Утверждена
распоряжением ФНПР
от 16 июля 2002 г. N 124
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧРЕЖДЕНИИ ОБЩЕСТВЕННОГО ОБЪЕДИНЕНИЯ
"АППАРАТ ФЕДЕРАЦИИ НЕЗАВИСИМЫХ ПРОФСОЮЗОВ РОССИИ"
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Инструкция по делопроизводству определяет порядок работы с документами в учреждении общественного объединения "Аппарат Федерации Независимых Профсоюзов России" < * > . Инструкция составлена с учетом основных положений Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, изданной в 2001 году.
< * > Далее - Аппарат ФНПР.
Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Правила ведения секретного делопроизводства и делопроизводства по документам с грифом "для служебного пользования" регламентируются специальными инструкциями.
Ответственность за организацию, состояние делопроизводства, обеспечение сохранности документов в основных структурных подразделениях Аппарата ФНПР < * > и своевременную передачу их в Архив ФНПР < ** > возлагается на их руководителей.
< * > Далее - подразделения.
< ** > Далее - Архив.
1.2. Ведение делопроизводства в секретариатах Председателя ФНПР, заместителей Председателя ФНПР, Руководителя Аппарата ФНПР возлагается на референтов, в подразделениях - на одного из работников, ответственного за делопроизводство, по определению руководителя.
1.3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением настоящей Инструкции в Аппарате ФНПР осуществляются Общим отделом Аппарата ФНПР < *** > и Архивом в соответствии с должностными обязанностями их сотрудников.
< *** > Далее - Общий отдел.
Общий отдел (группа Архива) систематически проверяет состояние делопроизводства в подразделениях, о результатах проверок информирует их руководителей и докладывает руководству ФНПР, организует повышение квалификации работников, ответственных за делопроизводство.
1.4. При работе с документами, поступившими в Аппарат ФНПР, не разрешается вносить в них исправления и работать с ними вне служебных помещений. Сведения, содержащиеся в служебных документах, не подлежат разглашению.
1.5. С содержанием документов, поступивших в Аппарат ФНПР из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, аппаратов Федерального Собрания Российской Федерации, министерств, ведомств, должны быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.
1.6. Перед уходом в отпуск, выездом в командировку сотрудники подразделений обязаны передать через ответственных за делопроизводство находящиеся у них на исполнении (на контроле) документы другому сотруднику по указанию руководителя подразделения.
1.7. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение сотрудник обязан сдать все числящиеся за ним документы ответственному за делопроизводство подразделения.
1.8. Об утрате документа немедленно докладывается руководителю подразделения и сообщается в Общий отдел.
Руководителем подразделения назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Руководитель Аппарата ФНПР.
1.9. Передача документов, их копий из подразделений Аппарата ФНПР работникам других организаций допускается только с письменного разрешения руководителей подразделений.
1.10. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
1.11. Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляется Центром общественных связей Аппарата ФНПР, а в отдельных случаях - по разрешению (указанию, поручению) Председателя ФНПР, заместителей Председателя ФНПР.
1.12. Руководители подразделений обязаны ознакомить с настоящей Инструкцией каждого сотрудника.
Сотрудники Аппарата ФНПР несут персональную ответственность за соблюдение требований Инструкции и сохранность находящихся у них документов.
2. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
2.1. Прием поступающей корреспонденции
2.1.1. Поступающая в Аппарат ФНПР корреспонденция принимается:
группой служебной корреспонденции и писем Общего отдела;
спецчастью Общего отдела;
Международным отделом.
После окончания рабочего дня, в выходные и праздничные дни прием корреспонденции производит ответственный дежурный ФНПР.
2.1.2. В случае получения руководством, работниками Аппарата ФНПР писем при посещении ими предприятий, организаций или приеме граждан эти письма передаются в группу служебной корреспонденции и писем Общего отдела не позднее следующего рабочего дня с указанием даты сдачи документа (кроме Международного отдела Аппарата ФНПР).
2.1.3. Поступившая корреспонденция в группах и подразделениях, указанных в п. 2.1.1 , вскрывается (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность адресования документов, наличие перечисленных в них приложений, соответствие номеров документов номерам, указанным на пакете (конверте), наличие повреждений и т.д.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
2.1.4. При значительном повреждении пакетов и бандеролей они возвращаются в отделение связи для составления акта.
2.1.5. Ошибочно поступившие документы пересылаются адресату или возвращаются отправителю сотрудниками, осуществляющими первичную обработку документов.
2.1.6. Корреспонденция, не подлежащая централизованной регистрации, поступает непосредственно в подразделения Аппарата ФНПР:
сообщения о заседаниях и совещаниях;
статистические отчеты, финансовые документы всех видов;
протоколы коллегиальных органов;
телеграммы о командировании;
информационно-справочные документы (включая информации по запросам);
периодические издания (книги, газеты, журналы, сводки, обзоры);
поздравительные открытки, телеграммы.
2.2. Регистрация документов
2.2.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
2.2.2. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.
2.2.3. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из администраций Президента и Правительства Российской Федерации, распоряжения ФНПР, распоряжения ФНПР по личному составу, распоряжения Аппарата ФНПР, распоряжения Аппарата ФНПР по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.
2.2.4. Регистрация поступивших документов производится в Общем отделе с вводом информации о них в электронную базу данных. На зарегистрированных документах в правом верхнем углу проставляется нумератором регистрационный штамп с указанием номера и даты поступления документа, на них заполняются электронные регистрационные карточки (ЭРК) (Приложение N 1) .
2.2.5. При регистрации поступившего документа в электронную регистрационную карточку вводятся следующие реквизиты:
наименование организации (автора или корреспондента);
наименование вида документа;
дата и регистрационный номер, присвоенный автором документа;
дата и индекс поступления;
индекс региона;
заголовок к тексту (краткое содержание вопроса);
резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
срок исполнения документа;
отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
куда направлено письмо;
исполнитель;
контроль;
первичное или повторное.
Правила заполнения основных реквизитов ЭРК представлены в Приложении N 2 .
2.2.6. При поступлении повторных документов по тем же вопросам работник, регистрирующий документ, указывает на карточке номера и даты ранее поступивших по этому вопросу документов и дел, в которые они подшиты.
2.2.7. Информация о зарегистрированных документах передается из электронной базы данных Общего отдела в электронные базы данных соответствующих подразделений по локальной сети.
2.2.8. В целях оперативного поиска документов всем общероссийским профсоюзам - членским организациям ФНПР, подразделениям Аппарата ФНПР, а также организациям ФНПР присваиваются цифровые индексы (Приложение N 3) .
2.2.9. По письменным и устным обращениям граждан, по документам служебной корреспонденции в Общем отделе ведутся картотеки учета регистрационных карточек документов и выдаются справки о прохождении этих документов.
Данные о зарегистрированных документах хранятся в базе данных компьютера Общего отдела 3 года.
2.2.10. Все вновь выдаваемые доверенности на право управления (или распоряжения) имуществом ФНПР регистрируются в Отделе профсоюзного имущества Аппарата ФНПР (распоряжение ФНПР от 20.03.2002 N 44 "О порядке учета доверенностей на управление имуществом ФНПР").
2.3. Передача документов на рассмотрение и исполнение
2.3.1. Письма по проблемам, затрагивающим коллективные интересы трудящихся или отдельных социальных групп населения и требующим принятия мер со стороны Федерации, докладываются Общим отделом Председателю ФНПР, заместителям Председателя ФНПР и исполняются по их поручениям. В таком же порядке рассматриваются запросы и обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, руководителей членских организаций ФНПР, членов Генерального Совета ФНПР.
В подразделения Аппарата ФНПР или организации ФНПР, в общероссийские профсоюзы, территориальные объединения организаций профсоюзов направляются письма по вопросам, входящим в их компетенцию.
2.3.2. Передача документов на рассмотрение руководству ФНПР, подразделениям Аппарата ФНПР производится, как правило, не позднее следующего дня после поступления.
2.3.3. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник направляется ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, которому предоставляется право созыва других исполнителей для подготовки всех необходимых документов.
2.3.4. Если по объективным причинам исполнение документа невозможно в установленный срок, то ответственный исполнитель не менее чем за два дня до истечения срока должен получить разрешение соответствующего руководителя на продление срока исполнения с сообщением об этом в Общий отдел.
2.3.5. Документ передается на исполнение после переноса текста резолюции на регистрационную (учетную) карточку и получения расписки в ней исполнителя.
2.3.6. Передача регистрационной карточки с резолюцией руководства ФНПР подразделениям-исполнителям осуществляется по локальной сети через компьютер Общего отдела.
2.3.7. Поступившие в подразделения Аппарата ФНПР электронные карточки учитываются работником, ответственным за делопроизводство, и вместе с документами передаются на рассмотрение руководству подразделения.
2.3.8. Передача документов из одного подразделения в другое (с обязательной отметкой в карточке) производится только с разрешения автора резолюции с регистрационной (учетной) карточкой через Общий отдел.
2.4. Особенности регистрации, рассмотрения и исполнения
предложений, заявлений и жалоб граждан
2.4.1. В Общем отделе проводится:
проверка поступивших писем на повторность обращения (письменному обращению, поступившему повторно от одного и того же заявителя в течение года, присваивается номер предыдущего письма и проставляется дата поступления);
контроль и отправка ответов на письма, по которым даны поручения руководителями ФНПР, а также на запросы и обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации.
