Утверждена
Постановлением Госкомтруда СССР
от 20 июня 1974 г. N 162
ИНСТРУКЦИЯ
О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ,
В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности рабочих и служащих.
Трудовые книжки ведутся на всех рабочих и служащих государственных, кооперативных и общественных предприятий, учреждений и организаций < * > , проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.
< * > В дальнейшем для краткости - предприятия.
1.2. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявлять администрации предприятий трудовую книжку, оформленную в установленном порядке.
Прием на работу без трудовой книжки не допускается.
1.3. Лица, поступающие на работу в качестве рабочих и служащих впервые, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства соответствующей жилищно-коммунальной организацией, поселковым или сельским Советом народных депутатов, уличным комитетом (справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена исполнительным комитетом соответствующего Совета народных депутатов); уволенные из рядов Вооруженных Сил СССР обязаны предъявить администрации военный билет.
1.4. Вопросы, связанные с порядком ведения трудовых книжек, их хранения, изготовления, снабжения и учета, регулируются Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" (СП СССР, 1973 г., N 21, ст. 115) и настоящей Инструкцией.
2. ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
а) Общие указания
2.1. Заполнение трудовых книжек и вкладышей к ним производится на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа, на территории которых расположено данное предприятие, учреждение, организация, и на официальном языке СССР.
2.2. Заполнение трудовой книжки впервые производится администрацией предприятия в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
В трудовую книжку вносятся:
сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность;
сведения о работе: прием на работу, перевод на другую постоянную работу, увольнение;
сведения о награждениях и поощрениях: награждения орденами и медалями, присвоение почетных званий; поощрения за успехи в работе, применяемые трудовым коллективом, а также награждения и поощрения, предусмотренные правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине; другие поощрения в соответствии с действующим законодательством;
сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
Взыскания в трудовую книжку не записываются.
2.3. Все записи в трудовой книжке о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении, а также о награждениях и поощрениях вносятся администрацией предприятия после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).
Записи производятся арабскими цифрами (число и месяц двузначными). Например, если рабочий или служащий принят на работу 5 января 1984 г., в графе 2 трудовой книжки ранее установленного образца (1938 г.) записывается: "1984.05.01", в трудовых книжках, выданных после 1 января 1975 г.: "05.01.1984".
Записи производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета.
2.4. С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку (вкладыш) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки (вкладыша) под расписку в личной карточке (типовая междуведомственная форма N Т-2, утвержденная ЦСУ СССР), в которой должна быть повторена точная запись из трудовой книжки (вкладыша).
Министерства и ведомства СССР и Советы Министров союзных республик по согласованию с соответствующими центральными комитетами и республиканскими советами профсоюзов могут в порядке исключения разрешать предприятиям, работающим в условиях территориальной разобщенности (подчиненные структурные подразделения расположены на большом расстоянии), производить ознакомление с записями, вносимыми в трудовые книжки, в заочном порядке путем высылки владельцам книжек соответствующих извещений с последующей отметкой об этом в личной карточке (типовая междуведомственная форма N Т-2, утвержденная ЦСУ СССР).
2.5. В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. исправление производится администрацией того предприятия, где была внесена соответствующая запись. Администрация по новому месту работы обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.
2.6. В случае необходимости администрация предприятия выдает рабочим и служащим по их просьбе заверенные выписки сведений о работе из трудовых книжек.
2.7. Если предприятие, внесшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой было подчинено ликвидированное предприятие.
2.8. Исправленные сведения о работе, о переводах на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и др. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
2.9. В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях", "Сведения о поощрениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.
При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) администрации, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например, пишется: "Запись за N таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения пишется: "Запись за N таким-то недействительна, уволен..." и указывается новая формулировка.
В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной.
Выдача дубликата трудовой книжки производится администрацией по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению на данное предприятие, в учреждение, организацию, не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" и она возвращается владельцу для представления ее впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат.
б) Занесение сведений о работнике
2.10. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и дата рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.
Образование - среднее, среднее специальное и высшее - указывается только на основании документов (аттестата, удостоверения, диплома).
Запись о незаконченном среднем или незаконченном высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующих документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.).
Профессия или специальность записывается в трудовой книжке на основании документа об образовании или другого надлежаще оформленного документа.
