Утверждено
Советом директоров
АО "Почта России"
протокол от 2 мая 2023 г. N 07-2023
ПОЛОЖЕНИЕ
О КОРПОРАТИВНОМ СЕКРЕТАРЕ АКЦИОНЕРНОГО
ОБЩЕСТВА "ПОЧТА РОССИИ"
(РЕДАКЦИЯ N 3)
1. Термины и сокращения
1.1. Термины и сокращения, используемые в положении о корпоративном секретаре акционерного общества "Почта России" (далее - Положение), применяются в том значении, в каком они используются в законодательстве Российской Федерации, Уставе и внутренних документах акционерного общества "Почта России".
1.2. Для целей настоящего Положения используются следующие сокращения:
Генеральный директор - генеральный директор акционерного общества "Почта России".
Единственный акционер - единственный акционер акционерного общества "Почта России" - Российская Федерация.
Кодекс корпоративного управления - Кодекс корпоративного управления, рекомендованный Банком России к применению акционерными обществами, ценные бумаги которых допущены к организованным торгам, одобренный Советом директоров Банка России 21.03.2014 (письмо Центрального банка Российской Федерации от 10.04.2014 N 06-52/2463 "О кодексе корпоративного управления").
Комитеты Совета директоров - комитеты Совета директоров акционерного общества "Почта России".
Корпоративный секретарь - корпоративный секретарь акционерного общества "Почта России".
ЛК АО - личный кабинет акционерного общества "Почта России" на межведомственном портале по управлению государственной собственностью в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", предоставляющий пользователям доступ к сервисам, обеспечивающим участие в процессе управления государственным имуществом, в рамках отведенных полномочий.
МВ Портал - межведомственный портал по управлению государственной собственностью в информационно-телекоммуникационной сети "Интернет", созданный на основании постановления Правительства Российской Федерации от 31.12.2010 N 1214.
Общество - акционерное общество "Почта России".
Правление - правление акционерного общества "Почта России".
Совет директоров - совет директоров акционерного общества "Почта России".
Устав - устав акционерного общества "Почта России".
2. Общие положения
2.1. Положение разработано в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом , Кодексом корпоративного управления, а также с учетом квалификационной характеристики должности "Корпоративный секретарь акционерного общества", включенной в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, Профессионального стандарта "Корпоративный секретарь", утвержденного приказом Минтруда России от 20.11.2018 N 711н, и Методических рекомендаций по организации работы корпоративного секретаря в акционерных обществах с государственным участием, утвержденных приказом Росимущества от 27.03.2014 N 94.
2.2. Настоящее Положение является внутренним документом Общества, определяющим статус, функции Корпоративного секретаря, требования к его кандидатуре, порядок назначения и прекращения полномочий, его подчиненность и порядок взаимодействия с органами управления и структурными подразделениями Общества, ответственность, а также иные вопросы деятельности Корпоративного секретаря.
2.3. Корпоративный секретарь является должностным лицом Общества и возглавляет подразделение по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря в соответствии с должностью, определяемой штатным расписанием Общества, утвержденным в установленном внутренними документами Общества порядке.
2.4. На Корпоративного секретаря распространяется действие коллективного договора Общества, а также требования локальных нормативных актов Общества, регламентирующих трудовой распорядок и систему оплаты труда работников Общества.
2.5. Корпоративный секретарь не вправе совмещать функции Корпоративного секретаря с выполнением иных функций в Обществе.
2.6. В своей деятельности Корпоративный секретарь руководствуется законодательством Российской Федерации, Уставом , настоящим Положением и иными внутренними документами Общества, а также решениями Единственного акционера и Совета директоров.
3. Цели и принципы работы Корпоративного секретаря
3.1. Целями деятельности Корпоративного секретаря являются:
3.1.1. обеспечение соблюдения Советом директоров, исполнительными органами и работниками Общества требований законодательства Российской Федерации, Устава и внутренних документов Общества, гарантирующих реализацию прав и законных интересов Единственного акционера;
3.1.2. организация эффективных коммуникаций между участниками корпоративных отношений (членами Совета директоров, иными органами управления Общества и самим Обществом);
3.1.3. поддержание баланса интересов между участниками корпоративных отношений;
3.1.4. поддержка и обеспечение работы Совета директоров и Комитетов Совета директоров;
3.1.5. содействие росту инвестиционной привлекательности и устойчивому развитию Общества.