2.4.2. В подразделениях Аппарата ФНПР письма граждан рассматриваются в срок до одного месяца, а не требующие дополнительного изучения и проверки - в срок не более 15 дней со дня их поступления. Письма по вопросам, не относящимся к ведению Федерации, направляются по принадлежности не позднее чем в 5-дневный срок, о чем информируется заявитель.
Примечание. В случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных документов и принятие других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть продлены Председателем ФНПР, заместителями Председателя ФНПР, но не более чем на один месяц, с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу.
2.4.3. В случаях, когда к заявлениям и жалобам граждан прилагаются подлинные документы (удостоверения, трудовые книжки, больничные листки и т.п.), они возвращаются автору с указанием перечня приложения в тексте письма-ответа заказной почтой с уведомлением о вручении.
2.5. Контроль исполнения документов
2.5.1. Контроль исполнения документов включает:
постановку на контроль;
установление сроков исполнения документа;
проверку своевременного доведения документа до исполнителя и хода исполнения (до исполнителя документ должен быть доведен не позднее 1 дня с момента его регистрации, см. п. 2.5.9 );
снятие с контроля;
направление исполненного документа в дело;
учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов;
информирование руководства ФНПР.
2.5.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, включенные в Примерный перечень (Приложение N 4) .
2.5.3. Контроль и ответственность за своевременное и качественное исполнение документов возлагается на руководителей подразделений Аппарата ФНПР.
2.5.4. Контроль за сроками исполнения документов, указанных в Примерном перечне, осуществляется Общим отделом, в секретариатах Председателя ФНПР, заместителей Председателя ФНПР - референтами, а в подразделениях Аппарата ФНПР - работниками, ответственными за ведение делопроизводства.
2.5.5. Общий отдел:
осуществляет контроль за своевременным исполнением секретариатами руководства ФНПР и Аппарата ФНПР, подразделениями Аппарата ФНПР и организациями ФНПР постановлений Генерального Совета ФНПР и Исполкома ФНПР, распоряжений и поручений руководства ФНПР и Руководителя Аппарата ФНПР, планов работы Аппарата ФНПР и ежемесячно информирует руководство ФНПР о ходе и результатах их выполнения;
анализирует представленную в Аппарат ФНПР информацию о ходе выполнения взятых на контроль документов и в случае необходимости (по поручению руководства ФНПР) запрашивает у подразделений Аппарата ФНПР и организаций ФНПР дополнительные документы.
2.5.6. Для осуществления контроля за документами, указанными в п. 2.5.5 , Общий отдел на каждый документ заполняет в двух экземплярах контрольную карточку ( Приложения N 5 , 6 , 7 ).
В контрольной карточке указываются название документа, содержание поручения, исполнители и сроки исполнения. Один экземпляр контрольной карточки остается в Общем отделе, а второй направляется в соответствующие подразделения Аппарата ФНПР, организации ФНПР, руководители которых определяют ответственного за исполнение поручения, о чем в контрольной карточке делается соответствующая отметка.
Исполнители вносят в контрольную карточку сведения о проделанной работе по исполнению документа, а также сведения о передаче документа от одного работника к другому, изменения сроков исполнения и снятии его с контроля.
Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.
2.5.7. Сроки исполнения документов указываются в самом документе или устанавливаются резолюцией руководителя.
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из высших органов государственной власти и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;
- по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения; по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) - не позднее чем через 30 дней со дня получения;
- по проектам постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, поступившим на согласование, - до 10 дней;
- по письмам Министерства иностранных дел без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;
- по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки, - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.
При необходимости исполнения отдельных пунктов в различные сроки по каждому из них определяется свой срок исполнения.
Для обобщения головным исполнителем информации о выполнении постановлений руководящих органов Федерации дается до 15 дней после установленного срока представления документов всеми исполнителями. Обобщенную информацию представляет подразделение Аппарата ФНПР, указанное в поручении первым.
2.5.8. При необходимости продления срока исполнения документа мотивированные предложения по этому вопросу вносятся руководству ФНПР в письменной форме не позднее 3-х дней до истечения этого срока.
2.5.9. Началом срока исполнения считается день регистрации документа, за исключением постановлений (решений), началом срока исполнения которых является дата заседания, если не указан другой срок.
2.5.10. Документ считается исполненным лишь после решения поставленных в нем вопросов и направления соответствующего ответа. В случаях, когда вопрос был решен устно, отметка об исполнении делается на самом документе и контрольной карточке.
2.5.11. После исполнения документ снимается с контроля. Снять документ с контроля может только то должностное лицо (или служба), которое поставило его на контроль; при этом на документе и карточке делается отметка о снятии с контроля. Документ снимается с контроля в Общем отделе при поступлении регистрационной карточки из соответствующего подразделения Аппарата ФНПР.
Подразделения Аппарата ФНПР обеспечивают оперативное внесение в электронные регистрационные карточки информации о ходе исполнения контролируемых документов и поручений.
2.5.12. Основанием для снятия с контроля документов Общим отделом являются:
постановления Генерального Совета ФНПР и Исполкома ФНПР;
распоряжения Председателя ФНПР, заместителей Председателя ФНПР, Руководителя Аппарата ФНПР;
записки, справки об исполнении с визой руководства ФНПР, с приложением оригинала документа, если он находился на контроле в спецчасти;
документы, направленные руководством Федерации в соответствующие государственные и общественные органы.
Вопросы, предусмотренные планом работы Федерации для рассмотрения на заседаниях Генерального Совета ФНПР и Исполкома ФНПР, могут быть сняты с исполнения или же перенесены сроки их исполнения только по решению Председателя ФНПР.
Подлинники записок, справок, на основании которых документ снят с контроля, контрольные карточки хранятся в течение трех лет в Общем отделе.
2.5.13. Сведения об исполнении документа с указанием номера дела, в которое он подшит, переносятся на карточки работником, отвечающим за ведение делопроизводства в подразделении Аппарата ФНПР.
2.5.14. Руководители подразделений Аппарата ФНПР самостоятельно определяют порядок контроля в своих подразделениях, обеспечивающий исполнение документа в назначенный срок.
2.5.15. Общий отдел представляет руководству ФНПР справку о ходе исполнения находящихся на контроле документов по состоянию на начало каждого месяца:
писем, заявлений и жалоб граждан, служебной корреспонденции;
постановлений Генерального Совета ФНПР и Исполкома ФНПР, плана работы Аппарата ФНПР, распоряжений и поручений руководства ФНПР и Руководителя Аппарата ФНПР.
2.5.16. По итогам работы за год Общий отдел составляет отчет о поступлении и прохождении по Аппарату ФНПР документов с анализом их исполнения (Приложение N 8) .
2.6. Учет количества документов
2.6.1. Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются Общим отделом и представляются руководству.
2.6.2. За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при размножении. Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно.
Учет количества документов может проводиться в целом по Аппарату ФНПР и по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (Приложение N 9) . По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж (цифры проставляются через косую черту или в отдельных графах).
3. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
К ЗАСЕДАНИЯМ ГЕНЕРАЛЬНОГО СОВЕТА ФНПР И ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО
КОМИТЕТА ФНПР. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯЖЕНИЙ
РУКОВОДСТВА ФНПР И РУКОВОДИТЕЛЯ АППАРАТА ФНПР
3.1. Подготовка документов к заседаниям Генерального Совета ФНПР и Исполкома ФНПР производится в соответствии с Регламентом, утвержденным Постановлением Генерального Совета ФНПР от 13.03.2002 N 2-4 "О внесении изменений и дополнений в Регламент Генерального Совета ФНПР и его Исполкома".
3.2. Подготовка распоряжений руководства ФНПР и Руководителя Аппарата ФНПР производится по вопросам, определенным Уставом ФНПР, Уставом УОО "Аппарат ФНПР", распоряжением ФНПР от 22.04.2002 N 71 "О распределении обязанностей между Председателем ФНПР, заместителями Председателя ФНПР и Руководителем Аппарата ФНПР". Порядок их подготовки должен соответствовать п. 2.2.12 Регламента Исполкома ФНПР.
4. ПОДГОТОВКА, ОФОРМЛЕНИЕ И ПРЕДСТАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
К ЗАСЕДАНИЯМ ПОСТОЯННЫХ КОМИССИЙ ГЕНЕРАЛЬНОГО СОВЕТА ФНПР
4.1. Проекты повесток заседаний постоянных комиссий формируются секретарями ФНПР на основании предложений руководства ФНПР, членов комиссии и членских организаций ФНПР.
4.2. Документы к заседаниям постоянных комиссий готовят работники обслуживающих их подразделений Аппарата ФНПР.
Они же оповещают членов постоянных комиссий и лиц, приглашенных на заседание, о дате, времени и месте заседания.
4.3. Принятые решения и протоколы заседания подписываются председателем постоянной комиссии или его заместителем, председательствовавшим на заседании, и направляются членам комиссии.
4.4. Учет, хранение протоколов заседаний, решений и других документов постоянных комиссий осуществляется лицом, ответственным за организацию делопроизводства в соответствующем подразделении.
Копии протоколов заседаний постоянных комиссий представляются в Общий отдел. Подлинники протоколов заседаний постоянных комиссий по истечении установленных сроков хранения передаются в Архив.
5. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ РЕШЕНИЙ, ПРИНЯТЫХ
НА СОВЕЩАНИЯХ У РУКОВОДСТВА ФНПР
5.1. В начале каждой недели у Председателя ФНПР, а в его отсутствие - заместителя Председателя ФНПР, на которого возложено исполнение его обязанностей, проводятся оперативные совещания с участием заместителей Председателя ФНПР, Руководителя Аппарата ФНПР, секретарей ФНПР, руководителей подразделений Аппарата ФНПР для подведения итогов прошедшей недели и обсуждения основных задач на предстоящую неделю.
5.2. Проведение оперативных совещаний, регистрацию участников организует Общий отдел.
5.3. Документирование оперативных совещаний у руководства ФНПР осуществляется также Общим отделом, протоколы рассылаются всем участникам совещаний. Выполнение включенных в протокол поручений берется на контроль. О результатах выполнения поручений накануне очередного совещания информируются руководители ФНПР. Сведения о выполнении поручений с длительным сроком исполнения и о невыполненных по разным причинам поручениях Общим отделом периодически представляются руководству ФНПР до их снятия с контроля.
5.4. Совещания у Председателя ФНПР, заместителей Председателя ФНПР проводятся и по отдельным конкретным вопросам деятельности Федерации.
Созыв этих совещаний проводится секретариатами соответствующих руководителей или по их поручению подразделениями, ведущими эти направления работы.
Оформление результатов этих совещаний отдельными протоколами необязательно, но учет и контроль за выполнением данных на совещаниях поручений ведут подразделения по своим направлениям работы или же секретариаты соответствующих руководителей ФНПР.
6. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И РАЗМНОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
6.1. Правила оформления документов
6.1.1. Документы, подготовленные в Аппарате ФНПР и направляемые в другие учреждения и организации, а также отдельным гражданам, печатаются на бланках установленной формы и должны иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (Приложение N 10) .
Виды бланков и порядок их использования утверждены распоряжением ФНПР от 9 июля 1997 г. N 211 "Об образцах бланков Федерации Независимых Профсоюзов России и Аппарата ФНПР".
6.1.2. При подготовке документов следует применять текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman Cyr размером N 14.
6.1.3. Служебные письма.
Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм). При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
6.1.4. Все документы готовятся в подразделениях Аппарата ФНПР с использованием компьютерной техники. Исполнитель должен представить документ (постановление, распоряжение и т.д.) в отпечатанном виде и на магнитном носителе (дискете). При этом принимаются документы в формате текстового редактора Microsoft Word.
При изменении текстового редактора Общий отдел своевременно информирует об этом подразделения Аппарата ФНПР и организации ФНПР. На готовых документах проставляется наименование файла.
6.1.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа.
Например: "ФНПР считает...".
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документ, являющийся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д. Не рекомендуется применять сокращения наименований организаций, слов и словосочетаний за исключением общепринятых, таких как ФНПР, ВКП, МОТ и т.д.
6.1.6. Заголовок к тексту документа.
Заголовок составляется к любому документу, если объем текста превышает 7 строк. Заголовок должен быть кратким, точно отражать содержание документа и формулироваться в виде ответа на вопрос "О чем?", "Об изменении...", "О выделении...", "Об отмене..." и т.п. Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется.
Примечание. К распорядительным документам (постановлениям и распоряжениям) заголовок составляется независимо от объема текста.
6.1.7. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, отчет, положение) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (20 апреля 2002 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (20.04.2002).
6.1.8. Подпись документа.
Документы, направляемые в федеральные органы представительной и судебной власти, в членские организации, подписываются Председателем ФНПР или по его поручению заместителями Председателя ФНПР.
Документы, направляемые сторонним организациям и гражданам, подписываются заместителями Председателя ФНПР, руководителем Аппарата ФНПР, секретарями ФНПР, руководителями основных структурных подразделений.
В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, полное наименование подразделения (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: "и.о.", "зам."). Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, а лицами, равными по должности, но представляющими разные организации, подписи располагают на одном уровне. При подписании документа, составленного комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение их обязанностей в составе комиссии.
Например:
Председатель И.В. Петров Члены комиссии: К.А. Антонов, И.С. Барляев (и т.д. в алфавитном порядке)6.1.9. Адресование документа.
Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже:
Например: Московская федерация профсоюзов Отдел охраны трудаПри направлении документа руководителю организации или структурного подразделения наименование организации и подразделения входит в состав наименования должности адресата и указывается в дательном падеже, инициалы адресата пишутся перед фамилией:
Например: Московская федерация профсоюзов Заведующему отделом охраны труда А.И. Петрову Например: Начальнику Управления административными зданиями ФНПР Д.Е. ЛегчилинуПри массовом адресовании документа в однородные организации адресат обозначается обобщенно:
Например: Руководителям членских организаций ФНПРВ состав реквизита "Адресат" должен входить также почтовый адрес:
Например: Воронежский машиностроительный завод Профсоюзный комитет 441200, г. Воронеж, ул. Садовая, 17Если документ адресован физическому лицу, то сначала следует указывать инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес:
Например: И.В. Николаевой ул. Яблочковой, д. 8, кв. 15 г. Санкт-Петербург, 197049Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в государственные учреждения, а также постоянным корреспондентам, для которых имеются заготовленные конверты с соответствующими адресами. На одном исходящем документе не должно быть более четырех адресов. При адресовании документа более чем в четыре адреса составляется список (разнарядка) рассылки документов.
Возможно составление списка рассылки документа на оборотной стороне последнего листа документа, остающегося в деле. Если организациям, указанным в списке рассылки, необходимо сообщить о том, каким адресатам направлен данный документ, то такая информация дается в конце документа.
6.1.10. Согласование документа.
Согласование документа является формой рассмотрения вопросов, содержащихся в проекте документа, всеми заинтересованными подразделениями и работниками.
Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату. Виза проставляется в нижней части лицевой стороны последней страницы подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются также на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Например:
Замечания прилагаются Заведующий Правовым отделом ______________ ______________________________________________ дата личная подпись инициалы, фамилияСогласование таких видов документов, как положения, инструкции, правила может оформляться грифом согласования, который проставляется на последней странице документа ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Гриф согласования включает в себя следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личную подпись, инициалы и фамилию лица, с которым документ согласовывается, дату согласования. Слово СОГЛАСОВАНО печатают прописными буквами без кавычек.
Например:
СОГЛАСОВАНО Председатель Профсоюза работников здравоохранения Российской Федерации ______________ ______________________________________________ дата личная подпись инициалы, фамилияПри наличии нескольких грифов согласования их располагают на одном уровне или один под другим.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
6.1.11. Утверждение документа.
Документ может быть утвержден конкретным лицом или распорядительным документом (постановлением, распоряжением и др.).
В первом случае гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, включая наименование организации, личной подписи, ее расшифровки и даты; во втором - из слова УТВЕРЖДЕНО, названия вида документа, его даты и номера. Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО печатаются прописными буквами без кавычек. Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Например: УТВЕРЖДАЮ Председатель ФНПР ______________________________________ личная подпись инициалы, фамилия УТВЕРЖДЕНО распоряжением ФНПР от 15.03.2002 N 51Если документ утверждается руководителями нескольких организаций, то грифы утверждения располагаются на одном уровне.
6.1.12. Резолюция.
В резолюции, как правило, должны быть указаны: фамилия и инициалы исполнителя(ей), содержание поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дата подписания.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Резолюция может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Последующие резолюции необходимы только тогда, когда в них уточняется порядок исполнения документа.
6.1.13. Отметка об исполнителе.
Отметка об исполнителе документа проставляется в левом нижнем углу лицевой стороны последнего листа подлинника документа.
Отметка включает фамилию исполнителя, номер его телефона, например:
Смирнова
119-22-14
На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.
6.1.14. Отметка об исполнении документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении, или, при наличии такого документа, ссылку на его дату и номер; отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ; дату, подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.
Все отметки о прохождении и исполнении документа фиксируются как в электронной регистрационной, так и в контрольной карточках.
6.1.15. Оформление приложений к документу. Приложение, названное в тексте документа, указывается по следующей форме:
Приложение: на... л. в... экз.
Если приложение не названо в тексте, то дается его наименование:
Приложение: справка о согласовании проекта стандарта на... л. в... экз. Приложения: 1. Справка о согласовании проекта стандарта на 5 л. в 1 экз. 2. Отзывы по проекту стандарта на 3 л. в 1 экз.Если документ направляется в несколько адресов, а приложение высылается не во все эти адреса, то указывается, в какой адрес оно направляется:
Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.
Каждое приложение к исходящему документу также визируется руководителем соответствующего подразделения Аппарата ФНПР и исполнителем.
Если у отправителя не остается документа-приложения, то в отметке о наличии приложения печатаются слова "только в адрес":
Приложение: заявление Иванова И.И. на 3 л. только в адрес.
При наличии к прилагаемому документу приложений указывается отметка по следующей форме:
Приложение: проект государственного стандарта и приложение к нему, всего на 17 л.
На приложении к распорядительному документу должны указываться все необходимые для документа реквизиты (наименование документа, заголовок, подписи, отметки о согласовании, утверждении и т.д.). В правом верхнем углу листа приложения делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера по форме:
Приложение N 1 к постановлению Генерального Совета ФНПР от N6.2. Составление и оформление телеграмм, телефонограмм
6.2.1. Телеграмма, телефонограмма, факсограмма направляются в случаях, когда почтовое отправление по времени не обеспечивает своевременного решения вопроса.