2.11. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных сведений.
Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, и после этого ставится печать предприятия (или печать отдела кадров), на котором впервые заполнялась трудовая книжка.
2.12. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов (паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и др.) и со ссылкой на номер и дату этих документов.
Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается, например, прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
В таком же порядке при необходимости вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности.
в) Занесение сведений о работе
2.13. В графе 3 раздела "Сведения о работе" в виде заголовка пишется полное наименование предприятия.
Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу.
В графе 3 пишется: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение, участок, производство" с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности и присвоенного разряда. Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, производятся: для рабочих - в соответствии с наименованиями профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий рабочих; для служащих - в соответствии с наименованиями должностей, указанных в Единой номенклатуре должностей служащих, или в соответствии со штатным расписанием.
Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в указанный справочник, а также в Единую номенклатуру должностей служащих или штатное расписание, доводятся до сведения рабочих и служащих, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) администрации вносятся соответствующие изменения и дополнения.
Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись.
Установление рабочему второй и последующей профессии отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов этих профессий. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия - электрогазосварщик с присвоением 3 разряда. В трудовой книжке пишется: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата установления второй профессии, в графе 3 пишется: "Установлена вторая профессия - электрогазосварщик с присвоением 3 разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата.
При выполнении работ по вновь установленной профессии в трудовой книжке делается об этом соответствующая запись. Например, пишется: "Установлена вторая профессия - электрогазосварщик с присвоением 3 разряда с возложением обязанностей по выполнению электрогазосварочных работ в таком-то производстве", в графе 4 наряду с указанием соответствующего удостоверения об установлении второй профессии, его номера и даты делается ссылка и на дату и номер приказа.
Отмечается в трудовой книжке и работа в составе специализированных или комплексных бригад с одновременным указанием совмещения нескольких профессий.
При назначении бригадиром производственной бригады в трудовой книжке производится соответствующая запись со ссылкой на приказ (распоряжение) руководителя предприятия либо руководителя производственной единицы, цеха или другого структурного подразделения.
При освобождении бригадира от руководства бригадой в случаях и порядке, предусмотренных соответствующим отраслевым положением о производственной бригаде, совете бригады и совете бригадиров, в трудовой книжке делается запись: "Освобожден от руководства производственной бригадой".
Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по желанию работника администрацией по месту основной работы на основании приказов (распоряжений) администрации предприятия, учреждения, организации, где работник принят на работу по совместительству.
Перевод работника на другую постоянную работу на том же предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.
2.14. Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то с такого-то числа переименовано в такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение), его дата и номер.
2.15. Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебное заведение (научное учреждение) вносит записи о времени обучения в дневных отделениях (в том числе подготовительных) высших и средних специальных учебных заведений, в партийных школах и школах профдвижения. Основанием для таких записей являются приказы учебного заведения (научного учреждения) о зачислении на учебу и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов.
Период работы указанных студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов в студенческих отрядах, при прохождении производственной практики и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики подтверждается соответствующей справкой с указанием специальности, квалификации, должности и времени работы. На основании этих справок учебные заведения (научные учреждения) обеспечивают занесение в трудовые книжки студентов, учащихся, аспирантов и клинических ординаторов сведений о работе согласно полученным данным. Справки хранятся в личных делах указанных лиц как документы строгой отчетности.
2.16. Студентам, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, ранее не работавшим и в связи с этим не имеющим трудовых книжек, сведения о работе в студенческих отрядах, на производственной практике, а также о выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики на основании справок вносятся предприятием, где в дальнейшем они будут работать.
2.17. В трудовые книжки по месту работы вносятся отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов следующие записи:
а) о времени службы в составе Вооруженных Сил СССР, в органах Комитета государственной безопасности СССР и Министерства внутренних дел СССР, во всех видах охраны, где на проходящих службу не распространяется законодательство о труде и государственное социальное страхование, с указанием даты призыва (зачисления) и даты увольнения со службы;
б) о времени обучения в профессионально-технических и других училищах, на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров;
в) о времени обучения в высших и средних специальных учебных заведениях (включая и время работы в студенческих отрядах, на производственной практике и при выполнении научно-исследовательской хоздоговорной тематики), партийных школах, школах профдвижения и о времени пребывания в аспирантуре и клинической ординатуре, кроме случаев, указанных в п. 2.15 настоящей Инструкции;
г) о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих.