3.2. В целях эффективного выполнения работы Корпоративный секретарь должен соблюдать следующие принципы:
3.2.1. открытость;
3.2.2. лояльность по отношению к Обществу;
3.2.3. конструктивность действий при урегулировании корпоративных конфликтов в Обществе;
3.2.4. содействие в обеспечении уровня прозрачности Общества в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
3.2.5. конструктивное взаимодействие со всеми членами органов управления, а также работниками Общества вне зависимости от их социального статуса, должностного положения и иных факторов;
3.2.6. соблюдение правил корпоративной культуры, требований и процедур, установленных внутренними документами Общества;
3.2.7. профессиональная компетентность, реализуемая путем соответствия квалификационным требованиям, установленным настоящим Положением, и требованиям к деловой репутации, а также путем систематического повышения квалификации;
3.2.8. участие в не противоречащих законодательству Российской Федерации формах альтернативного (несудебного) разрешения корпоративных конфликтов с участием Общества.
4. Требования к кандидатуре Корпоративного секретаря
4.1. Лицо, назначаемое Корпоративным секретарем, должно обладать знаниями, опытом и квалификацией, достаточными для исполнения возложенных на него обязанностей.
4.2. Лицо, назначаемое Корпоративным секретарем, должно отвечать следующим требованиям:
4.2.1. наличие высшего юридического, экономического или бизнес-образования, а также наличие дополнительного профессионального образования - программы повышения квалификации специалистов по вопросам корпоративного права и управления;
4.2.2. стаж работы в области корпоративного управления, в том числе руководящей работы, не менее 5 лет;
4.2.3. знание специфики деятельности Общества;
4.2.4. знание норм корпоративного законодательства Российской Федерации, законодательства Российской Федерации о рынке ценных бумаг, в том числе раскрытия информации о деятельности хозяйственного общества, порядка работы профессиональных участников рынка ценных бумаг (регистратора Общества и др.);
4.2.5. знание и умение применять в практической деятельности документы, отражающие передовую отечественную и зарубежную практику корпоративного управления;
4.2.6. наличие навыков работы с системой корпоративного документационного обеспечения, ведение протоколов заседаний органов управления, ведение деловой переписки;
4.2.7. безупречная деловая репутация;
4.2.8. владение организаторскими и аналитическими навыками;
4.2.9. свободное владение английским языком;
4.2.10. владение навыками работы в ЛК АО на МВ Портале в части работы членов Совета директоров;
4.2.11. отсутствие неснятой или непогашенной судимости, а также отсутствие сведений о кандидате в реестре дисквалифицированных лиц;
4.3. наличие личных качеств: независимость суждений, способность отстаивать свое мнение, коммуникабельность, ответственность, умение разрешать конфликты между участниками корпоративных отношений.
5. Порядок назначения и прекращения полномочий
Корпоративного секретаря
5.1. Порядок назначения Корпоративного секретаря.
5.1.1. Корпоративный секретарь назначается на основании решения Совета директоров, принимаемого большинством голосов членов Совета директоров, участвующих в заседании.
5.1.2. Вопрос о назначении Корпоративного секретаря должен рассматриваться на очном заседании Совета директоров.
5.1.3. Предложения по кандидатурам Корпоративного секретаря могут вносить Единственный акционер, председатель Совета директоров, члены Совета директоров.
5.1.4. Комитет Совета директоров по кадрам и вознаграждениям проводит предварительную всестороннюю оценку выдвинутой(-ых) кандидатуры (кандидатур) Корпоративного секретаря на соответствие требованиям, установленным п. 4.2 настоящего Положения, и представляет свои рекомендации Совету директоров.