6.2.2. Телеграммы печатаются прописными буквами через два интервала на одной стороне листа без переноса слов, а также без красных строк и абзацев в 3-х экземплярах (1-й - почтовому отделению; 2-й - в Общий отдел). В случае, когда в тексте указывается, что оплата расходов производится за счет средств Федерации, необходим дополнительный экземпляр - для Централизованной бухгалтерии.
6.2.3. Текст телеграммы следует излагать четко, кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания. Перед текстом указывается адресат, а в конце текста цифрами проставляется исходящий номер.
Телеграмма не должна содержать более 300 слов.
Исправление текста в телеграммах не допускается.
6.2.4. После текста телеграммы с новой строки печатаются должность и фамилия лица, подписывающего телеграмму (инициалы не указываются).
6.2.5. После текста и подписи подводится черта, под которой указываются номер, фамилия исполнителя, телефон, структурное подразделение, дата.
6.2.6. Телеграммы подписываются только руководством ФНПР.
6.2.7. При направлении телеграммы с идентичным текстом одновременно в несколько адресов прилагается список рассылки.
Образец оформления телеграммы приведен в Приложении N 11 .
6.2.8. Телефонограммы передаются и принимаются референтами секретариатов руководства ФНПР, ответственными за ведение делопроизводства подразделений Аппарата ФНПР. В них, кроме адресата, номера и даты, необходимо указывать номер телефона, по которому передаются телефонограммы, и наименование подразделения-отправителя.
Должны быть отмечены точное время (часы и минуты) передачи-приема, должность и фамилия работника, передавшего и принявшего телефонограмму.
6.2.9. Факсограммы передаются и принимаются секретариатами руководства ФНПР, подразделениями Аппарата ФНПР самостоятельно.
Ксерокопии факсограмм, поступивших в Аппарат ФНПР и требующих распорядительных действий руководства ФНПР, передаются в Общий отдел для регистрации и организации их рассмотрения.
6.3. Размножение документов
6.3.1. Подготовленные к размножению рукописные черновики документов должны быть написаны разборчиво черными, синими или фиолетовыми чернилами и тщательно отредактированы.
Не принимаются к печатанию документы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудночитаемые уменьшенные и нечеткие ксерокопии.
При подготовке документов для размножения особое внимание следует обратить на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые.
6.3.2. Заказ на размножение оформляется на специальном бланке, установленном ЦТО (Центром технического обслуживания).
Печатание документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров.
6.3.3. На бланке печатается только первый лист документа. Последующий текст печатается на чистых листах бумаги стандартного формата.
6.3.4. При печатании документов соблюдаются поля следующих размеров (в миллиметрах):
левое - 30,
правое - 10,
верхнее - 15,
нижнее - 20.
6.3.5. Текст документов должен, как правило, печататься через один - полтора межстрочных интервала.
Тексты документов, подготавливаемых к изданию типографским способом, печатаются через два межстрочных интервала.
6.3.6. Выполнение копировально-множительных работ в Аппарате ФНПР производится централизованно, а также на отдельных копировальных аппаратах, установленных в подразделениях.
6.3.7. Разрешается копирование только документов служебного характера. Необходимость размножения документов определяет руководитель подразделения. Тираж документа должен соответствовать действительной потребности.
6.3.8. Заказ на выполнение копировальных работ оформляется на бланке, установленном копировально-множительной службой, подписанным руководителем подразделения, при наличии разрешения руководства Общим отделом.
6.3.9. Перед размножением на подлиннике документа на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу делается отметка о количестве изготавливаемых экземпляров и номера заказа. После размножения подлинник документа возвращается заказчику.
6.3.10. На копировальных аппаратах, установленных в подразделениях, разрешается копирование срочных документов небольшого объема и тиража.
Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.
6.3.11. Сотрудники копировально-множительной службы, выполняющие электрографические работы, несут ответственность за соответствие количества снятых копий документов получаемым заказам. Заказы выполняются в порядке их поступления.
6.3.12. Копирование бланков документов любого вида запрещается.
7. ОТПРАВКА ИСХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
7.1. Рассылка документов Генерального Совета ФНПР,
Исполнительного комитета ФНПР, распоряжений
руководителей ФНПР, Руководителя Аппарата ФНПР
7.1.1. Рассылка документов Генерального Совета ФНПР и Исполкома ФНПР, распоряжений руководителей ФНПР, Руководителя Аппарата ФНПР осуществляется Общим отделом, а документов постоянных комиссий Генерального Совета ФНПР - соответствующими подразделениями Аппарата ФНПР через службу приема и отправки документов ЦТО по приложенным разнарядкам (спискам) на рассылку документов. Форма разнарядки на рассылку документов приведена в Приложении N 12 .
7.1.2. Членам Генерального Совета ФНПР, не являющимся руководителями членских организаций ФНПР, документы рассылаются по их домашним адресам.
7.1.3. Направляемые в членские организации ФНПР документы, содержащие указания или запросы, подписываются Председателем ФНПР, заместителями Председателя ФНПР.
7.2. Оформление и отправка исходящей корреспонденции
7.2.1. До передачи исходящих документов на подпись, а затем на отправку, исполнитель обязан проверить правильность их оформления и наличие:
ссылки на номер поступившего документа;
необходимых виз всех исполнителей с расшифровкой подписей и указанием дат;
подписи;
адресата (подчеркнуть адрес, по которому высылается данный экземпляр документа, если документ направляется нескольким адресатам);
при наличии копии - соответствие ее подлиннику;
документов, послуживших основанием для составления ответа;
приложений.
7.2.2. После подписания отправляемому документу присваивается исходящий номер. Номером письма-ответа на документ, зарегистрированный в Общем отделе, будет являться тот же регистрационный номер, который был присвоен документу при его поступлении, с указанием индекса подразделения. Например: N 111-12. Документу, не являющемуся ответом на какое-либо письмо и исходящему из подразделения Аппарата ФНПР, присваивается номер, состоящий из индекса этого подразделения, номера дела по номенклатуре и порядкового номера, присвоенного по электронной карточке регистрации исходящей корреспонденции (Приложение N 13) . Например: N 111-10/55.
7.2.3. Служебная корреспонденция, исходящая из Аппарата ФНПР в федеральные органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписывается Председателем ФНПР, а в его отсутствие или по его поручению - заместителями Председателя ФНПР и направляется только через Общий отдел с исходящим номером спецчасти.
Служебная корреспонденция, содержащая нормативные правовые предложения или требующая действий юридического характера, должна иметь визу руководства Правового отдела Аппарата ФНПР и визу - заместителя Председателя ФНПР.
На копиях писем, направляемых в Государственную Думу и Совет Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, обязательна виза руководства Отдела Аппарата ФНПР по взаимодействию с Федеральным Собранием Российской Федерации и визу заместителя Председателя ФНПР.
Копией отправленных документов Общий отдел, в порядке информации, обеспечивает заместителей Председателя ФНПР.
Остальные исходящие документы за подписью руководства ФНПР регистрируются референтами в приемных. Номер документа состоит из присвоенного индекса, номера по номенклатуре и порядкового номера по регистрационной электронной карточке.
Примечание. Документы за подписью руководства ФНПР составляются в трех экземплярах. Второй экземпляр хранится в деле приемной руководства ФНПР, третий - у исполнителя.
7.2.4. Вид отправления документа (заказное, ценное, авиа и др.) указывается исполнителем.
7.2.5. Вся исходящая из подразделений Аппарата ФНПР корреспонденция (ответы на письма граждан, организаций, инициативные письма) направляется в службу приема и отправки документов ЦТО.
8. ПРИЕМ И ОБРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ, ПОСТУПАЮЩИХ ПО КАНАЛАМ
ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТЫ И ФАКСИМИЛЬНОЙ СВЯЗИ
8.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Аппарата ФНПР, так и между членскими организациями ФНПР, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
8.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.
8.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.
Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
8.4. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации. Отправителю необходимо поставить отметку "соответствует оригиналу".
8.5. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ учитывается на карточке. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
ксерокопии поступивших факсограмм передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
9.1. Составление номенклатуры дел
9.1.1. В целях установления единой системы формирования и учета дел в подразделениях Аппарата ФНПР ежегодно до 15 декабря составляется номенклатура дел по установленной форме (Приложение N 14) , которая вводится в действие с 1 января следующего за отчетным года.
Номенклатура дел подразделений разрабатывается с привлечением специалистов Архива.
9.1.2. Номенклатура дел представляет собой перечень конкретных наименований дел с указанием сроков их хранения, систематизированных в определенной последовательности.
9.1.3. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
9.1.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о Федерации Независимых Профсоюзов России, структурных подразделениях Аппарата ФНПР, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Аппарата ФНПР, их виды, состав и содержание.
9.1.5. Номенклатура дел разрабатывается по направлениям деятельности Аппарата ФНПР работниками подразделений при методическом руководстве Архива.
9.1.6. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, согласовывается с архивом, подписывается руководителем подразделения и представляется в Архив.
9.1.7. Свод номенклатур дел на следующий год составляется Архивом на основе номенклатур дел основных структурных подразделений.
9.1.8. Свод номенклатур дел ФНПР подписывается руководителем Общего отдела, согласовывается с Центральной экспертной комиссией (далее именуется ЦЭК) ФНПР, утверждается заместителем Председателя ФНПР.