Предусмотренные в настоящем пункте записи вносятся в трудовую книжку до занесения сведений о работе на данном предприятии.
2.18. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа для назначения пособий по государственному социальному страхованию в трудовую книжку рабочего или служащего по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на постановление президиума соответствующего совета профсоюзов.
Работникам, занятым на сезонных работах в тех отраслях народного хозяйства, где действующим законодательством допускается суммирование периодов сезонной работы и сохранение непрерывного трудового стажа при возвращении в установленный срок на сезонную работу после межсезонного перерыва, в графе 3 указанного раздела трудовой книжки производится запись: "Непрерывный стаж работы сохраняется".
2.19. В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, администрация предприятия по месту работы вносит запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж (раздел "Сведения о работе" трудовой книжки, графа 3).
В тех случаях, когда судом в установленном законом порядке время отбывания исправительных работ без лишения свободы включено в общий трудовой стаж, в трудовых книжках производится запись о том, что это время не засчитывается в непрерывный трудовой стаж.
Указанные записи вносятся в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов МВД СССР.
При увольнении осужденного с работы в порядке, предусмотренном действующим законодательством, и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку тем предприятием, на которое был принят или направлен осужденный.
Основанием для внесения в трудовые книжки предусмотренных настоящим пунктом записей является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (определением) суда.
В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки производятся следующие записи:
в графе 1 указывается порядковый номер записи; в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 пишется: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж".
При включении судом времени отбывания исправительных работ в общий трудовой стаж в графе 3 пишется: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж".
В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) руководителя предприятия, дата его издания и номер.
2.20. Вопросы признания недействительными соответствующих записей, внесенных в трудовые книжки граждан, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, и о выдаче им дубликатов трудовых книжек регулируется статьей 5 Положения о порядке возмещения ущерба, причиненного гражданину незаконными действиями органов дознания, предварительного следствия, прокуратуры и суда, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 18 мая 1981 г., а вопросы занесения в трудовые книжки соответствующих записей лицам, осужденным к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью, и о порядке выдачи им дубликата трудовой книжки - статьей 6 Положения о порядке и условиях исполнения уголовных наказаний, не связанных с мерами исправительно-трудового воздействия на осужденных, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 15 марта 1983 г. Дубликат трудовой книжки указанным лицам выдается в порядке, установленном пунктом 2.9 настоящей Инструкции.
г) Занесение сведений о награждениях и поощрениях
2.21. В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел "Сведения о награждениях" вносятся следующие сведения:
а) о награждении орденами и медалями и о присвоении почетных званий на основании указов Президиума Верховного Совета СССР и указов Президиумов Верховных Советов союзных и автономных республик; о награждении почетными грамотами Президиумов Верховных Советов союзных и автономных республик;
б) о присвоении званий: "Лауреат Ленинской премии", "Лауреат Государственной премии";
в) о награждении почетными грамотами и нагрудными знаками на основании постановлений ВЦСПС;
г) о награждении и присвоении почетных званий на основании решений ЦК ВЛКСМ;
д) о присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимыми в соответствии с законодательством министерствами, ведомствами, исполкомами Советов народных депутатов совместно или по согласованию с соответствующими профсоюзными органами (например, присвоение звания "Почетный горняк", "Почетный металлург", "Почетный шахтер", присвоение звания лучшего работника по данной профессии, награждение почетной грамотой министерства и ЦК профсоюза, награждение общесоюзными знаками победителей социалистического соревнования и др.);
е) о награждении медалями, ценными подарками и Дипломами ВДНХ СССР;
ж) не приводится;
з) о присвоении звания Ударника коммунистического труда (в случае лишения звания в трудовую книжку вносится об этом соответствующая запись).
2.22. В трудовые книжки образца 1938 года ранее предусмотренные награждения (пункт 29 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда от 20 июня 1974 г. N 162), полученные после 1 января 1975 г., вносятся в раздел "Сведения о поощрениях и награждениях". В этот же раздел трудовой книжки ранее установленного образца (1938 г.) вносятся и вновь введенные награждения (например, о награждении медалями и Дипломами ВДНХ СССР), полученные после 1 января 1986 г.
