем неработающим пенсионерам и иным лицам, которым предусмотрены социальные гарантии в действующем коллективном договоре или локальными нормативными актами ОАО "РЖД".
3.4. Постановка на учет неработающих пенсионеров может также происходить в случаях, указанных ниже, при соблюдении условий п. 3.3 Порядка:
- при установлении факта отсутствия данных по неработающему пенсионеру в ЕОСПУ в случае обращения неработающего пенсионера в службу управления персоналом за предоставлением ему социальных гарантий;
- при установлении факта отсутствия данных по неработающему пенсионеру в ЕОСПУ в процессе обработки Фондом реестров по оказанным услугам.
Фонд устанавливает (в том числе по коду ЕЛС) принадлежность неработающего пенсионера к организации, в адрес которой направляет запрос на получение данных по неработающему пенсионеру.
Служба управления персоналом в срок не более двух недель с момента обращения неработающего пенсионера за предоставлением ему социальных гарантий или запроса Фонда проверяет правильность заполнения и соответствие указанных в анкете индивидуальных данных неработающих пенсионеров.
3.5. Если в процессе выявления факта нахождения или отсутствия на ветеранском учете филиала неработающего пенсионера устанавливается неправомерность оказания социальных гарантий конкретному неработающему пенсионеру или иному лицу в соответствии с коллективным договором ОАО "РЖД", служба управления персоналом незамедлительно уведомляет об этом Фонд письмом в произвольной форме с указанием фамилии, имени, отчества, даты рождения и причины невозможности предоставления социальных гарантий конкретному неработающему пенсионеру или иному лицу.
3.6. Правильно заполненные анкеты и заявления заверяются печатью и подписью ответственных лиц службы управления персоналом и направляются в Фонд с сопроводительным письмом, по форме приложения 4 (не приводится). При наличии электронного документооборота сопроводительные письма, анкеты и заявления подписываются ЭЦП и направляются в Фонд.
3.7. Не позднее двух недель после даты получения Фондом от служб управления персоналом анкет, заявлений и других необходимых документов Фонд производит ввод данных в ЕОСПУ.
IV. Актуализация данных ЕОСПУ
4.1. В случае обнаружения некорректных данных неработающих пенсионеров Фонд немедленно уведомляет службу управления персоналом. При этом выплаты благотворительной помощи неработающим пенсионерам, имеющим некорректные индивидуальные данные, приостанавливаются до их уточнения.
4.2. При установлении фактов изменения данных неработающих пенсионеров (в связи с изменением фамилии, паспортных данных, банковских реквизитов, места проживания; получением корпоративной негосударственной пенсии; возобновлением трудовой деятельности; смерти ветерана) и иных лиц (в связи с изменением даты рождения, возраста) служба управления персоналом представляет письменно информацию в Фонд по форме приложения 5 (не приводится).
4.3. На основании полученных от служб управления персоналом данных Фонд осуществляет актуализацию данных в ЕОСПУ в течение 5 рабочих дней.
Приложение 1
Директору
Благотворительного фонда "ПОЧЕТ"
И.О. Фамилия
Заявка
на подключение пользователей филиала
(иного структурного подразделения) к информационным
ресурсам Благотворительного фонда "ПОЧЕТ"
┌────────────────────────────────────┬────────────────────────────────────┐ │ Полное наименование филиала - │ Пример: Служба медицинского │ │ подателя заявки │ обеспечения Октябрьской железной │ │ │ дороги │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │Фамилия пользователя (полностью) │Пример: Иванов │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │Имя пользователя (полностью) │Пример: Иван │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │Отчество пользователя (полностью) │Пример: Иванович │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │IP-адрес пользователя (в формате │Пример: 10.36.15.24 │ │10.хх.хх.хх) │ │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │Железнодорожный тел. номер │Пример: (912) 2-48-69 │ │пользователя │ │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │Междугородный тел. номер │Пример: (812) 436-56-58 │ │пользователя │ │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │E-mail в СПД ОАО РЖД (оканчивается │Пример: ivanov.somethine.rzd │ │на mps или rzd) │ │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │Тип операционной системы │Пример: Wrrdows XP Professional │ │пользователя и номер сервис пака │Service Pack 3 │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │Номер подразделения (заполняется │ │ │Фондом) │ │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │Номер FTP (заполняется Фондом) │ │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │Login (заполняется Фондом) │ │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │Password (заполняется Фондом) │ │ ├────────────────────────────────────┼────────────────────────────────────┤ │Дата подключения (заполняется │ │ │Фондом) │ │ └────────────────────────────────────┴────────────────────────────────────┘ Руководитель организации _________ _____________________ (подпись) (расшифровка подписи) М.П.Примечания.
1. При подаче заявки на подключение нескольких пользователей заявка заполняется индивидуально на каждого пользователя.
2. Исполнители должны указывать свои полные Ф.И.О. и обязательно телефонные коды городов (пример - Петров Петр Петрович (965) 4-30-44).
3. Все примеры при заполнении заявки из текста заявки необходимо удалить и вставить вместо них реальные значения.
4. Примечание из текста заявки необходимо удалить.
5. Заявление должно быть подписано руководителем организации (вышестоящей организации), имеющей договор с Благотворительным фондом "ПОЧЕТ".