5.1.5. Предложения по кандидатурам Корпоративного секретаря направляются председателю Совета директоров в письменной форме в отношении каждой из кандидатур с указанием следующей информации о кандидате:
- фамилия, имя и отчество кандидата;
- дата рождения (число, месяц, год);
- гражданство;
- сведения об образовании (наименование учебного заведения, специальность, квалификация, год начала и окончания обучения);
- сведения о местах работы и занимаемых должностях за последние 5 лет;
- сведения об опыте работы в органах управления акционерных обществ, в том числе обществ, основным акционером которых является Российская Федерация;
- сведения о наличии (отсутствии) аффилированности с Обществом;
- информация об отношениях с аффилированными лицами и основными деловыми партнерами Общества;
- сведения об участии (членстве) в профессиональных сообществах;
- сведения о наличии у кандидата судимости (в том числе снятой или погашенной), а также информация о наличии сведений о лице в реестре дисквалифицированных лиц;
- документы (копии документов), подтверждающие соответствие требованиям, изложенным в п. 4.2 настоящего Положения;
- дополнительная информация по усмотрению кандидата и (или) лица, выдвигающего кандидатуру Корпоративного секретаря.
5.1.6. С лицом, назначаемым Корпоративным секретарем, заключается трудовой договор по должности согласно штатному расписанию Общества, условия которого предварительно рассматриваются комитетом Совета директоров по кадрам и вознаграждениям. Трудовой договор от имени работодателя заключает Генеральный директор в порядке и на условиях, определенных решениями Совета директоров и внутренними документами Общества.
5.2. Порядок прекращения полномочий Корпоративного секретаря.
5.2.1. Полномочия Корпоративного секретаря прекращаются на основании решения Совета директоров, принимаемого большинством голосов членов Совета директоров, участвующих в заседании.
5.2.2. Генеральный директор Общества при принятии Советом директоров решения о прекращении полномочий Корпоративного секретаря должен принять меры к расторжению заключенного с Корпоративным секретарем трудового договора в порядке, установленном трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2.3. В случае принятия Советом директоров решения о прекращении полномочий Корпоративного секретаря, Совет директоров должен на этом же заседании принять решение о назначении нового Корпоративного секретаря либо об определении лица (из числа работников подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря), исполняющего обязанности Корпоративного секретаря, до момента назначения нового Корпоративного секретаря.
6. Подчиненность Корпоративного секретаря
и порядок его взаимодействия с органами управления
и структурными подразделениями Общества
6.1. Подчиненность Корпоративного секретаря.
6.1.1. Корпоративный секретарь в своей деятельности функционально подотчетен Совету директоров в лице председателя Совета директоров, административная подчиненность Корпоративного секретаря определяется в соответствии с организационной структурой Общества, утвержденной в установленном внутренними документами Общества порядке.
6.1.2. Совет директоров рассматривает и утверждает функциональный план работы Корпоративного секретаря, отчет о работе Корпоративного секретаря, производит оценку эффективности его деятельности.
6.1.3. Полномочия Корпоративного секретаря не прекращаются в случае назначения нового состава Совета директоров и не ограничиваются его сроком полномочий.
6.2. Порядок взаимодействия Корпоративного секретаря с органами управления Общества и структурными подразделениями Общества.
6.2.1. Корпоративный секретарь осуществляет свою деятельность в тесном взаимодействии с органами управления Общества, структурными подразделениями и работниками Общества в той мере, в которой это необходимо для надлежащего осуществления им своих функций.
6.2.2. Органы управления и должностные лица Общества обязаны содействовать Корпоративному секретарю в осуществлении им своих функций.
6.2.3. Структурные подразделения и должностные лица Общества обязаны предоставлять Корпоративному секретарю запрашиваемую им в рамках своей компетенции информацию и документы.
6.3. Обо всех фактах, препятствующих соблюдению процедур, обеспечение которых относится к функциям Корпоративного секретаря, Корпоративный секретарь должен своевременно сообщать председателю Совета директоров.