2.23. В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел "Сведения о поощрениях" вносятся следующие сведения:
а) О поощрениях за успехи в труде, применяемых трудовым коллективом в соответствии с Законом СССР "О трудовых коллективах и повышении их роли в управлении предприятиями, учреждениями, организациями";
б) О поощрениях за успехи в работе на предприятии, в учреждении, организации, предусмотренных правилами внутреннего трудового распорядка и уставами о дисциплине (объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой предприятия, занесение в Книгу почета, на Доску почета и др.), а также о поощрениях, полученных рабочими и служащими в колхозах, совхозах и других государственных предприятиях сельского хозяйства в период оказания помощи этим хозяйствам;
в) О других поощрениях в соответствии с действующим законодательством;
г) Об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.
В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы или выплата которых носит регулярный характер.
2.24. Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование предприятия; ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 ставится дата награждения или поощрения; в графе 3 записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).
д) Заполнение трудовой книжки при увольнении
2.25. Записи о причинах увольнения должны производиться в трудовой книжке в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылкой на соответствующую статью, пункт закона.
Например, "Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 29 КЗоТ РСФСР" < * > .
< * > Здесь и далее в Инструкции приводятся ссылки на КЗоТ РСФСР, при этом имеются в виду также соответствующие статьи КЗоТ других союзных республик.
При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например, "Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 31 КЗоТ РСФСР" или "Уволен по собственному желанию в связи с направлением по комсомольской путевке на строительство (указывается название ударной комсомольской стройки), ст. 31 КЗоТ РСФСР".
При рассмотрении и утверждении трудовым коллективом кандидатуры передовиков производства для направления на обучение в высшие и средние специальные учебные заведения с выплатой стипендии за счет средств предприятия в трудовой книжке производится запись: "Освобожден от работы в связи с направлением на обучение (указывается высшее или среднее специальное учебное заведение) как передовика производства с выплатой стипендии за счет средств (указывается конкретное предприятие), ст. 31 КЗоТ РСФСР".
При расторжении трудового договора по инициативе рабочего или служащего в связи с переездом в другую местность в порядке организованного набора рабочих запись об увольнении вносится в трудовую книжку с указанием этой причины. Например, "Уволен по собственному желанию в связи с направлением на работу по организованному набору рабочих для работы на предприятии (указывается конкретное предприятие), ст. 31 КЗоТ РСФСР".
2.26. Запись об увольнении в трудовой книжке работника производится с соблюдением следующих правил: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 - дата увольнения; в графе 3 - причина увольнения; в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись, - приказ (распоряжение), его дата и номер.
Днем увольнения считается последний день работы.
Например, трудовой договор с работником прекращается в связи с сокращением штатов. 10 октября 1986 г. является последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата увольнения (10.10.1986), в графе 3 пишется: "Уволен по сокращению штатов, п. 1 ст. 33 КЗоТ РСФСР", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) об увольнении.
2.27. При переводах из одного предприятия в другое по распоряжению вышестоящих органов, по согласованию между руководителями предприятий либо по решению соответствующих партийных и советских органов, а также профсоюзных и комсомольских организаций в графе 3 записывается ссылка на согласование или решение этих органов и организаций.
Примеры: "Уволен в связи с переводом на работу в такое-то предприятие по распоряжению такого-то министерства, п. 5 ст. 29 КЗоТ РСФСР".
При переходе на выборную должность в графе 3 делается запись: "Уволен в связи с избранием на выборную должность в такую-то организацию, п. 5 ст. 29 КЗоТ РСФСР".
2.28. При расторжении трудового договора по инициативе администрации в связи с осуществлением мероприятий по совершенствованию организации управления промышленностью и другими отраслями народного хозяйства, кроме оснований, предусмотренных действующим законодательством, делается ссылка на соответствующее решение Правительства СССР. Например, в графе 3 пишется: "Уволен по сокращению штатов (или численности) работников, п. 1 ст. 33 КЗоТ РСФСР" и далее в скобках указывается соответствующее постановление Совета Министров СССР.