9.1.9. В номенклатуру дел включается весь объем служебной документации, в том числе все регистрационные картотеки, кроме периодических изданий.
9.1.10. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Аппарате ФНПР цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 111-05, где 111 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные документы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например: "Документы, о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)".
В заголовках, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например: "Переписка с членскими организациями ФНПР о подготовке к съезду".
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам профсоюзной работы".
В заголовках дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например: "Переписка с Академией труда и социальных отношений о награждении преподавательского состава".
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например: "Переписка с главами администраций областей о социальной защите населения".
Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Дела по вопросам, касающимся деятельности всего подразделения (например: постановления, распоряжения, поручения, инструкции, планы работы и т.д.), затем - дела по направлениям деятельности.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с Архивом срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.
9.1.11. Если в течение года в структурном подразделении возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
9.1.12. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов): отдельно постоянного, долговременного и временного хранения, а также дел, переходящих на следующий год.
9.2. Формирование и оформление дел
9.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
9.2.2. Дела формируются в структурных подразделениях.
9.2.3. Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
9.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Архивом.
9.2.5. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело, как правило, не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
9.2.6. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу.
Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам, как и документы к ним.
Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.2.7. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем Архива.
9.2.8. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (Приложение N 15) ; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (Приложение N 16) ; подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизит обложки дела.
9.2.9. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения - записывается название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела - проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел, согласованной с Архивом; дата дела - указывается год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.
После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела (Приложение N 17) . Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности ФНПР.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве карандашом.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
9.2.10. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.
Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в Аппарате ФНПР. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
9.2.11. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
9.3. Организация оперативного хранения документов
9.3.1. С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив.
Проекты документов, рассмотренных на заседаниях Правительства Российской Федерации, после ознакомления с ними руководителей основных структурных подразделений Аппарата ФНПР, общероссийских профсоюзов уничтожаются Общим отделом по истечении 6 месяцев хранения (распоряжение ФНПР от 18.02.2002 N 21).
9.3.2. Выдача документов (копий) сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку в книге учета выдачи документов из Архива. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела, на выданное дело заводится карта-заместитель.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководства Общего отдела.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Руководителя Аппарата ФНПР с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
10. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
Подготовка документов к передаче на хранение в Архив включает работу лиц, ответственных в подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
10.1. Экспертиза ценности документов
10.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на постоянное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
10.1.2. Экспертиза ценности документов в Аппарате ФНПР на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив.
10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФНПР создается постоянно действующая ЦЭК и экспертные комиссии (далее именуется ЭК) в подразделениях.
10.1.4. Функция и права ЦЭК (ЭК), а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются руководством ФНПР (для ЦЭК) и руководителем подразделения (для ЭК).
10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в подразделениях Аппарата ФНПР непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЦЭК (ЭК) под непосредственным методическим руководством Архива.
10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатур дел подразделений Аппарата ФНПР путем их полистного просмотра. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЦЭК.
10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
10.1.9. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
10.1.11. В каждом подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Архива.
Описи дел, подготовленные подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Аппарата ФНПР, которую готовит Архив.
10.1.12. Описи дел подразделений составляются по установленной форме (Приложение N 18) и представляются в Архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
10.1.13. Описательная статья описи дел подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); срок хранения дела.
10.1.14. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим подразделениям со ссылкой на необходимый акт и т.п.
10.1.15. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера).
10.1.16. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем Архива и утверждается руководителем подразделения.
При наличии в подразделении ЭК опись дел до ее утверждения должна быть согласована с ЭК.
10.1.17. Опись дел подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра.
10.1.18. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составлению акта о выделении их к уничтожению (Приложение N 19) производится после составления описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК (ЭК) одновременно. Согласованные ЦЭК (ЭК) акты утверждаются Руководителем Аппарата ФНПР и после этого подразделение имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
10.1.19. Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Аппарата ФНПР. Если в акте указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел.
10.2. Подготовка и передача документов в Архив
10.2.1. В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
10.2.2. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в подразделении, в архив принимаются также документы по личному составу уволенных сотрудников Аппарата ФНПР.
10.2.3. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
10.2.4. Передача дел в Архив осуществляется в соответствии с графиком, составленным Архивом, согласованным с руководителями подразделений и утверждаемым Руководителем Аппарата ФНПР.
10.2.5. В период подготовки дел подразделением к передаче в Архив сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел подразделения. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники подразделения обязаны устранить.
10.2.6. Прием каждого дела производится сотрудниками Архива в присутствии работника подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи руководителя Архива и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в Архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовки картотеки или базы данных включаются в отдельную опись.
10.2.7. В случае ликвидации или реорганизации подразделения Аппарата ФНПР лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
11. ПОРЯДОК ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
В ОПЕРАТИВНОЙ РАБОТЕ АППАРАТА ФНПР
11.1. Архив организует для работников основных структурных подразделений Аппарата ФНПР:
информационно-справочную работу;
выдачу дел во временное пользование;
изготовление копий.
11.2. Копии документов, касающихся профсоюзной собственности, выдаются только с разрешения Председателя ФНПР и заместителя Председателя ФНПР, курирующего эти вопросы.
11.3. Справки по поводу истории профсоюзного движения оформляются с разрешения Председателя ФНПР и заместителя Председателя ФНПР, курирующего вопросы организационной работы.
12. ХРАНЕНИЕ, ПРИМЕНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ
12.1. Печати, штампы, бланки документов и бланки строгой отчетности хранятся в сейфах или закрывающихся металлических шкафах под контролем должностных лиц, ответственных за их сохранность и правильность использования.
12.2. В Аппарате ФНПР используются печати:
"Федерация Независимых Профсоюзов России - ФНПР" - для заверения постановлений съездов, конференций, Генерального Совета ФНПР, договоров, соглашений, финансово-распорядительных и других документов ФНПР.
Ответственным за использование печати является руководитель Общего отдела.
"Аппарат Федерации Независимых Профсоюзов России - Общий отдел" - для заверения постановлений и других документов Исполнительного комитета ФНПР, распоряжений руководства ФНПР и их копий.
Ответственным за использование печати является руководитель Общего отдела.
"Федерация Независимых Профсоюзов России - Аппарат ФНПР" - для заверения распоряжений Руководителя Аппарата ФНПР.
Ответственным за использование печати является руководитель Общего отдела.
"Федерация Независимых Профсоюзов России - УОО "Аппарат ФНПР" - для оформления документов по найму и увольнению, трудовых книжек, командировочных удостоверений.
Ответственным за использование печати является руководитель Отдела кадров и режима.
"Аппарат Федерации Независимых Профсоюзов России - Спецчасть" - для заверения исходящих пакетов.
Ответственным за использование печати является работник спецчасти Общего отдела.
"Федерация Независимых Профсоюзов России - Контрольно-ревизионная комиссия" - для заверения документов Контрольно-ревизионной комиссии (КРК).
Ответственным за использование печати является Председатель КРК ФНПР.
"Федерация Независимых Профсоюзов России - Архив ФНПР" - для заверения копий архивных документов. Ответственным за использование печати является руководитель группы архива Общего отдела.
12.3. Простые штампы в Аппарате ФНПР используются:
в секретариатах руководства ФНПР и приемных подразделений;
в группе служебной корреспонденции и писем Общего отдела;
в спецчасти Общего отдела;
в Отделе кадров и режима.
Ответственными за использование штампов являются работники соответствующих подразделений и служб.
12.4. Учет имеющихся и вновь изготовленных печатей, штампов ведется в журнале (Приложение N 20) . Выдача их лицам, ответственным за хранение и использование, производится Общим отделом.
12.5. Печати и угловые штампы, изготовленные по разрешению органов Министерства внутренних дел Российской Федерации, по минованию надобности или при замене новыми передаются на уничтожение этим органам.
12.6. При утрате печатей или штампов ответственный за их хранение обязан немедленно сообщить об этом в Общий отдел.
12.7. Единовременная проверка наличия и условий хранения печатей, штампов и бланков производится ежегодно комиссией, назначаемой руководством ФНПР.
Приложение N 1
к п. 2.2.4
Электронная карточка входящего документа ────────────────────────────────────────────────────────────────── Общий отдел Аппарата ФНПР ───────────────────────── ВВОД ДОКУМЕНТА ───────────────────────── ┌──────────────────────────────────┐ корреспондент │ │ ─────────────── └──────────────────────────────────┘ ┌────────────────┐ ┌──────────┐ исходящ. номер │ │ дата │ │ корреспондента └────────────────┘ └──────────┘ ┌────────────────┐ ┌──────────┐ входящий номер │ │ дата │ │ └────────────────┘ └──────────┘ вид документа подписал ┌──────────────────┐ ┌──────────────────┐ │ │ │ │ └──────────────────┘ └──────────────────┘ ┌────────── профсоюз ──────────┐ регион ───────────────────────┐ │ │индекс │ └──────────────────────────────┴─────────────────────────────────┘ вопрос ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │ │ └────────────────────────────────────────────────────────────────┘ ┌───┐ ┌───┐ ┌───┐ кол-во: │ │ листов в документе │ │ приложений │ │ экземпляров └───┘ └───┘ └───┘ ┌─────────────┐ ┌─────────────┐ первичное │ │ признак │ │ или │ │ контроля │ │ повторное └─────────────┘ └─────────────┘ ┌───────────────┐ ┌──────────────┐ резолюция │ │ срок исполнения │ │ └───────────────┘ └──────────────┘ (исполнитель, содержание поручения, автор, дата) ┌───────────────────────────┐ отметка об исполнении документа │ │ и направлении его в дело └───────────────────────────┘ ──────────────────────────────────────────────────────────────────Примечание. Электронная карточка исходящего документа - Приложение N 13 .
Приложение N 2
к п. 2.2.5
ПРАВИЛА
ЗАПОЛНЕНИЯ ОСНОВНЫХ РЕКВИЗИТОВ
ЭЛЕКТРОННОЙ РЕГИСТРАЦИОННОЙ КАРТОЧКИ
┌───────────────────┬────────────────────────────────────────────┐ │ Реквизиты │ Комментарий по заполнению │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │ 1 │ 2 │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Автор │При регистрации поступающих документов запи-│ │(корреспондент) │сывается наименование организации, структур-│ │ │ного подразделения или должностного лица - │ │ │автора документа. │ │ │При регистрации обращений граждан вводятся │ │ │его имя, отчество, фамилия и адрес. │ │ │При регистрации отправляемых документов │ │ │записывается наименование организации, │ │ │структурного подразделения или должностного │ │ │лица - корреспондента. │ │ │При регистрации ответов на обращения граждан│ │ │вводятся их персональные данные. │ │ │Допускается применение сокращенного наимено-│ │ │вания организации │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Наименование вида │Заполняется в соответствии с наименованием │ │документа │вида документа │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Дата документа │В ЭРК переносится дата, присвоенная │ │ │документу организацией - автором документа │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Регистрационный │В ЭРК переносится регистрационный номер │ │номер документа │документа, присвоенный организацией - │ │ │автором документа │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Дата поступления │Заполняется и переносится в регистрационный │ │ │штамп. При традиционной обработке │ │ │переносится в ЭРК из регистрационного │ │ │штампа │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Индекс поступления │Заполняется и переносится в регистрационный │ │ │штамп. При традиционной обработке │ │ │переносится в ЭРК из регистрационного │ │ │штампа │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Индекс профсоюза, │Из Приложения N 3 │ │структурного под- │ │ │разделения │ │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Заголовок к тексту │Переносится заголовок к тексту документа. │ │ │При его отсутствии составляется аннотация, │ │ │содержащая ключевые слова │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Резолюция │В ЭРК переносится с документа содержание │ │ │поручения, исполнитель (исполнители), автор │ │ │и дата резолюции │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Срок исполнения │Проставляется индивидуальный срок, содержа- │ │ │щийся в резолюции, при его отсутствии - │ │ │типовой срок. При регистрации отправляемого │ │ │документа может записываться дата ожидаемого│ │ │ответа │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Отметка об исполне-│В ЭРК переносится регистрационный номер и │ │нии документа │дата созданного документа, ссылка на │ │ │регистрационный индекс и дату поступившего │ │ │документа или краткая запись решения вопроса│ │ │по существу │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Дело │В ЭРК переносится индекс дела в соответствии│ │ │с номенклатурой подразделения, в которое │ │ │помещен исполненный документ. │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Куда направлено │Проставляется адресат и исполнитель │ │письмо, исполнитель│ │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Контроль │Поставлено ли на контроль │ ├───────────────────┼────────────────────────────────────────────┤ │Первичное или │Получено в первый раз или вторично │ │повторное │ │ └───────────────────┴────────────────────────────────────────────┘Приложение N 3
к п. 2.2.8
ИНДЕКСЫ
СЕКРЕТАРИАТОВ РУКОВОДСТВА ФНПР, СЕКРЕТАРЕЙ ФНПР,
ОТДЕЛОВ АППАРАТА ФНПР И ПОДВЕДОМСТВЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ ФНПР
101 Секретариат М.В. Шмакова 102 Секретариат А.И. Сурикова 103 Секретариат В.С. Гончарова 104 Секретариат В.И. Будько 105 Секретариат В.Г. Пугиева 106 Секретариат Т.Л. Фроловой 107-з Секретариат А.К. Исаева 110 Контрольно-ревизионная комиссия ФНПР 116 Секретариат Руководителя Аппарата ФНПР В.А. Каменецкого 120 Главный бухгалтер ФНПР О.В. Гриднева 108-с Секретарь ФНПР Г.И. Стрела 109-с Секретарь ФНПР В.В. Трумель 112-с Секретарь ФНПР А.А. Терентьев 114-с Секретарь ФНПР И.Г. Шанин 115-с Секретарь ФНПР Е.А. Сидоров 107 Правовой отдел 108 Отдел социально-трудовых отношений 109 Техническая инспекция труда ФНПР 111 Общий отдел 112 Организационный отдел 113 Финансовый отдел 114 Отдел социальных гарантий 114-а Отдел культуры и спорта 115 Международный отдел 116-а Административно-хозяйственный отдел 131 Отдел профсоюзного имущества 132 Отдел по взаимодействию с членскими организациями ВКП, работающими на территории Российской Федерации 117 Отдел по взаимодействию с Федеральным Собранием Российской Федерации 118 Центр общественных связей 120-а Централизованная бухгалтерия 121 Отдел кадров и режима 123 Секретари ФНПР, представители ФНПР в федеральных округах 126 Профком Аппарата ФНПР 122 ЦС физкультурно-спортивного общества профсоюзов "Россия" 124 ООО "СКО ФНПР "Профкурорт" 125 ОАО "ЦСТЭ" (холдинг) 127 Республиканский совет ВОИР 128 ЗАО "Профстрой" 129 АПБ "Солидарность" 130 ЗАО "РОФОПРИМ" 133 Институт повышения квалификации профсоюзных кадров 134 Академия труда и социальных отношений Индексы общероссийских профсоюзов: 139 Горно-металлургический профсоюз России 140 Межрегиональный профсоюз работников химических отраслей "Содружество" 141 Российский профсоюз трудящихся авиационной промышленности 142 Общероссийский профсоюз авиационных работников 143 Общероссийский профсоюз работников автомобильного транспорта и дорожного хозяйства 144 Профсоюз работников автомобильного и сельскохозяйственного машиностроения Российской Федерации 145 Профсоюз работников агропромышленного комплекса Российской Федерации 146 Профсоюз работников органов безопасности Российской Федерации 147 Профсоюз работников водного транспорта Российской Федерации 148 Профсоюз работников геологии, геодезии и картографии Российской Федерации 149 Российский профсоюз железнодорожников и транспортных строителей (Роспрофжел) 150 Профсоюз работников государственных учреждений и общественного обслуживания Российской Федерации 151 Независимый профсоюз работников информационного телеграфного агентства России (ИТАР-ТАСС) 152 Профсоюз работников здравоохранения Российской Федерации 153 Независимый профсоюз работников охранных и детективных служб Российской Федерации 154 Профсоюз работников военно-воздушных сил Российской Федерации 155 Российский профсоюз работников культуры 156 Профсоюз работников лесных отраслей Российской Федерации 157 Российский профсоюз работников потребительской кооперации и предпринимательства 158 Общероссийский профсоюз рабочих местной промышленности и коммунально-бытовых предприятий (Профсоюз жизнеобеспечения) 159 Профсоюз работников народного образования и науки Российской Федерации 160 Профсоюз работников предприятий пищевой промышленности и производственных кооперативов Российской Федерации 161 Профсоюз работников нефтяной, газовой отраслей промышленности и строительства Российской Федерации 162 Всероссийский профсоюз работников оборонной промышленности 163 Профсоюз работников общего машиностроения Российской Федерации 164 Российский профсоюз работников радиоэлектронной промышленности 165 Российский профсоюз работников рыбного хозяйства 166 Общероссийский профсоюз работников связи Российской Федерации 167 Профсоюз работников предприятий с иностранными инвестициями Российской Федерации 168 Профсоюз работников строительства и промышленности строительных материалов Российской Федерации 169 Российский профсоюз работников судостроения 170 Российский профсоюз работников текстильной и легкой промышленности 171 Профсоюз работников торговли, общественного питания, потребительской кооперации и предпринимательства Российской Федерации "Торговое Единство" 172 Профсоюз машиностроителей Российской Федерации 173 Российский независимый профсоюз работников угольной промышленности 174 Российский профсоюз работников химических отраслей промышленности 175 Всероссийский "Электропрофсоюз" 176 Российский профсоюз работников инновационных и малых предприятий 177 Российский профсоюз рабочих и служащих ракетных войск стратегического назначения 178 Профсоюз работников физической культуры, спорта и туризма Российской Федерации 179 Общероссийский профсоюз военнослужащих 180 Российский профсоюз работников потребительской кооперации и предпринимательства 181 Общероссийский профсоюз рабочих и служащих ВМФ России 182 Российский профсоюз работников атомной энергетики и промышленности 182 Профсоюз трудящихся военных и специализированных строительных организаций Российской Федерации 182 Профсоюз рабочих и служащих Минобороны России 182 Профсоюз работников специального строительства России 182 Профсоюз гражданского персонала сухопутных войск - Профсоюз Армии РоссииПриложение N 4
к п. 2.5.2
ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ
ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ КОНТРОЛЮ
1. Постановления съездов ФНПР, Генерального Совета ФНПР, Исполнительного комитета ФНПР, планы работы ФНПР, распоряжения и поручения руководства ФНПР, Руководителя Аппарата ФНПР.
2. Письма и поручения по документам, поступившим из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, других федеральных органов исполнительной и судебной власти.
3. Письма депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.
4. Письма-запросы членов Генерального Совета ФНПР, общероссийских профсоюзов, территориальных объединений организаций профсоюзов.
5. Проекты документов, представленных на рассмотрение, согласование, заключение.
6. Предложения об изменении, уточнении документов нормативно-правового характера.
7. Предложения, заявления и жалобы граждан с поручениями Председателя ФНПР, заместителей Председателя ФНПР, обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по письмам граждан.
8. Протоколы оперативных совещаний у руководства ФНПР.
Приложение N 5
к п. 2.5.6
КАРТОЧКА КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ Постановления Генерального Совета ФНПР, Исполнительного комитета ФНПР от "__" _______________ 200_ N ────────────────────────────────────────────────────────────────── Название постановления: Содержание поручения: ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Исполнители: │ │ │ ├─────────────┬───────────────────────────────────┬──────────────┤ │Установленный│ │ │ │ срок │ Фактическое исполнение ├──────────────┤ │ исполнения │ │ │ └─────────────┴───────────────────────────────────┴──────────────┘Оборотная сторона
Отметка о ходе контроля за исполнением ┌───────────┬───────────────────┬────────────────────────────────┐ │ Дата │ От кого получена │ Содержание информации │ │ │ информация │ │ ├───────────┼───────────────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ └───────────┴───────────────────┴────────────────────────────────┘ Отметка о снятии с контроля (дата, кем принято решение)Приложение N 6
к п. 2.5.6
КАРТОЧКА КОНТРОЛЯ за исполнением поручений руководства ФНПР __________________________________________________________________ Поручение (указать чье) от "___" ____________ 200_ Содержание поручения: ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Исполнители: │ │ │ ├─────────────┬──────────────────────────────────┬───────────────┤ │Установленный│ │ │ │ срок │ Фактическое исполнение ├───────────────┤ │ исполнения │ │ │ └─────────────┴──────────────────────────────────┴───────────────┘Оборотная сторона
Отметка о ходе контроля за исполнением ┌───────────┬───────────────────┬────────────────────────────────┐ │ Дата │ От кого получена │ Содержание информации │ │ │ информация │ │ ├───────────┼───────────────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ └───────────┴───────────────────┴────────────────────────────────┘ Отметка о снятии с контроля (дата, кем принято решение)Приложение N 7
к п. 2.5.6
КАРТОЧКА КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ Распоряжения руководства ФНПР от "___" _______________ 200_ N __________________________________________________________________ Название распоряжения: Содержание поручения: ┌────────────────────────────────────────────────────────────────┐ │Исполнители: │ │ │ ├─────────────┬──────────────────────────────────┬───────────────┤ │Установленный│ │ │ │ срок │ Фактическое исполнение ├───────────────┤ │ исполнения │ │ │ └─────────────┴──────────────────────────────────┴───────────────┘Оборотная сторона
Отметка о ходе контроля за исполнением ┌───────────┬───────────────────┬────────────────────────────────┐ │ Дата │ От кого получена │ Содержание информации │ │ │ информация │ │ ├───────────┼───────────────────┼────────────────────────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ └───────────┴───────────────────┴────────────────────────────────┘ Отметка о снятии с контроля (дата, кем принято решение)Приложение N 8
к п. 2.5.16
ФОРМА СПРАВКИ О СОСТОЯНИИ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
Справка
о состоянии исполнения документов на 00.00.200...
┌────┬──────┬────────┬─────┬──────┬────────┬──────────┬──────────┐ │ N │Назва-│Краткое │Дата,│Срок │Фамилия │Состояние │Причины │ │ п/п│ние │содержа-│ N │испол-│исполни-│исполнения│невыполне-│ │ │доку- │ние │ │нения │теля │ │ния │ │ │мента │ │ │ │ │ │ │ ├────┼──────┼────────┼─────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ ├────┼──────┼────────┼─────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┤ ├────┼──────┼────────┼─────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┤ ├────┼──────┼────────┼─────┼──────┼────────┼──────────┼──────────┤ └────┴──────┴────────┴─────┴──────┴────────┴──────────┴──────────┘ Заведующий Общим отделом Подпись Расшифровка Аппарата ФНПР подписи ДатаПриложение N 9
к п. 2.6
ФОРМА СПРАВКИ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ
СПРАВКА об объеме документооборота за _______________________ 200_ (месяц) ┌─────────────────────┬─────────────────────────┬────────────────┐ │ Документы │ Количество документов │ Всего │ │ ├────────────┬────────────┤ │ │ │ подлинники │ тираж │ │ ├─────────────────────┼────────────┼────────────┼────────────────┤ │Поступающие │ │ │ │ ├─────────────────────┼────────────┼────────────┼────────────────┤ │Отправляемые │ │ │ │ ├─────────────────────┼────────────┼────────────┼────────────────┤ │Внутренние │ │ │ │ ├─────────────────────┼────────────┼────────────┼────────────────┤ │Итого │ │ │ │ └─────────────────────┴────────────┴────────────┴────────────────┘ Заведующий Общим отделом Подпись Расшифровка Аппарата ФНПР подписиПриложение N 10
к п. 6.1.1
ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ПРОТОКОЛА
Федерация Независимых Профсоюзов России ПРОТОКОЛ _____________ г. Москва N ________________ [ ] [ заседания комиссии по... ] Председательствующий - Смирнов С.С. Секретарь - Антонова М.И. Присутствовали: 30 человек (список прилагается) ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О разработке и принципах... Доклад заместителя председателя... 2. О... 1. Слушали: Соколову А.И. - текст доклада прилагается Выступили: Иванов М.И. - краткая запись выступления Петров Н.И. - краткая запись выступления Постановили: 1.1. Одобрить... 1.2... 2. Слушали: Выступили: Постановили: Председательствующий Подпись Расшифровка подписи Секретарь Подпись Расшифровка подписиПриложение N 11
к п. 6.2.7
┌─────┬─────────┬───────────────────────────┬────────────────────┐ │Слов │ Плата │МИНИСТЕРСТВО Герб СВЯЗИ РФ│ ПЕРЕДАЧА │ ├─────┼────┬────┤ РФ ├────────────────────┤ │ │Руб.│Коп.│ │__го __ час. __ мин.│ ├─────┼────┼────┤ ТЕЛЕГРАММА │ │ │ │ │ │ Из ________________ │ N связи ___________│ ├─────┼────┼────┤ │ │ │ │ │ │ N __________ │ Передал: __________│ ├─────┼────┼────┤ ├───────┬────────────┤ │Итого│ │ │ │Служба │ │ │ └────┴────┤ │отметки│ │ │Принял ________│__ сл. __го __ час. __ мин.├───────┤ │ └───────────────┴───────────────────────────┘ └────────────┘ 443071, САМАРА ВОЛЖСКИЙ ПР-Т, Д. 19 ФЕДЕРАЦИЯ ПРОФСОЮЗОВ САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ ЕВГЕНИЮ ЕРОСОВИЧУ ЕГОРОВУ УВАЖАЕМЫЙ ЕВГЕНИЙ ЕРОСОВИЧ! ИМЕНИ ИСПОЛНИТЕЛЬНОГО КОМИТЕТА ФЕДЕРАЦИИ НЕЗАВИСИМЫХ ПРОФСОЮЗОВ РОССИИ ПРИМИТЕ СЕРДЕЧНЫЕ ПОЗДРАВЛЕНИЯ ДНЕМ РОЖДЕНИЯ ЖЕЛАЕМ КРЕПКОГО ЗДОРОВЬЯ СЧАСТЬЯ БЛАГОПОЛУЧИЯ УСПЕХОВ ЗАЩИТЕ СОЦИАЛЬНО-ТРУДОВЫХ ПРАВ ИНТЕРЕСОВ ТРУДЯЩИХСЯ УКРЕПЛЕНИИ ЕДИНСТВА ПРОФСОЮЗОВ ПРЕДСЕДАТЕЛЬ ФНПР ПОДПИСЬ ШМАКОВ ────────────────────────────────────────────────────────────────── N 101-112/04 119119, г. Москва, Ленинский пр-т, 42 ФНПР М.П. Тереньтьев 938 88 86 Организационный отдел Аппарата ФНПР ДатаПриложение N 12
к п. 7.1.1
РАЗНАРЯДКА на _______________________________________________________________ (вид и название документа, его номер и дата) ┌────┬─────────────────────┬─────────────────────────────────────┐ │ N │ Кому │ Количество экземпляров каждого │ │п/п │ │ документа │ │ │ ├────────┬─────────┬───────┬──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────────────┼────────┼─────────┼───────┼──────────┤ │1. │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────────────┼────────┼─────────┼───────┼──────────┤ │2. │ │ │ │ │ │ ├────┼─────────────────────┼────────┼─────────┼───────┼──────────┤ ├────┴─────────────────────┴────────┼─────────┼───────┼──────────┤ │ ИТОГО: │ │ │ │ └───────────────────────────────────┴─────────┴───────┴──────────┘ Руководитель структурного подразделения ___________________ И.О.Ф. подпись Разнарядку составил _______________________________________ И.О.Ф. подпись Отправитель ______________________________________________ телефонПриложение N 13
к п. 7.2.2
Электронная карточка исходящего документа ────────────────────────────────────────────────────────────────── Общий отдел Аппарата ФНПР ──────────────────── ВВОД ИСХОДЯЩЕГО ───────────────────── ┌───────────┐ ┌──────────┐ исходящий │ │ дата документа │ │ номер └───────────┘ └──────────┘ ┌───────────┐ ┌──────────┐ вид документа │ │ признак контроля │ │ └───────────┘ └──────────┘ ┌───────────────┐ ┌──────────┐ адресат │ │ регион │ │ профсоюз └───────────────┘ └──────────┘ ┌──────────────────┐ количество адресатов │ │ └──────────────────┘ ────────────────────────────────────────────────────────────────── ┌────────────────────────────┐ подписал │ │ └────────────────────────────┘ ┌────── текст исходящего ────┐ ┌───────── срок ──┬──────┬┐ │ вопрос │ │ плановый │ ││ │ │ │ └──────┘│ │ │ │ ┌──────┐│ │ │ │ перенесенный │ ││ │ │ │ └──────┘│ │ │ │ ┌──────┐│ │ │ │ фактический │ ││ │ │ │ └──────┘│ └────────────────────────────────┘ └───────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────────┐ структурное подразделение │ │ └───────────────────────────────────┘ ┌───────────────────────────────┐ исполнитель │ │ └───────────────────────────────┘ ┌─────────────────── ход выполнения ──────────────────┐ │ │ │ │ └─────────────────────────────────────────────────────────┘ выпущен на входящий документ ссылка на исходящий документ ┌────────┐ ┌─────────┐ ┌────────┐ ┌─────────┐ номер │ │ от │ │ номер │ │ от │ │ └────────┘ └─────────┘ └────────┘ └─────────┘Приложение N 14