7. Функции Корпоративного секретаря
7.1. К функциям Корпоративного секретаря относятся:
7.1.1. руководство структурным подразделением Общества по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря;
7.1.2. обеспечение взаимодействия Общества с Единственным акционером и участие в предупреждении корпоративных конфликтов;
7.1.3. обеспечение работы Совета директоров и Комитетов Совета директоров;
7.1.4. обеспечение хранения корпоративных документов Общества;
7.1.5. обеспечение взаимодействия Общества с органами регулирования и регистратором в рамках полномочий, закрепленных за Корпоративным секретарем;
7.1.6. обеспечение реализации установленных законодательством и внутренними документами Общества процедур, обеспечивающих реализацию прав и законных интересов Единственного акционера, и контроль за их исполнением;
7.2. В рамках взаимодействия с Единственным акционером и участия в предупреждении корпоративных конфликтов Корпоративным секретарем осуществляется:
7.2.1. организация и контроль исполнения решений (поручений) Единственного акционера (доведение решений (поручений)) до исполнителей, контроль соблюдения сроков исполнения решений (поручений), формирование сводных отчетов об исполнении решений (поручений);
7.2.2. обмен и раскрытие информации Единственному акционеру, в том числе посредством ЛК АО на МВ Портале, в рамках отведенных компетенций, а также контроль за своевременным, качественным и актуальным заполнением ЛК АО на МВ Портале структурными подразделениями Общества;
7.2.3. принятие мер, направленных на воспрепятствование злоупотреблению правами со стороны всех участников корпоративных отношений, своевременно выявление корпоративных конфликтов, принятие мер к их предотвращению и разрешению;
7.2.4. осуществление иных действий в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
7.3. В рамках обеспечения работы Совета директоров и Комитетов Совета директоров Корпоративным секретарем осуществляется:
7.3.1. сбор анкет вновь назначенных членов Совета директоров и членов Комитетов Совета директоров;
7.3.2. поддержка эффективной работы Совета директоров и Комитетов Совета директоров;
7.3.3. взаимодействие с председателем Совета директоров, членами Совета директоров, председателями Комитетов Совета директоров и членами Комитетов Совета директоров;
7.3.4. оказание содействия членам Совета директоров и членам Комитетов Совета директоров в планировании работы;
7.3.5. организация и обеспечение контроля за исполнением плана-графика работы Совета директоров (Комитетов Совета директоров);
7.3.6. координация работы Совета директоров и Комитетов Совета директоров, в том числе контроль организационного и технического обеспечения проведения заседаний Совета директоров и Комитетов Совета директоров;
7.3.7. подготовка списка лиц, участвующих в заседании Совета директоров (Комитетов Совета директоров);
7.3.8. организация и обеспечение согласования проекта повестки, даты и формы заседания Совета директоров (Комитетов Совета директоров);
7.3.9. своевременное уведомление членов Совета директоров, членов Комитетов Совета директоров и приглашенных лиц о предстоящих заседаниях Совета директоров и Комитетов Совета директоров;
7.3.10. рассылка членам Совета директоров (членам Комитетов Совета директоров) Общества материалов по вопросам повестки дня заседаний Совета директоров (Комитетов Совета директоров);
7.3.11. контроль сроков предоставления и соответствия предоставляемых материалов по вопросам повестки дня заседания Совета директоров (Комитетов Совета директоров) утвержденным в Обществе стандартам, а также принятым ранее решениям органов управления;
7.3.12. проверка кворума для проведения заседания Совета директоров Общества;
7.3.13. обеспечение предоставления членам Совета директоров, членам Комитетов Совета директоров запрашиваемой ими дополнительной информации о деятельности Общества, необходимой для выработки объективного мнения и принятия взвешенного решения в рамках компетенции Совета директоров (Комитетов Совета директоров);
7.3.14. учет и доведение до сведения участвующих в заседании членов Совета директоров информации о поступивших от отсутствующих членов Совета директоров письменных мнениях по рассматриваемым вопросам;
7.3.15. при проведении заседания Совета директоров в форме заочного голосования - подготовка бюллетеней для голосования, осуществление рассылки бюллетеней и сбора заполненных бюллетеней, а также подведение итогов голосования по вопросам повестки дня заседания Совета директоров;
7.3.16. участие в заседаниях Совета директоров и Комитетов Совета директоров, обеспечение ведения, составления и подписания протоколов заседаний Совета директоров и Комитетов Совета директоров;
7.3.17. организация хранения протоколов Совета директоров и Комитетов Совета директоров, предоставление копий протоколов, выписок из протоколов Совета директоров, удостоверение верности этих копий;
7.3.18. контроль исполнения решений (поручений) Совета директоров и Комитетов Совета директоров (доведение решений (поручений)) до исполнителей, контроль соблюдения сроков исполнения решений (поручений), формирование сводных отчетов об исполнении решений (поручений);
7.3.19. организация "введения в должность" вновь назначенных членов Совета директоров, в том числе их ознакомление с действующими в Обществе правилами деятельности Совета директоров и иных органов управления Общества, процедурами Общества и его внутренними документами, с организационной структурой Общества, организация встреч с членами Правления Общества и иными ключевыми руководящими работниками Общества;
7.3.20. консультирование членов Совета директоров (членов Комитетов Совета директоров) по вопросам корпоративного права и управления;
7.3.21. незамедлительное информирование Совета директоров обо всех выявленных нарушениях законодательства Российской Федерации, а также положений внутренних документов Общества;
7.3.22. подготовка ежегодных отчетов о деятельности Совета директоров, Комитетов Совета директоров, в том числе для целей включения в годовой отчет.