2.29. При назначении пенсии по старости, пенсии за выслугу лет, персональной пенсии в трудовой книжке органами социального обеспечения ставится штамп "Пенсия назначена". Штамп ставится в разделе "Сведения о назначении пенсии". В трудовых книжках ранее установленного образца (1938 г.) указанный штамп ставится на первой странице.
3. ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
3.1. В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы соответствующих разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем.
Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и трудовая книжка.
Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
3.2. О каждом выданном вкладыше на первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 x 25 мм с надписью "Выдан вкладыш" и здесь же указываются серия и номер вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп и указываются серия и номер вкладыша.
3.3. При необходимости дополнения трудовой книжки вкладышем выдается вкладыш нового образца независимо от того, какую трудовую книжку имеет работник (нового или ранее установленного (1938 г.) образца).
4. ВЫДАЧА ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ
4.1. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на данном предприятии, заверяются подписью руководителя предприятия или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия или печатью отдела кадров.
Если трудовая книжка заполнялась одновременно на языке союзной, автономной республики, автономной области, автономного округа и на официальном языке СССР, то заверяются оба текста.
Администрация обязана выдать рабочему или служащему его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью об увольнении.
При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за все время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном пунктом 2.9 настоящей Инструкции.
4.2. Если работник отсутствует на работе в день увольнения, то администрация предприятия в этот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.
Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия рабочего или служащего.
4.3. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе "Сведения о работе" после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: "Работа прекращена в связи со смертью", далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа (распоряжения)). Эта запись заверяется в установленном порядке.
5. ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
5.1. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов) с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.
5.2. Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" и "Сведения о поощрениях" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений).
5.3. Если работник до поступления на данное предприятие уже работал в качестве рабочего или служащего, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего или служащего до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 пишется наименование предприятия, где работал рабочий или служащий, а также цех (отдел) и должность (работа), на которую был принят работник, а начиная с 1 января 1986 г. - и сведения (при их наличии), предусмотренные в абзаце третьем пункта 2.13 настоящей Инструкции.
Если из представленных документов видно, что работник переводился на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись.
Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе 3 - причина увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.
В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данное предприятие.
5.4. Не указываются в суммированном общем стаже работы, а записываются отдельной строкой со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов помимо сведений, предусмотренных в пункте 2.17 настоящей Инструкции, следующие записи:
а) о времени пребывания в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;
б) о времени обучения в совпартшколах и на рабфаках;
в) о работе в качестве члена артели промысловой кооперации.
5.5. Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана, замазана и т.п.), то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней).
При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: "Взамен выдан дубликат", а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.
6. РАСЧЕТЫ ЗА ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ И ИХ ХРАНЕНИЕ
6.1. При выдаче трудовой книжки (дубликата) администрация взимает с работника 50 копеек, а при выдаче вкладыша в трудовую книжку - 30 копеек.
В случаях неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием.
При утрате трудовой книжки работника предприятием по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости.
6.2. Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течение двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке.
6.3. Администрация предприятий обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
7. УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
7.1. На предприятиях ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия (форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих. В этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь (форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним прилагается).
При получении трудовой книжки в связи с увольнением рабочий или служащий расписывается в личной карточке (типовая междуведомственная форма N Т-2, утвержденная ЦСУ СССР) и в книге учета.
Приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.
7.2. Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.
По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (примерная форма акта прилагается).
8. КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ
ТРУДОВЫХ КНИЖЕК
8.1. Контроль за соблюдением порядка ведения трудовых книжек осуществляется в порядке, предусмотренном Постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656 "О трудовых книжках рабочих и служащих" (СП СССР, 1973, N 21, ст. 115).
8.2. Разъяснения по вопросам, связанным с применением настоящей Инструкции, дает Государственный комитет СССР по труду и социальным вопросам по согласованию с ВЦСПС.
9. РАССМОТРЕНИЕ ТРУДОВЫХ СПОРОВ
9.1. В соответствии с пунктом 10 Положения о порядке рассмотрения трудовых споров, утвержденного Указом Президиума Верховного Совета СССР от 20 мая 1974 г., помимо трудовых споров, перечисленных в данном пункте, комиссии по трудовым спорам являются обязательным органом по рассмотрению также и других трудовых споров, связанных с применением положений и инструкций.