к п. 9.1.1
Федерация Независимых Профсоюзов России НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ __________ N _________ на _______ год __________________________________________________________________ наименование структурного подразделения __________________________________________________________________ Название раздела ┌──────┬────────────────┬──────────┬──────────────────┬──────────┐ │Индекс│ Заголовок дела │Кол-во дел│Срок хранения дела│Примечание│ │ дела │ (тома, части) │ (томов, │(тома, части) и N │ │ │ │ │ частей) │статей по перечню │ │ ├──────┼────────────────┼──────────┼──────────────────┼──────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├──────┼────────────────┼──────────┼──────────────────┼──────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └──────┴────────────────┴──────────┴──────────────────┴──────────┘ Наименование должности руководителя структурного подразделения __________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата Согласовано Наименование должности работника, ответственного за Архив ФНПР __________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в 200_ году в структурном подразделении ┌────────────────────┬───────────┬───────────────────────────────┐ │ По срокам │ Всего │ В том числе │ │ хранения │ ├─────────────┬─────────────────┤ │ │ │ переходящих │с отметкой "ЭПК" │ ├────────────────────┼───────────┼─────────────┼─────────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ ├────────────────────┴───────────┴─────────────┴─────────────────┤ │Постоянного │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Временного │ │(свыше 10 лет) │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Временного │ │(до 10 лет │ │включительно) │ ├────────────────────────────────────────────────────────────────┤ │Итого: │ └────────────────────────────────────────────────────────────────┘ Наименование должности работника, ответственного за Архив ФНПР _______________________________ Подпись Расшифровка подписи ДатаПриложение N 15
к п. 9.2.8
ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО И ВРЕМЕННОГО
(СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
__________________________________________________________________ ______________________________ Ф. N ______________________________ Оп. N ______________________________ Д. N ______________________________ ФЕДЕРАЦИЯ НЕЗАВИСИМЫХ ПРОФСОЮЗОВ РОССИИ __________________________________________________________________ (наименование учреждения) __________________________________________________________________ (наименование структурного подразделения) ДЕЛО N _________________________ ТОМ N ___________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (заголовок дела) __________________________________________________________________ (дата) на _________ лист Хранить ______________ Ф. N ___________________________________ Оп. N ___________________________________ Д. N ___________________________________Приложение N 16
к п. 9.2.8
ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛ
Внутренняя опись документов дела N _________________________ ┌────┬────────────┬────────────┬───────────────────┬─────────────┐ │ N │ Индекс │ Дата │Заголовок документа│Номера листов│ │п/п │ документа │ документа │ │ дела │ ├────┼────────────┼────────────┼───────────────────┼─────────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ ├────┼────────────┼────────────┼───────────────────┼─────────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └────┴────────────┴────────────┴───────────────────┴─────────────┘ Итого _____________________________________________ документов (цифрами и прописью) Количеств листов внутренней описи ______________________________________ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела ____________________________________ Подпись Расшифровка подписи ДатаПриложение N 17
к п. 9.2.9
ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА
Лист-заверитель дела N ____ В деле подшито и пронумеровано _________________________ лист(ов) (цифрами и прописью) в том числе литерные Пропущенные листы ___________________ номера ____________ + листов внутренней описи _______________________________________ ┌────────────────────────────────────┬───────────────────────────┐ │ОСОБЕННОСТИ ФИЗИЧЕСКОГО СОСТОЯНИЯ И │ N листов │ │ ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛА │ │ ├────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤ │ 1 │ 2 │ ├────────────────────────────────────┼───────────────────────────┤ │ │ │ │ │ │ └────────────────────────────────────┴───────────────────────────┘ __________________________________________________________________ (должность, подпись, расшифровка подписи, дата)Приложение N 18
к п. 10.1.12
ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ)
ХРАНЕНИЯ И ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ
ФНПР __________________________________________________________________ наименование структурного подразделения УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ N ┌───┬───────────┬──────────────┬─────────┬─────────────┬─────────┐ │ N │Индекс дела│Заголовок дела│Дата дела│ Количество │Приме- │ │п/п│ (тома, │(тома, части) │ (тома, │листов в деле│чание │ │ │ части) │ │ части) │(томе, части)│ │ ├───┼───────────┼──────────────┼─────────┼─────────────┼─────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ ├───┼───────────┼──────────────┼─────────┼─────────────┼─────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └───┴───────────┴──────────────┴─────────┴─────────────┴─────────┘ В данную опись внесено ________________________ дел с N __________________ (цифрами и прописью) по N __________________, в том числе: литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи ______________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Наименование должности ответственного Протокол ЭК структурного за Архив ФНПР подразделения ______________________________ от ___________ N _______________ Подпись Расшифровка подписи Дата Передал ______________________________________________________ дел (цифрами и прописью) ___________________________ регистрационно-контрольных картотек к (цифрами и прописью) документам < 1 > Наименование должности сотрудника структурного подразделения ________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата Принял ______________________________ дел и ______________________ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных картотек к документам Наименование должности работника, ответственного за Архив ФНПР ________________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата ---------------------------- < 1 > Передаются вместе с делами.Приложение N 19
к п. 10.1.18
ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ,
НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ
Федерация Независимых УТВЕРЖДАЮ Профсоюзов России Наименование должности руководителя АКТ Аппарата ФНПР ____________ N ____________ Подпись Расшифровка ___________________________ подписи о выделении к уничтожению Дата документов, не подлежащих хранению На основании _____________________________________________________ (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) __________________________________________________________________ отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда N ________________________________________________________________ (название фонда) ┌───┬──────┬────────┬────────┬─────────┬────────┬────────┬───────┐ │ N │Заго- │ Дата │Номера │Индекс │Количе- │ Сроки │Приме- │ │п/п│ловок │дела или│описей │дела (то-│ство дел│хранения│чание │ │ │дела │крайние │(номенк-│ма, час- │(томов, │ дела │ │ │1 │или │даты дел│латура) │ти) по │частей) │ (тома, │ │ │ │груп- │ │за годы │номенкла-│ │ части) │ │ │ │повой │ │ │туре или │ │и номера│ │ │ │заго- │ │ │N дела по│ │ статей │ │ │ │ловок │ │ │описи │ │ по │ │ │ │дел │ │ │ │ │перечню │ │ ├───┼──────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼────────┼───────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ ├───┼──────┼────────┼────────┼─────────┼────────┼────────┼───────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └───┴──────┴────────┴────────┴─────────┴────────┴────────┴───────┘ Итого _____________________ дел за ________________________ годы (цифрами и прописью) Описи дел постоянного хранения за __________ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЦЭК ФНПР. (протокол от ____________________ N ______________________) Наименование должности работника, ответственного за делопроизводство _______________________________ Подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от __________ N ______Приложение N 20
к п. 12.4
ЖУРНАЛ учета печатей, угловых и простых штампов ┌───┬─────────┬─────────────────────────────┬──────────┬─────────┐ │ N │ Оттиски │ Кому выдано │ Дата │Приме- │ │п/п│ печатей ├───────────┬────────┬────────┤ возврата │чание │ │ │и штампов│наименова- │фамилия │ дата и │и расписка│ │ │ │ │ние подраз-│и иници-│расписка│ в приеме │ │ │ │ │деления, │алы │в приеме│ │ │ │ │ │где хранят-│ответст-│ │ │ │ │ │ │ся печати и│венного │ │ │ │ │ │ │штампы │лица │ │ │ │ ├───┼─────────┼───────────┼────────┼────────┼──────────┼─────────┤ │ 1 │ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ ├───┼─────────┼───────────┼────────┼────────┼──────────┼─────────┤ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ └───┴─────────┴───────────┴────────┴────────┴──────────┴─────────┘