7.4. По вопросам обеспечения хранения корпоративных документов Общества Корпоративным секретарем осуществляется:
7.4.1. контроль организации хранения документов Общества, предусмотренных законодательством Российской Федерации, Уставом , внутренними документами Общества, решениями органов управления Общества;
7.4.2. организация подготовки, актуализации и раскрытия информации по вопросам корпоративного управления, касающимся деятельности Совета директоров и Комитетов Совета директоров, размещаемой на официальном сайте Общества в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (https://www.pochta.ru/);
7.4.3. содействие в осуществлении контроля за соблюдением требований Федерального закона от 27.07.2010 N 224-ФЗ "О противодействии неправомерному использованию инсайдерской информации и манипулированию рынком и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" в рамках компетенций, определенных настоящим Положением;
7.4.4. участие в подготовке списков аффилированных, взаимосвязанных и взаимозависимых лиц Общества, составление отчетности по таким лицам в рамках компетенций, определенных настоящим Положением;
7.4.5. осуществление сбора информации о членах Совета директоров и исполнительных органах Общества, их аффилированных лицах в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации;
7.4.6. организация работы в ЛК АО на МВ Портале, на иных информационных ресурсах органов государственной власти в целях обеспечения контроля за актуальностью, размещенной на них информации об Обществе;
7.4.7. осуществление анализа информации, полученной от структурных подразделений Общества, его подконтрольных организаций, а также иных аффилированных лиц Общества, с целью выявления и мониторинга рисков в сфере корпоративных отношений;
7.4.8. содействие в обеспечении сохранности конфиденциальной информации, относящейся к деятельности Общества и не подлежащей раскрытию;
7.4.9. соблюдение режима секретности (защиты информации), установленной Обществом в отношении его деятельности, а также деятельности членов Совета директоров, членов Правления, работников и контрагентов Общества;
7.4.10. соблюдение принципа неразглашения конфиденциальной информации третьим лицам (за исключением случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации);
7.4.11. принятие мер по неразглашению конфиденциальной информации в ходе любого информационного обмена, в котором принимает участие Корпоративный секретарь.
7.5. По вопросам обеспечения взаимодействия Общества с органами регулирования и регистратором в рамках полномочий, закрепленных за Корпоративным секретарем, Корпоративный секретарь осуществляет:
7.5.1. представление регистратору Общества информации и документов;
7.5.2. подготовка ответов на запросы и обращения уполномоченных органов власти и организаций, а также иных лиц по вопросам корпоративного управления;
7.5.3. взаимодействие с органами регулирования и регистратором.
7.6. По вопросам обеспечения реализации установленных законодательством и внутренними документами Общества процедур, обеспечивающих реализацию прав и законных интересов Единственного акционера и контроль за их исполнением, Корпоративный секретарь осуществляет:
7.6.1. проведение проверок соблюдения требований законодательства Российской Федерации и внутренних документов Общества при осуществлении корпоративных процедур, подготовка отчетов (заключений) по результатам таких проверок;
7.6.2. инициирование предоставления должностными лицами Общества объяснений по фактам выявленных нарушений, а также совершения действий, направленных на исправление таких нарушений;
7.6.3. информирование председателя Совета директоров обо всех выявленных нарушениях; вынесение вопросов, связанных с такими нарушениями, на рассмотрение Совету директоров.
7.7. На Корпоративного секретаря возлагается также выполнение иных функций, а именно:
7.7.1. при осуществлении страхования ответственности членов органов управления и должностных лиц Общества участие в организации указанной процедуры;
7.7.2. любые другие вопросы, имеющие отношение к реализации функций и выполнению задач, возложенных на Корпоративного секретаря.
8. Права и обязанности Корпоративного секретаря
8.1. Корпоративный секретарь осуществляет свои права и исполняет обязанности в соответствии с гражданским и трудовым законодательством Российской Федерации, должностной инструкцией, настоящим Положением и другими локальными нормативными и организационно-распорядительными актами Общества.
8.2. Корпоративный секретарь должен действовать в интересах Общества, осуществлять свои права и исполнять обязанности в отношении Общества добросовестно и разумно.
8.3. Корпоративный секретарь вправе:
8.3.1. осуществлять взаимодействие с Единственным акционером в части функций, указанных в разделе 7 настоящего Положения, председателем Совета директоров, председателями Комитетов Совета директоров, членами Совета директоров, членами Комитетов Совета директоров;
8.3.2. в пределах своей компетенции выносить вопросы на рассмотрение Совета директоров и Комитетов Совета директоров;
8.3.3. принимать меры для неукоснительного соблюдения должностными лицами и работниками Общества законодательства Российской Федерации, Устава и внутренних документов Общества по вопросам, относящимся к компетенции Корпоративного секретаря;
8.3.4. запрашивать у должностных лиц и работников Общества устных и письменных объяснений по выявленным фактам нарушения норм законодательства Российской Федерации, Устава и внутренних документов Общества, а также требовать устранения допущенных нарушений;
8.3.5. запрашивать и получать от должностных лиц и работников Общества, руководителей структурных подразделений Общества информацию и документы, необходимые для выполнения возложенных на него задач, в том числе посредством электронной почты, а указанные лица обязаны предоставить запрашиваемую информацию в срок с учетом даты и времени проведения данного корпоративного мероприятия (заседания);
8.3.6. осуществлять действия, необходимые для контроля за исполнением решений, принятых Единственным акционером и Советом директоров;
8.3.7. запрашивать у органов управления Общества и работников Общества отчеты о ходе выполнения решений Единственного акционера, Совета директоров, а также Комитетов Совета директоров, и, при необходимости, запрашивать предоставление объяснений о причинах неисполнения решений;
8.3.8. запрашивать информацию у регистратора Общества в объеме, установленном законодательством Российской Федерации или договором с регистратором, контролировать соблюдение требований законодательства Российской Федерации о ведении реестра акционеров;
8.3.9. составлять и подписывать выписки из протоколов заседаний Совета директоров;
8.3.10. проставлять отметки о приеме корреспонденции и обращений от Единственного акционера, членов Совета директоров с указанием даты и времени поступления в Общество соответствующих документов;
8.3.11. по решению Совета директоров или Комитетов Совета директоров привлекать сторонних экспертов и консультантов;
8.3.12. требовать от органов управления Общества и работников Общества прекращения действий, приводящих к возникновению (возможности возникновения) корпоративных конфликтов, с одновременным информированием о данном факте председателя Совета директоров.
8.4. Корпоративный секретарь Общества обязан:
8.4.1. выполнять надлежащим образом определенные настоящим Положением функции;
8.4.2. строго соблюдать в своей деятельности нормы и требования законодательства Российской Федерации, Устава и внутренних документов Общества;
8.4.3. при решении возникающих вопросов исходить из приоритета соблюдения интересов Единственного акционера и Общества;
8.4.4. присутствовать на заседаниях Совета директоров и Комитетов Совета директоров;
8.4.5. исполнять поручения Совета директоров и председателя Совета директоров;
8.4.6. систематически (на ежеквартальной основе) отчитываться о своей деятельности перед Советом директоров Общества;
8.4.7. незамедлительно информировать Совет директоров о возникновении ситуаций, создающих угрозу нарушения норм законодательства Российской Федерации, прав Единственного акционера и возникновения корпоративного конфликта;
8.4.8. незамедлительно информировать председателя Совета директоров о возникновении (возможности возникновения) конфликта интересов Корпоративного секретаря;
8.4.9. осуществлять руководство деятельностью работников подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря и иных лиц, находящихся в его функциональном подчинении;
8.4.10. своевременно принимать надлежащие меры по предупреждению и разрешению корпоративных конфликтов;
8.4.11. систематически повышать собственную квалификацию, поддерживать профессиональное взаимодействие с другими корпоративными секретарями, профессиональным сообществом по вопросам корпоративного управления, а также представлять Общество по вопросам деятельности Корпоративного секретаря (по согласованию с председателем Совета директоров);
8.4.12. обеспечивать размещение и поддержание в актуальном состоянии информации об Обществе в ЛК АО на МВ Портале;
8.4.13. вести учет и хранить входящую документацию и исходящую документацию Совета директоров;
8.4.14. не разглашать и не использовать в личных интересах и интересах третьих лиц ставшую ему известной, при исполнении своих функций, конфиденциальную информацию и иную существенную непубличную (инсайдерскую) информацию об Обществе, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества.
9. Подразделение по обеспечению деятельности
Корпоративного секретаря
9.1. По решению Совета директоров может быть создано подразделение по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря. Конкретное наименование подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря определяется в соответствии с организационной структурой Общества, утвержденной в установленном внутренними документами Общества порядке.
9.2. Количественный состав и структура подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря определяются и изменяются в соответствии с решением Совета директоров.
9.3. Подразделение по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря является структурным подразделением Общества, основной функцией которого является обеспечение эффективного исполнения Корпоративным секретарем своих должностных обязанностей.
9.4. Корпоративный секретарь осуществляет общее руководство подразделением по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря.
9.5. Корпоративный секретарь участвует в подборе кандидатов на должности работников в состав подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря, распределяет обязанности между работниками подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря, участвует в согласовании их должностных инструкций.
9.6. Работники подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря назначаются на должность и освобождаются от должности приказом Генерального директора.
9.7. Работники подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря подотчетны и подчинены Корпоративному секретарю.
9.8. Работники подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря осуществляют исполнение своих функций и действуют в соответствии с трудовыми договорами и должностными инструкциями, подготовленными на основании настоящего Положения.
9.9. При временном отсутствии Корпоративного секретаря его функции выполняет один из работников подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря, который назначается Советом директоров.
10. Порядок выплаты вознаграждения Корпоративному секретарю
и работникам подразделения по обеспечению деятельности
Корпоративного секретаря
10.1. Размер вознаграждения Корпоративного секретаря (порядок его определения), а также условия, порядок и сроки его выплаты определяются в соответствии с локальными нормативными актами Общества в области оплаты труда. Указанные положения включаются в трудовой договор (дополнительное соглашение к трудовому договору), заключаемый с Корпоративным секретарем, условия которого утверждаются Советом директоров.
10.2. Оплата труда и премирование работников подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря осуществляется в соответствии с действующей в Обществе системой оплаты труда.
10.3. Корпоративный секретарь участвует в определении ключевых показателей эффективности деятельности и их целевых значений для работников подразделения по обеспечению деятельности Корпоративного секретаря.
11. Ответственность Корпоративного секретаря
11.1. Корпоративный секретарь несет дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и иную ответственность в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
11.2. Корпоративный секретарь несет ответственность перед Обществом за убытки, причиненные Обществу его виновными действиями (бездействием), если иные основания и размер ответственности не установлены Федеральными законами.
11.3. Корпоративный секретарь несет ответственность за неправомерное разглашение любых сведений, составляющих коммерческую тайну Общества, а также иной конфиденциальной информации.
11.4. Корпоративный секретарь несет ответственность за несоблюдение формата и сроков предоставления материалов к заседаниям Совета директоров в соответствии с внутренними документами Общества.
11.5. Корпоративный секретарь несет ответственность за надлежащее осуществление функций, определенных настоящим Положением.
12. Раскрытие информации о Корпоративном секретаре
12.1. Сведения о Корпоративном секретаре размещаются на официальном сайте Общества в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (https://www.pochta.ru/), а также раскрываются в годовом отчете Общества в том же объеме, что и объем сведений, предусмотренных для раскрытия в отношении членов Совета директоров и исполнительных органов Общества.
12.2. Указанные сведения раскрываются Обществом с соблюдением требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".
13. Заключительные положения
13.1. В случае если в результате изменения законодательства Российской Федерации и (или) Устава отдельные нормы Положения вступают с ними в противоречие, необходимо руководствоваться соответственно положениями законодательства Российской Федерации и (или) Уставом.
13.2. Решения о внесении изменений/дополнений в Положение, об утверждении Положения в новой редакции либо о признании Положения утратившим силу принимаются Советом директоров.