Указанное выше относится и к рассмотрению трудовых споров, связанных с применением настоящей Инструкции.
ПРИХОДНО-РАСХОДНАЯ КНИГА
ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ
┌────────────┬────────┬─────────┬───────────────────────────┬───────────────────────────┐ │ Дата │От кого │Основание│ Приход │ Расход │ ├────┬───┬───┤получе- │(наимено-├─────────────────┬─────────┼─────────────────┬─────────┤ │чис-│ме-│год│но или │вание до-│ Количество │ Сумма │ Количество │ Сумма │ │ло │сяц│ │кому │кумента, ├────────┬────────┼────┬────┼────────┬────────┼────┬────┤ │ │ │ │отпущено│N и дата)│трудовых│вклады- │руб.│коп.│трудовых│вклады- │руб.│коп.│ │ │ │ │ │ │книжек │шей │ │ │книжек │шей │ │ │ │ │ │ │ │ │(серия и│(серия и│ │ │(серия и│(серия │ │ │ │ │ │ │ │ │номер) │номер) │ │ │номер) │и номер)│ │ │ └────┴───┴───┴────────┴─────────┴────────┴────────┴────┴────┴────────┴────────┴────┴────┘КНИГА
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ
┌──┬───────────────┬─────────┬─────┬───────────┬──────────┬───────────┬──────────┬──────────┬───────┬───────┐ │N │ Дата приема │Фамилия, │Серия│Профессия, │Наименова-│Дата и N │Расписка │Получено │Дата │Распис-│ │ │или заполнения │имя и от-│и но-│специаль- │ние цеха │приказа │ответст- │за запол- │выдачи │ка ра- │ │ │трудовой книжки│чество │мер │ность ра- │(отдела), │(распоря- │венного │ненные │на руки│бочего │ │ │ или вкладыша │владельца│тру- │бочего или │куда за- │жения), на │лица, │трудовые │трудо- │или │ │ │к ней │трудовой │довой│служащего, │числен │основании │принявшего│книжки или│вой │служа- │ │ ├────┬────┬─────┤книжки │книж-│который │рабочий │которого │или запол-│вкладыши │книжки │щего в │ │ │чис-│ме- │год │ │ки │сдал или │или слу- │произведен │нившего │к ним │при │полу- │ │ │ло │сяц │ │ │или │на которого│жащий │прием рабо-│трудовую ├────┬─────┤уволь- │чении │ │ │ │ │ │ │вкла-│заполнена │ │чего или │книжку │руб.│коп. │нении │трудо- │ │ │ │ │ │ │дыша │трудовая │ │служащего │ │ │ │ │вой │ │ │ │ │ │ │к ней│книжка или │ │ │ │ │ │ │книжки │ │ │ │ │ │ │ │вкладыш к │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │ней │ │ │ │ │ │ │ │ ├──┼────┼────┼─────┼─────────┼─────┼───────────┼──────────┼───────────┼──────────┼────┼─────┼───────┼───────┤ │ 1│ 2 │ 3 │ 4 │ 5 │ 6 │ 7 │ 8 │ 9 │ 10 │ 11 │ 12 │ 13 │ 14 │ └──┴────┴────┴─────┴─────────┴─────┴───────────┴──────────┴───────────┴──────────┴────┴─────┴───────┴───────┘ Утверждаю Руководитель предприятия М.П. (учреждения, организации) "__" __________ 19__ года АКТ "__" ____________ 19__ г. Город ____________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (указать должность, фамилию, имя и отчество) Составлен настоящий Акт в том, что за период с "__" ____________ 19__ г. по "__" ________________ 19__ г. __________________________________________________________________ (полное наименование предприятия, учреждения или организации) Испорчено ________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ (указать подробную причину порчи) "__" штук ________________________________________________________ (указать прописью) Бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) ____________________ (перечислить серию и __________________________________________________________________ номер каждого бланка трудовой книжки (или вкладыша к ней)) __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ __________________________________________________________________ на _____________________ языке, которые "__" _____________ 199_ г. (название языка) уничтожены путем сожжения. Акт составлен на списание испорченных бланков трудовых книжек (или вкладышей к ним) с подотчета ________________________________ (полное наименование предприятия, __________________________________________________________________ учреждения или организации) Подписи: